在数字经济的浪潮汹涌澎湃之际，电子凭证数字化转型已然成为企业追求降本增效、合规经营与低碳运营的必由之路。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力，打造出敏捷的财务收支管理平台，成功助力众多企业在财务数字化转型的道路上披荆斩棘。接下来，就让我们以某知名头部数字阅读品牌为例，一同领略合思解决方案的强大魅力，深入了解其如何优化资料归档流程。
数字阅读品牌的资料归档流程困境
某知名头部数字阅读品牌在蓬勃发展的过程中，遭遇了重重财务难题，尤其是资料归档流程方面的困境，严重制约了企业的进一步发展。
该企业的数据如同散落在各个角落的珍珠，分散于内部多个系统之中，业务流程也如同一盘散沙，断裂不堪。这使得数据整合成为了一项艰巨的任务，犹如在茫茫大海中寻找宝藏，困难重重。由于数据难以整合，费用管控也无法有效落地，预算超标就像一颗定时炸弹，时常爆发。
在资料归档流程的操作层面，每个财务月均需处理500多张单据，全量的原始凭证与财务凭证都需要进行繁琐的打印粘贴工作。员工们长期陷入大量低价值、机械性的工作中，仿佛被无形的枷锁束缚，人效极低。
不仅如此，全业务数据都要打印纸质副本，用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列流程，这就造成了每月大量的纸张浪费，如同流水一般白白流逝。同时，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料时，需要在海量纸质文件中翻找，就像在迷宫中迷失方向，根本无法适应企业快速扩张的需求。资料归档流程的繁琐和低效，让企业在发展的道路上举步维艰。
合思定制：优化资料归档流程解决方案
针对该企业在资料归档流程以及其他财务方面的痛点，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全力助力企业完成业财平台建设，从根本上优化资料归档流程。
合思的方案犹如一剂良药，保证了财务的准确性，使企业顺利通过审计，符合上市要求。在财务及时性方面，结账时间从T + 15大幅提升到T + 7，年底预计能够达到T + 5，这就如同给企业的财务运转按下了加速键。
通过这一解决方案，企业在资料归档流程上实现了质的飞跃。合思的系统能够实时监控业务流程，将各个环节紧密衔接，使得资料归档流程更加顺畅高效。从消费环节的记录，到入账的准确处理，再到最终的归档存储，每一步都在系统的精确掌控之下，大大提高了资料归档的准确性和及时性。
合思方案下资料归档流程的显著成效
- 增效：资料归档流程焕发生机
在合思解决方案的助力下，企业在资料归档流程方面取得了显著的增效成果。
企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需再耗费大量时间进行单点沟通，资料归档流程中的信息传递更加高效。同时，档案整理效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗费的工时。
合思帮助企业形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。在资料归档流程中，精准的实物档案定位技术，使得实物档案查找效率大幅提高，员工再也不用在海量的纸质文件中苦苦寻觅，节省了大量的时间和精力。
- 降本：资料归档流程成本大减
在降本方面，合思解决方案对资料归档流程的优化效果同样显著。
减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况，使得企业的费用支出更加合理。在资料归档流程中，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，让员工从繁琐的工作中解脱出来，投入到更有价值的工作中。
同时，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费，资料归档流程不再依赖大量的纸质文件，既环保又节约成本。而且，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本，让企业的资源得到了更合理的利用。
- 合规：资料归档流程严谨合规
合规是企业发展的重要保障，合思解决方案在资料归档流程上严格把关。
发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用合规，从源头上杜绝了虚假发票的流入。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，使得资料归档流程中的每一笔费用都有迹可循。
在资料归档方面，保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，让企业的资料归档流程在合规的轨道上稳健运行。
- 先进性：资料归档流程引领潮流
合思解决方案在资料归档流程上展现出了高度的先进性。
它灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，资料归档流程更加便捷高效。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，让员工能够更加专注于核心业务。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，资料归档流程实现了绿色环保。实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，资料归档流程成为了企业数字化转型的重要一环。
合思的解决方案为该知名头部数字阅读品牌成功实现了财务全流程数字化闭环，有效解决了企业在资料归档流程以及其他方面面临的诸多难题。这不仅体现了合思在财务数智化领域的强大实力，也为其他企业提供了可借鉴的成功范例。在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思将继续发挥其专业优势，为更多企业提供优质的财务数智化产品和服务。
如果您的企业也渴望优化资料归档流程，实现财务数字化转型，不妨立即联系合思，电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com。现在还可以免费试用合思的解决方案，让我们携手开启财务数字化的新篇章。
