在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。然而，企业在财务档案管理领域，尤其是发票归档方面，仍面临着重重挑战。合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，适时推出了合思档案，为企业解决这些难题提供了有效的途径。下面，我们将详细探讨发票归档最佳实践，看看合思档案是如何发挥作用的。
凭证数字化浪潮下的档案管理痛点
我国电子凭证开具端已基本完成数字化适配，这无疑是时代发展的一大进步。但在企业财务档案管理的实际操作中，却存在着诸多亟待解决的问题，这些问题在发票归档过程中尤为突出。
首先是归档难题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在进行财务归档时，需要花费大量时间来确认单据的一致性。发票的种类繁多，来源广泛，要确保每一张发票都能准确无误地归档，需要投入大量的人力和精力。而且，即使如此，档案遗失的情况也难以避免，这给企业的财务管理带来了极大的风险。
其次是查找效率低下。纸质档案的查找就像是在茫茫大海中捞针，需要耗费大量的时间和精力。财务人员无法实时调阅所需的发票档案，这不仅影响了工作效率，还可能导致一些重要决策因为缺少相关发票信息而无法及时做出。
再者是管理成本高昂。大量的纸质发票档案需要占据大量的存储空间，同时还需要专人进行管理，这对企业的空间和人力都提出了很高的要求。此外，纸质档案的保存还需要考虑防潮、防火、防虫等因素，进一步增加了管理成本。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件长期保存和数据安全可用的管理要求。在当前严格的监管环境下，企业如果不能妥善管理发票档案，很可能面临合规风险。
合思档案：全流程打通的档案管理利器
为了应对上述发票归档和财务档案管理的痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一平台就像是一把万能钥匙，能够打开企业财务档案管理的重重枷锁。
合思档案能够打破数据壁垒，实现数据同源。在传统的财务档案管理模式下，不同部门、不同系统之间的数据往往是孤立的，这给发票归档和管理带来了很大的困难。而合思档案通过先进的技术手段，将各个环节的数据进行整合，让财务人员可以一键联查相关的发票信息，大大提高了工作效率。
该平台还能自动组装档案数据，提升审计效率。在审计过程中，需要对大量的发票档案进行审核和分析。合思档案可以自动将相关的发票信息进行整理和分类，形成完整的档案数据，为审计工作提供了有力的支持。
此外，合思档案借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物档案的匹配，能够高效管理实物发票档案。企业可以通过扫描二维码快速定位实物发票档案的位置，同时虚拟档案库房可以对电子发票档案进行集中管理，方便快捷。
合思档案核心功能铸就发票归档优势
合思档案具有众多独特的核心功能，这些功能使其在发票归档最佳实践中脱颖而出。
便捷调阅不打印是合思档案的一大亮点。在传统的档案管理模式下，财务人员需要打印大量的发票档案进行查阅，这不仅浪费了纸张，还增加了管理成本。而合思档案可以让财务人员在系统中直接查阅电子发票档案，无需打印，既环保又高效。
混序归集免组装也是合思档案的重要功能之一。在实际的发票归档过程中，发票的提交往往是无序的。合思档案可以对这些混序的发票进行自动归集和整理，无需人工进行繁琐的组装，大大提高了归档效率。
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理。从发票的采集、归档到存储、利用，合思档案都能进行全程监控和管理。开放式接口互联可以自主采集发票档案，智能关联自动组装制档，精准权限管控确保了发票档案的安全性，灵活扩展目录的管理和多维检索一站式预览等利用功能则为企业提供了更加便捷的档案利用方式。
其优势还体现在多个方面。自动化归档告别了重复性工作，让财务人员从繁琐的发票归档工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案利用便捷高效，企业可以随时随地查阅和使用发票档案，为决策提供了有力的支持。档案数据同源、透明流转，便于企业对发票档案进行监控和分析，及时发现潜在的风险。同时，合思档案还能大幅降低企业的成本，包括纸张成本、存储成本和人力成本等。
多行业见证合思档案发票归档成效
合思档案在多个行业都得到了广泛的应用，成为了发票归档最佳实践的典范。
在食品行业，好想你采用合思档案解决方案后，取得了显著的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这一系列的数据表明，合思档案能够有效提高企业的发票归档效率，降低管理成本。
餐饮行业的COMMUNE幻师和云海肴、家居行业的金牌橱柜、数字阅读行业的帆书、教育培训行业的海亮教育、软件与信息技术服务行业的高新兴、国企中文天地出版传媒和西湖城投等企业，也都通过合思档案解决了发票归档和财务档案管理的难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
开启发票归档高效之旅
合思档案能够有效解决企业在发票归档和财务档案管理方面的痛点，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着财务档案管理难题，尤其是发票归档难题，不妨考虑一下合思档案。
现在，您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多关于合思档案的信息，还可以申请免费试用，亲身体验合思档案在发票归档最佳实践中的卓越表现，让合思助力您的企业实现财务数智化转型，让有限的资源发挥更有效的作用。
