在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化的新时代正阔步走来。在这一时代背景下，财务数智化管理变得尤为关键，特别是报销合规管理，已成为众多企业关注的焦点。合思作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其先进的合思档案管理平台，为众多企业解决了财务档案管理中的诸多难题，在报销合规管理方面发挥了重要作用，助力企业实现降本增效。接下来，让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思是如何为企业带来变革的。
红枣巨头的报销合规管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。公司规模庞大，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数以及18家归档主体。
然而，在公司的财务档案管理尤其是报销合规管理方面，却面临着重重困境。在报销流程中，每一笔报销都涉及单据、发票、回单和凭证的核对。财务人员需要花费大量时间来确认这些资料的一致性，以确保报销合规。
纸质档案的管理也存在诸多问题。一方面，档案遗失的情况时有发生，一旦档案遗失，报销的合规性审查就会陷入困境。另一方面，纸质档案的查找极为不便。当需要查阅报销相关档案时，往往需要耗费大量时间在堆积如山的纸质文件中寻找，无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找，这严重影响了报销流程的效率，也增加了报销合规管理的难度。
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高。公司需要专门的仓库来存放这些档案，还需要安排专人进行整理和保管，这无疑增加了企业的成本。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，难以满足现代企业报销合规管理的要求。
合思的报销合规管理破局之策
针对好想你健康食品股份有限公司在报销合规管理方面的痛点，合思提出了一系列行之有效的解决方案。
- 打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在报销合规管理中，财务人员可以通过平台一键联查报销相关的单据、发票、回单和凭证，无需再在不同的系统或纸质文件中来回查找。这一功能极大地提升了工作效率，让报销合规审查变得更加轻松快捷。
例如，当财务人员对某一笔报销进行审核时，只需在平台上输入相关信息，就能迅速获取该报销所涉及的所有相关数据，实现了数据的高效整合和利用，有效避免了因数据不一致而导致的报销合规问题。
- 自动组装助力审计高效
在报销合规管理的审计环节，合思档案管理平台同样发挥了重要作用。平台可以自动组装报销相关的档案数据，以档案数据为标准，纸质数据为辅进行审计。
在内外审计过程中，审计人员可以通过平台快速获取所需的报销档案数据，大大提升了审计效率。同时，自动组装的档案数据更加准确和规范，有助于发现报销过程中的潜在合规问题，确保企业的报销活动符合相关规定。
- 实物高效管理精准定位
对于报销涉及的实物档案，合思档案管理平台采用了虚拟档案库房和二维码技术。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速了解该档案的基本信息和存放位置。
在报销合规管理中，当需要查阅实物档案时，查阅者只需在平台上查询电子档案，就能精准定位实物档案的位置。这一功能实现了电子与实物的完美匹配，提高了档案查阅的效率，也为报销合规审查提供了有力的支持。
报销合规管理成效显著
通过合思档案管理平台的应用，好想你健康食品股份有限公司在报销合规管理方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。以往繁琐的报销核对和档案查找工作，现在通过平台的自动化功能，大大节省了财务人员的时间和精力。总部接收报销相关档案的管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。这使得企业的报销流程更加高效，也提高了报销合规管理的准确性。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。节省下来的成本可以投入到企业的其他业务中，为企业的发展提供更多的资金支持。
此外，合思档案管理平台的应用还提高了企业报销数据的安全性和准确性，为企业的报销合规管理提供了更加可靠的保障。通过对报销数据的有效管理和分析，企业可以及时发现报销过程中的异常情况，采取相应的措施进行调整，进一步加强了报销合规管理。
合思档案管理平台：报销合规管理的得力助手
合思档案管理平台凭借其全面的功能和专业的服务，成功帮助好想你健康食品股份有限公司解决了报销合规管理的难题，实现了降本增效。
在未来，合思将继续深耕财务数智化领域，不断优化和完善合思档案管理平台。以报销合规管理为核心，为更多企业提供优质的解决方案，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。
如果您的企业也面临着报销合规管理的困扰，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案。现在，合思为您提供免费试用的机会，让您亲身体验合思档案管理平台在报销合规管理方面的强大功能，助力您的企业在财务数智化道路上走得更远。
