在数字化浪潮的推动下，电子凭证改革正以前所未有的速度向前迈进，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。电子行程单作为电子凭证的重要组成部分，其管理的高效性和规范性对于企业财务档案管理至关重要。然而，许多企业在财务档案管理方面，尤其是电子行程单相关管理上，仍面临着重重挑战。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了合思档案平台，旨在为企业解决这些棘手问题，开启财务数智化管理的新篇章。
痛点剖析：传统财务档案管理困境
在企业的财务档案管理工作中，电子行程单等档案管理存在诸多令人头疼的问题。
首先是归档难题。传统的纸质档案管理模式下，财务人员需要花费大量的时间和精力来确认电子行程单等单据与其他财务资料的一致性。每一张电子行程单都需要人工核对信息，不仅效率低下，还容易出现差错。而且纸质档案容易遗失，一旦丢失，后续的查找和补办工作将耗费大量的人力和物力。
查找缓慢也是一个突出问题。受时间和空间的限制，当企业需要查找某一份电子行程单时，往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦搜寻，耗时良久。无法实现实时调阅，这对于企业的财务决策和业务运营造成了极大的不便。
成本居高不下同样不容忽视。大量的纸质档案管理对存储空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放电子行程单等档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和维护，这无疑增加了企业的运营成本。
此外，纸质档案管理办法在保证电子原文件的长期保存和数据安全可用方面存在明显不足。随着时间的推移，纸质档案可能会出现损坏、褪色等问题，而电子行程单等电子文件如果管理不善，也可能面临数据丢失、泄露等风险，无法满足企业合规性的要求。
方案领航：合思档案全面解决方案
为了帮助企业摆脱传统财务档案管理的困境，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
该平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。无论是电子行程单的开具、接收，还是报销、入账和归档等环节，合思档案都能实现高效、精准的管理。
合思档案平台与众多外部生态系统和内部系统进行了深度集成，通过先进的技术手段，如OCR识别、RPA技术、EAI插件、API接口等，实现了电子行程单等档案的智能采集。同时，平台还提供预归档服务，利用集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案的准确分类和有序存储。
功能探秘：合思档案核心亮点
- 全生命周期管理：一站式掌控电子行程单
合思档案实现了电子会计档案的全生命周期管理，从电子行程单的智能采集开始，到预归档服务、基础管理，再到档案服务，每个环节都紧密相连，为企业提供一站式的解决方案。
在智能采集阶段，平台通过开放式接口互联，实现自主采集电子行程单。对于大文件，平台能够自动切割，对数电票等电子凭证实现自动化解析，大大提高了采集效率。
预归档服务则利用集成服务和规则引擎，对采集到的电子行程单进行初步的分类和整理，通过元数据服务为档案建立详细的索引，方便后续的查找和使用。
基础管理环节包括档案的存储、检索、借阅、销毁等功能。平台采用先进的存储技术，确保电子行程单等档案的安全可靠。同时，提供精准的检索功能，用户可以通过多维检索方式快速找到所需的电子行程单。借阅管理功能方便企业内部人员的档案使用，同时严格控制权限，确保档案的安全。
档案服务方面，合思档案为企业提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能。通过对电子行程单等档案数据的分析，企业可以更好地了解业务运营情况，为财务决策提供有力支持。
- 高效采集：精准获取电子行程单
合思档案的档案采集功能具有开放式接口互联和自主采集的特点。企业可以根据自身需求，将电子行程单从不同的系统和平台中自主采集到合思档案平台。
大文件自动切割功能解决了电子行程单等大文件传输和存储的难题。同时，数电票自动化解析功能能够快速准确地识别电子行程单的关键信息，提高了数据处理的效率。
- 智能制档：无缝关联自动组装
在档案制档方面，合思档案实现了智能关联和自动组装。平台能够将电子行程单与相关的报销单据、入账记录等进行智能关联，自动完成档案的组装。
同时，平台还具备四性检测、业务检测和自定义版式文件等功能。四性检测确保电子行程单的真实性、完整性、可用性和安全性；业务检测则根据企业的业务规则，对电子行程单进行审核，确保其符合企业的财务要求；自定义版式文件功能则允许企业根据自身需求，定制电子行程单的展示格式。
- 精细管理：严格权限灵活扩展
合思档案的档案管理功能注重精准权限管控和档案目录的灵活扩展。企业可以根据不同的岗位和职责，为员工设置不同的档案访问权限，确保电子行程单等档案的安全。
档案目录的灵活扩展功能使得企业可以根据业务的发展和变化，随时调整档案的分类和存储方式。水印管理功能为电子行程单添加了额外的安全保障，档号符合国标要求，方便企业进行标准化管理。
- 便捷利用：多维检索一站式预览
在档案利用方面，合思档案提供了多维检索和一站式预览功能。用户可以通过关键词、时间、类型等多种方式快速检索电子行程单，同时在平台上实现一站式预览，无需在不同的系统和文件中切换。
在线借阅功能方便企业内部人员的档案使用，同时实现了异构系统联查，提高了工作效率。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，使得企业可以对电子行程单等档案进行更加直观的管理和监控。
收益洞察：合思档案带来的价值提升
- 自动化高效：告别繁琐工作
合思档案平台实现了自动化归档，让企业告别了重复性的档案整理工作。电子行程单等档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务决策和业务支持工作中。
通过合思档案的智能检索和在线借阅功能，企业在查找电子行程单等档案时更加便捷高效，大大提高了工作效率。
- 成本优化：降低企业运营成本
合思档案帮助企业降低了成本。减少了人工耗时，企业无需再安排大量的人力进行电子行程单等档案的整理和查找工作。同时，节约了打印和存储成本，企业不再需要为大量的纸质档案提供专门的存储空间。
以一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案平台后，年总节约成本可达338,910元。
场景聚焦：合思档案广泛应用
合思档案适用于各类企业的财务档案管理，尤其是在电子行程单的管理方面，涵盖了电子凭证的开具、接收、报销、入账、归档等全流程。
在电子行程单的开具环节，企业可以通过国税总局的数电票等方式进行开具，合思档案平台能够实现与开票系统的无缝对接，确保电子行程单的准确开具。
在接收环节，企业可以通过OA、接口直联等方式接收电子行程单，合思档案平台能够自动识别和采集电子行程单，实现快速入账。
在报销和入账环节，合思档案平台能够对电子行程单进行审核和校验，确保报销和入账的准确性和合规性。同时，平台还能实现电子行程单的自动归档，提高了档案管理的效率。
案例分享：企业成功实践典范
- 好想你健康食品：档案管理变革
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案平台之前，面临着电子行程单等档案归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。
通过引入合思档案平台，公司解决了这些难题。减少了90%的人工耗时，总部接收电子行程单等档案的管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年减少综合成本20万元。
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COMMUNE幻师：数智化升级之路
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了电子行程单等档案的自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。 -
云海肴：无纸化管理新突破
云海肴通过合思档案平台实现了全面无纸化管理，电子行程单等档案的打印、存储等总体成本节省了30万/年。业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。
未来邀约：开启财务数智化新旅程
如果您的企业也希望实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更大的价值，不妨选择合思档案。合思档案将为您提供专业的电子行程单管理解决方案，助力您的企业开启财务数智化新征程。
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