在当今数字化风起云涌的时代，电子凭证数字化转型已然成为企业追求降本增效、合规经营以及低碳运营的关键路径。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其独具优势的敏捷财务收支管理平台，在企业电子凭证数字化转型的浪潮中，助力众多企业脱颖而出。接下来，我们将以某知名头部数字阅读品牌为例，深度剖析合思的报销系统如何为企业提供行之有效的解决方案。
知名品牌财务困境：报销管理难题待解
该知名头部数字阅读品牌在财务领域面临着重重挑战。首先是数据层面的问题，其数据分散于内部多个系统之中，业务流程犹如断了线的珠子，呈现出断裂状态。这使得数据整合变得异常艰难，进而导致费用管控难以有效落地，预算超标现象时常发生。想象一下，企业的财务管理人员面对分散在各处的数据，就像在茫茫大海中寻找珍珠，难以将它们串成完整的项链，费用管控自然也就成了空中楼阁。
在日常工作中，每个财务月该企业都要处理大量单据。全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，财务人员长期陷入这种低价值、机械性的工作中，工作效率极为低下。他们就像勤劳的小蜜蜂，却在做着重复而低效的劳动，宝贵的时间和精力都被白白浪费。
而且，全业务数据都要打印纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列操作，这造成了每月大量的纸张浪费。大量的纸张被使用，不仅增加了企业的成本，也不符合当下环保低碳的理念。同时，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，当业务人员需要借阅历史资料时，不得不从海量的纸质文件中苦苦翻找，这根本无法适应企业快速扩张的需求。在企业快速发展的过程中，这种低效的档案管理方式就像沉重的枷锁，束缚了企业前进的步伐。
合思报销系统：打造“消费 – 入账 – 归档”闭环
合思为该企业量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全力助力企业完成业财平台建设。这一报销系统就像是一把神奇的钥匙，为企业打开了财务数字化转型的大门。
在财务准确性方面，该报销系统严格遵循审计标准，对各项财务数据进行精准核算和审核。它就像一位严谨的会计师，不放过任何一个细节，确保每一笔财务数据都准确无误。有了这样的保障，企业在审计过程中能够顺利通过，符合上市要求，为企业的进一步发展奠定了坚实的基础。
在财务及时性方面，合思的报销系统对财务流程进行了优化，加快了结账速度。原本结账时间需要 T + 15，现在提升到了 T + 7，年底预计能够达到 T + 5。这就好比原本缓慢行驶的列车，经过系统的优化后，速度大幅提升，财务工作效率得到了显著提高。财务人员能够更快地完成结账工作，为企业的决策提供更及时、准确的财务信息。
显著成效：报销系统带来多重价值提升
- 增效：实时掌控与高效管理
企业应用合思报销系统后，在增效方面取得了显著成果。通过该系统，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需再耗费时间进行单点沟通。以往，财务人员可能需要一个一个地与相关人员确认付款情况，浪费了大量的时间和精力。现在，只需在系统中轻轻一点，就能清晰地看到付款的进度，大大提高了工作效率。
在档案整理方面，系统提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。以前，财务人员需要花费大量的时间对这些不同维度的资料进行整理，工作繁琐且容易出错。现在，系统自动完成这些工作，让财务人员从繁琐的档案整理工作中解脱出来，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。
同时，系统形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，也提升了实物档案查找效率。当业务人员需要查阅档案时，不再需要在海量的纸质文件中翻找，只需在系统中输入相关信息，就能快速找到所需的档案，大大节省了时间。
- 降本：全方位节约成本
在降本方面，合思报销系统也发挥了重要作用。它减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。系统能够对差旅费用进行实时监控和预警，当费用接近或超过预算时，会及时提醒相关人员，从而避免了不必要的费用支出。
减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。以前，这些工作都需要大量的人力来完成，现在系统自动完成，为企业节省了人力成本。同时，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，以及财务档案空间占用，节约了空间成本。企业不再需要大量的纸质凭证和档案存储空间，不仅降低了成本，也更加环保。
- 合规：严格保障合规经营
在合规方面，报销系统的发票 OCR 识别验真功能，有效保障了企业费用合规。它能够准确识别发票的真伪，避免了虚假发票带来的风险。审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销。企业能够清楚地了解每一笔借款的去向和核销情况，确保资金的安全和合理使用。
系统保证了财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。在电子化时代，档案管理面临着诸多风险，如数据丢失、篡改等。合思的报销系统通过原生性存储，确保了财务档案的真实性和完整性。而且，该系统高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，让企业在合规经营的道路上更加稳健。
- 先进：全面推进数字化转型
合思报销系统具有先进的特性。它灵活覆盖了因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。员工在进行因公消费时，只需使用系统提供的支付方式，系统自动完成报销流程，大大提高了员工的工作体验。
费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。系统将费用管理与日常办公紧密结合，让员工在不知不觉中完成费用报销等工作，提高了工作效率。同时，该系统紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。企业在实现数字化转型的同时，也为环保事业做出了贡献。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，让企业在财务领域走在了时代的前列。
综上所述，合思的报销系统为该知名头部数字阅读品牌带来了全方位的显著效益，实现了财务全流程数字化闭环。在电子凭证数字化转型的大趋势下，企业若想提升财务管理水平，实现可持续发展，选择像合思这样专业的合作伙伴是明智之举。如果您的企业也面临着类似的财务挑战，不妨免费试用合思的报销系统，开启财务数字化转型之旅，让企业在数字化浪潮中破浪前行。
