在我国电子凭证改革的浪潮中，全流程无纸化时代已悄然来临。然而，众多企业在财务档案管理领域仍面临重重挑战。合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，推出了智慧档案解决方案——合思档案，旨在帮助企业突破困境，实现高效管理。
行业痛点：传统档案管理的荆棘之路
当前，企业财务档案管理犹如置身于迷雾之中，存在诸多棘手难题。在纸质档案管理模式下，归档工作宛如一场漫长的马拉松。财务人员需要耗费大量时间，逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性，稍有不慎，档案遗失的情况便可能发生，给企业带来潜在风险。
查找纸质档案更是困难重重，时间和空间的限制使得查找工作犹如大海捞针，大量的时间被白白浪费，实时调阅、同时借阅以及精准查找成为奢望。而且，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
此外，企业内部业务、财务系统众多且相互独立，数据难以互通，结构化数据提取困难重重。电子发票的打印、查重、验伪工作耗时费力，还造成了纸张的浪费。实物档案资料的存储占用了大量物理空间，需要专人管理，成本高昂，且档案损坏时有发生，企业面临着较大的风险。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时久，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。档案的价值无法得到最大化发挥，实物凭证明与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅不留痕，无法实现多人借阅，档案资产利用效率低下。
解决方案概述：合思智慧档案解决方案的破局之道
合思凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一智慧档案解决方案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
核心功能亮点：全生命周期管理的智慧之钥
合思智慧档案解决方案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的显著特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行高效采集。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案管理奠定坚实基础。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保档案管理的规范化和安全性。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
在档案采集环节，实现开放式接口互联、自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析，提高了采集效率和准确性。档案制档环节，做到智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，确保档案的质量和合规性。档案管理环节，有精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求，保障了档案的安全性和规范性。档案利用环节，可多维检索、一站式预览，实现在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，提升了档案的利用效率。
用户收益：降本增效的显著成果
合思智慧档案解决方案为企业带来了诸多显著收益。自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控、分析，为企业的决策提供有力支持。
众多企业通过使用合思智慧档案解决方案，有效减少了人工耗时。例如，好想你减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。同时，该方案还降低了企业的综合成本，多个案例企业预计减少综合成本达20 – 500万元/年不等。工作效率也得到了大幅提升，如高新兴的归档效率提升了90%，中文传媒的财务档案归档效率提升了72%、员工报销效率提升了90%。此外，节省存储空间也是一大亮点，如金牌橱柜预估节省总体成本30万 + /年，海亮教育的存储空间减少了72%。该方案还实现了合规管理，保证了电子原文件的长期保存和数据的安全可用，满足了企业的管理要求。
典型场景：多场景应用的智慧赋能
在企业日常财务工作中，涉及财务归档、查找档案、审计、报销、存储等多个场景，合思智慧档案解决方案都能发挥重要作用。
在财务归档时，财务人员可通过合思智慧档案解决方案打破壁垒，实现数据同源，一键联查，有效提升工作效率。审计时，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。员工报销时，可实现无纸化管理，减少报销周期，如COMMUNE幻师门店的报销周期从长达2月大幅缩短。存储时，借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，提高了实物管理效率。
客户成功案例：众多企业的共同选择
合思智慧档案解决方案已有众多成功案例，众多企业通过使用该方案解决了业务痛点，实现了降本增效。
好想你健康食品股份有限公司通过合思智慧档案解决方案，解决了归档难、查找慢、成本高、不合规等业务痛点。通过打破壁垒，数据同源，自动组装，审计便捷，实物高效管理等方案，减少了人工耗时和综合成本。COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析，减少了成本，提升了报销效率。云海肴通过合思智慧档案解决方案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%。金牌橱柜家居科技股份有限公司减少了档案匹配和查询耗时，预估节省总体成本30万 + /年，保证了档案合规性。帆书减少了仓储需求和纸张、档案盒等成本，总节约成本500万/年，缩短了结账时间。海亮教育科技服务集团提升了档案整理匹配效率，减少了存储空间和纸张打印成本，减少了财务人力。高新兴实现了会计档案无纸化管理，提升了归档效率，年节约成本30万 + 。中文传媒提升了财务档案归档和员工报销效率，年节约打印、耗材等成本20万/年。杭州西湖城市建设投资集团提升了档案整理匹配效率，减少了存储空间，提升了报销效率，每年单据打印纸张减少10万张。
面对电子凭证全流程无纸化的必然趋势，企业提升财务档案管理水平刻不容缓。合思智慧档案解决方案凭借其强大的功能和众多成功案例，能有效帮助企业解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您想进一步了解合思智慧档案解决方案，体验其带来的便捷与高效，不妨点击[具体链接]免费试用，让合思智慧档案解决方案助力您的企业开启财务数智化新征程，让有限更有效。
