在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化方面也曾面临诸多挑战。而合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为动力源这样的企业提供了有效的财务数字化解决方案，尤其是在跨部门费用报销方面，展现出了强大的实力。
动力源业务背景：复杂体系下的跨部门费用报销困境
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设立了30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设有分支机构。公司内部的组织架构十分复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大且复杂的体系，使得跨部门费用报销成为了一个棘手的问题。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。但实际情况却不尽如人意，整体流程依然复杂，各个系统之间存在着较高的壁垒，与预期的数字化效果差距较大。
在跨部门费用报销的操作中，多系统操作体验差的问题尤为突出。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，这不仅浪费了大量的时间和精力，还容易出现信息遗漏和错误。同时，报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也都依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，给财务工作带来了极大的困扰。
此外，系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，也严重影响了跨部门费用报销的效率和合规性。同一个报销信息，审批、预算、差标等环节分散在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以有效落地。而且，数据报表依赖手工统计，耗时费力，无法为企业的决策提供及时准确的支持。
合思解决方案：一站式破解跨部门费用报销难题
为了解决动力源在跨部门费用报销等财务数字化方面的难题，合思为其提供了一套全面的解决方案，包括合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的产品组合。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步。同时，还将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了各个系统之间的壁垒，使得数据能够更加流畅地流转，为跨部门费用报销提供了有力的支持。
在无需报销方面，合思为动力源打造了全新的模式。业务人员因公消费时可以免垫资、免开票，消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。而且，发票明细会自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。这一系列的自动化流程，大大简化了跨部门费用报销的流程，提高了工作效率。
合思的系统连接能力也非常强大。其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化的方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒，实现了各个系统之间的互联互通，为跨部门费用报销提供了更加便捷的操作环境。
方案实施过程：步步为营优化跨部门费用报销
合思与动力源于2021年展开了财务数字化合作，整个合作过程历经了项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维等各个阶段。
在系统集成方面，合思逐步完成了HR系统、BPM系统等与合思费控的数据同步。通过细致的规划和严谨的实施，确保了各个系统之间的数据能够准确无误地进行交互，为跨部门费用报销提供了准确的数据基础。
在无需报销流程的实施中，合思先建立了完善的消费管控规则。这些规则涵盖了消费的各个环节，确保业务人员的消费行为符合企业的规定。然后，逐步实现了财务对账、结算单创建等自动化流程。通过这些步骤的实施，跨部门费用报销的流程得到了进一步的优化，效率得到了显著提升。
成果效益：跨部门费用报销效率大幅提升
通过合思的财务数字化解决方案，动力源在跨部门费用报销方面取得了显著的成果和效益。
多系统集成使得数据能够互通，操作体验得到了全面革新。员工的报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更加快速地拿到报销款项，减少了资金周转的压力，同时也提高了员工的满意度。
会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员不再需要花费大量的时间和精力进行手工录入和统计工作，而是可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时可以进行多渠道同屏比对，全场景无需垫资，这不仅方便了员工，也提高了消费的透明度和合规性。
财务审批有了更加充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多的精力，可以将这些精力用于企业的财务管理和战略规划等方面。
动力源评价：高度认可跨部门费用报销解决方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思在跨部门费用报销等财务数字化解决方案方面的高度认可。
在当前的经济环境下，企业的财务数字化转型至关重要。合思拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已经助力众多像动力源这样的专精特新企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您所在的企业也面临着跨部门费用报销等财务数字化转型的难题，不妨选择合思。合思将为您提供专业的财务数字化解决方案，帮助您的企业提升效率、降低成本、实现合规经营。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，亲身感受其带来的便利和价值。
