在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以某知名头部数字阅读品牌为例，它在引入合思解决方案后，成功实现了财务全流程数字化闭环，在增效、降本、合规等多方面取得了令人瞩目的成绩，尤其是在出差费用预算管理上实现了质的飞跃。
困境迷局：数字阅读巨头的财务挑战
该知名头部数字阅读品牌在业务蓬勃发展的同时，也面临着诸多财务难题。
首先，企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程犹如断裂的链条，数据整合困难重重。这直接导致了出差费用预算管控难以有效落地，预算超标情况频繁出现。出差人员在费用支出时缺乏有效的约束和监督，使得企业在出差费用预算上的规划常常落空。
其次，财务人员的工作效率极低。每个财务月均要处理500 + 张单据，全量的原始凭证与财务凭证都需打印粘贴，大量的时间和精力都耗费在这些低价值、机械性的工作中。出差费用相关的凭证处理更是占据了不少时间，使得财务人员无暇顾及更有价值的财务分析和规划工作。
再者，企业的全业务数据均需打印成本，采用纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。在出差费用报销环节，大量的纸质票据不仅增加了管理成本，还容易出现票据原文丢失、档案信息不完整的情况。业务人员在借阅历史出差费用资料时，需要在海量的纸质文件中翻找，这显然无法适应企业快速扩张的需求。
破局之钥：合思的解决方案
面对该企业的重重困境，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。
这个方案助力企业完成了业财平台建设，保障了财务的准确性，让企业能够顺利通过审计，符合上市要求。在出差费用预算管理方面，该方案实现了对出差费用的精准把控，从消费环节就开始进行规范和管理，确保每一笔出差费用都在预算范围内。
方案还提升了财务的及时性。结账时间从T + 15大幅提升到T + 7，年底预计能达到T + 5。这意味着企业能够更快地了解出差费用预算的使用情况，及时调整预算策略，避免出现预算失控的情况。
合思的方案灵活覆盖了因公消费全场景，员工出差无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。员工在出差过程中可以更加专注于业务工作，而无需为费用报销问题烦恼，同时企业也能更好地控制出差费用预算。
此外，该方案紧贴双碳目标号召，采用单套制管理会计档案，大幅降低了纸质耗材的使用，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面数字化转型。在出差费用管理方面，数字化的档案管理使得出差费用的记录和查询更加便捷，提高了管理效率。
成效斐然：方案带来的显著成果
合思的解决方案为该企业带来了多方面的显著成效。
– 增效：提升工作效率与管理水平
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通。在出差费用支付环节，财务人员可以通过系统实时了解出差费用的支付情况，及时处理相关问题，提高了工作效率。
档案整理效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。出差费用相关的档案整理工作变得更加轻松快捷，财务人员可以将更多的时间用于数据分析和决策支持。
形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。业务人员在需要查询出差费用历史资料时，可以通过系统快速准确地找到所需信息，无需再在海量的纸质文件中苦苦寻觅。
通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。即使在需要查看实物档案时，也能迅速定位到相关档案，节省了大量的时间和精力。
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降本：节约成本与资源
在降本方面，该方案减少了差旅超标情况，有效改善了预算超额情况。通过对出差费用的严格管控和实时监控，企业能够及时发现并纠正超预算的出差行为，避免了不必要的费用支出。
减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。财务人员从繁琐的手工操作中解放出来，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。
减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。数字化的管理方式使得纸张的使用量大幅减少，降低了企业的运营成本。
减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。不再需要大量的存储空间来存放纸质档案，企业可以将这些空间用于更有价值的业务活动。 -
合规：保障企业合规运营
在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。在出差费用报销环节，系统能够自动对发票进行识别和验真，确保报销的发票真实有效，避免了虚假发票带来的合规风险。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。在出差借款和核销过程中，审批流程一目了然，企业能够对员工的借款和核销情况进行有效监控，确保资金的合理使用。
保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。数字化的档案管理方式使得档案的存储更加安全可靠，避免了因纸质档案损坏、丢失等问题带来的风险。
高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。企业在出差费用管理和档案管理方面完全符合相关法规和政策的要求，避免了合规风险。 -
先进：引领行业数字化潮流
合思的方案还体现了其先进性。灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。这种先进的管理模式为企业提供了更加便捷、高效的出差费用管理方式，提升了员工的满意度和企业的管理水平。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。这种绿色、环保的管理方式符合时代发展的趋势，也为企业树立了良好的社会形象。
认可之声：企业的积极反馈
引入合思产品后，该企业在出差费用管理和整体财务运营方面都取得了显著的改善。降低了差旅成本和档案管理成本，企业对合思解决方案的效果表示高度认可。企业认为合思的方案不仅解决了他们在出差费用预算管理等方面的难题，还提升了企业的整体管理水平和竞争力。
未来之约：深化合作与展望
未来，建议该企业进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。在出差费用预算管理方面，通过对出差费用数据的深入分析，企业可以更好地了解出差行为的规律和成本构成，从而制定更加科学合理的出差费用预算策略。同时，深化业财融合可以让业务部门和财务部门更加紧密地合作，共同推动企业的发展。
合思拥有强大的功能和专业的服务，能够为企业提供全方位的财务数字化解决方案，帮助企业提升效率、降低成本、实现可持续发展。无论是出差费用预算管理还是其他财务领域，合思都能为企业提供有力的支持。诚邀各企业与合思携手共进，借助合思的解决方案，开启财务数字化转型之旅。现在，你可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的价值和优势。
