企业差旅流程优化：合思助力企业降本增效

在商业的广阔天地中，众多企业犹如璀璨星辰，各自绽放着独特的光芒。今天，我们聚焦几家颇具代表性的企业，看看它们在业务发展中面临的挑战，以及合思如何为它们提供有效的解决方案，实现企业差旅流程优化。

有一家国民经典零食品牌，畅销30余年，年单据量达2.6亿，销售版图覆盖全国。还有一家大型企业，主营业务建设覆盖面极广，日均处理3500 + 订单。另外，某知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量500 + 张。以及某世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统众多且相互独立。这些企业在各自的领域都有着不俗的表现，但也都面临着一些业务上的挑战，而这些挑战在企业差旅流程优化方面尤为突出。

挑战迷局：企业现状与痛点剖析

• 零食品牌的管理困局
  这家国民经典零食品牌多种销售渠道并行，管理流程横跨多个系统，显得繁杂又低效。差旅平台的对账方案缺乏灵活性，财务人员只能依靠人工记账，这不仅难以释放财务的真正价值，还让差旅成本居高不下。在事前事中管控方面，流程不连贯，使得差旅费用难以得到有效控制。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费，严重影响了企业差旅流程优化的进程。

• 大型企业的报销难题
  大型企业员工出差频繁，垫资压力巨大，报销流程繁琐，到账期长达2个月，这让员工苦不堪言。日均大量订单都由财务手工录入、审批和记账，财务人员深陷低价值的复核工作中，不仅容易出错，而且效率低下。企业内部多个系统并行，但数据无法互通，管理者难以掌握有效的决策依据，无法精准定位问题，实现精细化经营。虽然企业过度依赖自研系统，将流程从线下搬到了线上，但管理过程依然复杂，系统还存在无法融合发票验真能力等问题，阻碍了企业差旅流程优化。

• 数字阅读品牌的数据困境
  数字阅读品牌的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度大。这导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。企业全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，员工长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。全业务数据都要打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。而且票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张的需求，不利于企业差旅流程优化。

• 教育服务品牌的档案难题
  教育服务品牌企业的业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物存档占用了较多的物理空间，需要专人管理，成本较高，而且档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低，严重影响了企业差旅流程优化。

破局之钥：合思解决方案呈现

• 零食品牌的一站式解决之道
  合思为国民经典零食品牌提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费方面，员工可以先进行差旅申请和业务审批，然后通过合思商城订购或TMC订购。财务核算和记账则通过对账结算中心进行，线上统一开票可以实现自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算、手工记账。在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案，有效实现了企业差旅流程优化。

• 大型企业的高效报销体验
  合思为大型企业提供了无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。通过实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化，让员工在消费过程中享受便捷，提高了业财协同效率，有力推动了企业差旅流程优化。

• 数字阅读品牌的业财平台助力
  合思为数字阅读品牌提供的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。该方案保障了财务准确性，以通过审计符合上市要求，同时提升了财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5，为企业差旅流程优化提供了有力支持。

• 教育服务品牌的档案管理革新
  合思为教育服务品牌提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口40种 + ，能够广泛连接异构系统，0开发成本介入，确保档案应收尽收。通过接口传输，如影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，实现自动归档，包括智能组单、四性检测等，管理范围涵盖内部和外部众多会计类档案，大大促进了企业差旅流程优化。

落地之径：解决方案实施步骤

• 零食品牌的有序推进
  国民经典零食品牌的员工首先进行差旅申请和业务审批，然后选择合思商城或TMC进行订购。之后，合思商城和TMC会提供对账单，财务人员在对账结算中心进行结算和记账。档案管理则按照相应的级别规则进行，逐步实现企业差旅流程优化。

• 大型企业的系统融合
  大型企业签约合思后，借助合思系统实现申请报销一体化、差旅采购集约化和财务核算智能化。员工在消费过程中能够享受快速审批、无需取票、无需垫资的体验，使企业差旅流程得到有效优化。

• 数字阅读品牌的平台构建
  数字阅读品牌在与合思合作后，合思助力其构建业财平台，在财务准确性和及时性方面进行优化和提升，推动企业差旅流程优化不断深入。

• 教育服务品牌的档案采集与管理
  教育服务品牌通过合思系统将各种档案数据进行采集，通过接口传输到系统中，再经过自动归档的一系列流程对档案进行管理，实现了企业差旅流程的高效优化。

成效彰显：实施成果与效益展现

• 零食品牌的显著节约与高效管理
  国民经典零食品牌在应用合思解决方案后，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升，企业差旅流程得到了极大优化。

• 大型企业的降本增效与科学决策
  大型企业通过“无需报销”模式提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%。真正实现了企业降本增效，员工因公消费可同屏比价，降低了差旅费用，提高了流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约了时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者可更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置，有力地实现了企业差旅流程优化。

• 数字阅读品牌的多维度提升
  数字阅读品牌在增效方面，能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率，通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销，保证了财务档案，档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，全面实现了企业差旅流程优化。

• 教育服务品牌的数字化转型加速
  教育服务品牌加速了企业数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现了财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，成功实现了企业差旅流程优化。

客户心声：真实评价与反馈呈现

• 零食品牌的认可与借鉴
  国民经典零食品牌应用合思解决方案后，打通了多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%。其财务痛点较为共性，解决方案可供其他门店企业参考，体现了合思在企业差旅流程优化方面的有效性。

• 大型企业的转变与提升
  大型企业在差旅费管理上经历了从自建系统到与合思合作的转变。与合思合作后，简化了报销流程，实现了无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效。管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴，充分证明了合思对企业差旅流程优化的重要作用。

• 数字阅读品牌的建议与展望
  数字阅读品牌引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本。未来建议进一步通过消费 – 入账 – 归档全链路管理，释放数据价值，加深业财融合，为企业差旅流程优化提供了新的方向。

• 教育服务品牌的信心与典型示范
  教育服务品牌企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，该企业是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例，展示了合思在企业差旅流程优化方面的强大实力。

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