在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数智化已成为企业提升竞争力的关键要素。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润，以广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。今天，我们将走进合思的一个经典客户案例——北京动力源科技股份有限公司，看看合思是如何通过多部门协作报销解决方案，助力其实现财务数字化转型的。
动力源：行业先锋的数字化征程
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业的先驱者，也是第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。公司业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，凭借在电力、电子及信息化技术领域的深厚研发和技术优势，成为了中国铁塔、中国移动、中国联通、中国电信、阿里巴巴、百度、腾讯等国际知名企业的设备主流供应商。其产品更是广泛应用于国家体育场、国家奥林匹克体育中心、上海世博园、港珠澳大桥、大兴国际机场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业，彰显了其在行业内的卓越实力。
动力源业务痛点：数字化转型的困境
2011年，动力源开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发报销系统。虽然部分操作流程实现了线上化，但整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的数字化转型效果差距较大。
多系统操作体验差，手工录入合规难是动力源面临的一大难题。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，操作繁琐；报销数据需要财务手工录入系统，增加了工作量和出错的风险；发票验真、查重只能手工进行，假票、错票、重票情况难以避免；差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是一个严重的问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地；数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。
此外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。由于主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐；不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这也增加了报销管理的难度。在多部门协作报销的场景下，这些问题变得更加突出，严重影响了企业的运营效率和财务管理水平。
合思解决方案：打通多部门协作报销脉络
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了各系统之间的数据壁垒，实现了多部门之间的数据共享和协同工作，为多部门协作报销提供了坚实的基础。
在产品应用上，合思推出的无需报销模式让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式简化了报销流程，提高了报销效率，使得多部门协作报销更加顺畅。
合思的系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为多部门协作报销提供了高效的技术支持。
实施步骤：稳步推进多部门协作报销转型
合思与动力源于2021年展开财务数字化合作。在合作过程中，双方逐步完成系统集成的各项工作，将HR系统、BPM系统的数据与合思费控进行同步，确保各部门之间的数据能够准确、及时地流通。同时，合思积极推进无需报销等产品应用的落地，通过培训和宣传，让员工逐渐适应新的消费和报销模式。在这个过程中，合思充分考虑到动力源多部门协作的特点，与各部门密切沟通，根据不同部门的需求和业务流程，对系统进行个性化配置，确保多部门协作报销能够顺利实施。
转型成果：多部门协作报销的显著效益
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅减轻了员工的负担，也提高了员工的工作积极性，使得多部门协作报销更加高效。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力，能够将更多精力投入到更有价值的财务管理工作中，为企业的决策提供更有力的支持。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，这在多部门协作报销中，让员工更加方便快捷地完成报销流程。
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，能够更好地管理多部门的报销业务，确保企业的财务管理更加规范、高效。
动力源反馈：对多部门协作报销方案的高度认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思多部门协作报销解决方案的高度认可和对未来合作的期待。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务数字化转型已成为必然趋势。合思作为一家专业的财务数智化科技公司，拥有丰富的经验和强大的技术实力，已帮助众多像北京动力源科技股份有限公司这样的企业实现了财务数字化转型，取得了显著的成果。如果您的企业也面临着财务数字化方面的难题，尤其是在多部门协作报销上存在困扰，不妨选择合思，开启高效、合规、低碳的财务运营新模式，让有限更有效。现在，您可以免费试用合思的财务数智化解决方案，亲身感受多部门协作报销带来的便利和价值。
