在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票，这一举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多档案管理痛点，尤其是在员工报销流程方面，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题日益凸显。
传统纸质档案管理模式在电子凭证时代更是显得捉襟见肘。以好想你健康食品股份有限公司为例，其在员工报销流程中面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题；金牌橱柜家居科技股份有限公司也存在会计档案散落各系统、数据难利用、纸质管理为主等状况，这些问题严重影响了员工报销流程的效率和企业的财务管理水平。
为了解决这些问题，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案：革新员工报销流程新理念
合思档案秉持着广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案理念，为企业提供全方位财务数智化服务。在员工报销流程中，这一理念的优势尤为明显。它打破了传统报销流程中各环节的壁垒，实现了消费、入账、归档的无缝衔接，让员工报销流程更加顺畅高效。
基于广泛连接的生态，合思档案能够与企业现有的各种系统进行对接，无论是财务系统、采购系统还是其他业务系统，都能实现数据的实时共享和交互。这使得员工在报销时无需手动输入大量信息，系统会自动获取相关数据，大大减少了报销的时间和错误率。
双轮驱动的模式创新则体现在技术创新和服务创新两个方面。在技术上，合思档案采用了先进的人工智能和大数据技术，能够对电子凭证进行智能识别和处理；在服务上，合思为企业提供了专业的咨询和培训服务，帮助企业更好地应用合思档案，优化员工报销流程。
无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案更是为员工报销流程带来了革命性的变化。员工在消费时无需再像以往一样收集各种发票和单据，系统会自动记录消费信息，并在消费完成后直接进行入账和归档处理。这不仅提高了报销效率，还减少了企业的管理成本。
合思档案：员工报销流程的核心利器
合思档案具有众多核心功能和优势，这些功能和优势在员工报销流程中发挥着重要作用。
便捷调阅不打印，混序归集免组装是合思档案的一大特点。它实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。在员工报销流程中，员工无需再为打印和整理报销凭证而烦恼，只需在系统中即可便捷调阅所需的档案信息。
档案采集方面，合思档案具备开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析的功能。这意味着企业可以通过接口与各种数据源进行连接，自动采集电子凭证信息。对于大文件，系统会自动进行切割处理，提高数据处理效率。同时，对于数电票，系统能够进行自动化解析，确保数据的准确性和完整性。
档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。在员工报销流程中，系统会自动将相关的报销信息进行关联和组装，生成完整的档案。同时，系统会对档案进行四性检测和业务检测，确保档案的合规性和准确性。企业还可以根据自身需求自定义版式文件，满足不同的管理要求。
档案管理有精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。在员工报销流程中，企业可以根据不同的岗位和职责，为员工设置不同的档案访问权限，确保档案信息的安全。档案目录可以根据企业的业务发展进行灵活扩展，满足企业不断变化的管理需求。水印管理和档号符合国标要求，进一步提高了档案的规范性和安全性。
档案利用能多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。在员工报销流程中，员工可以通过多维检索功能快速找到所需的档案信息，并进行一站式预览。对于需要借阅档案的员工，系统支持在线借阅和异构系统联查，方便员工获取所需信息。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，使得企业的档案管理更加直观和高效。
自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。在员工报销流程中，自动化归档功能可以自动将报销信息进行归档处理，告别了以往繁琐的手工归档工作。档案数据的同源性和透明流转，使得企业可以对员工报销流程进行实时监控和分析，及时发现问题并进行优化。
合思档案：员工报销流程的成功实践
合思档案在不同行业都有成功的应用案例，这些案例充分展示了其在员工报销流程中的实际效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，员工报销流程得到了极大的优化。减少了90%人工耗时，总部接收减少了80%管理耗时，借阅管理减少了67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过合思档案，员工报销更加便捷高效，企业的财务管理水平也得到了显著提升。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。在员工报销流程中，员工无需再提交大量的纸质报销凭证，系统自动处理报销信息，大大提高了报销效率。同时，企业的存储空间得到了有效节约，成本也大幅降低。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。在员工报销流程中，档案匹配和查询的效率得到了极大提高，员工可以更快地完成报销流程。同时，档案合规性的提高也为企业的财务管理提供了有力保障。
在当前电子凭证数字化转型的大背景下，企业面临着诸多挑战和机遇。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，值得企业信赖。
如果您的企业也想优化员工报销流程，实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标，不妨选择合思档案。您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，或访问网址www.hosecloud.com，扫码了解合思档案和更多案例。现在，合思档案为您提供免费试用的机会，让您亲身体验其在员工报销流程中的强大功能和优势，把握电子凭证全流程无纸化时代趋势，开启企业财务管理的新篇章。
