在数字化浪潮席卷而来的当下，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等诸多问题。
传统的纸质档案管理方式更是弊端丛生。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且还存在档案遗失的风险。纸质档案受限于时间和空间，查找时需要花费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，企业纸质档案管理成本高昂，如COMMUNE幻师档案耗材、打印、存储成本每年达53323元，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，也无法确保数据安全可用，不能满足管理要求，好想你健康食品股份有限公司就曾面临纸质档案管理不满足要求的困境。
在这样的背景下，企业急需一种高效、合规、低成本的档案管理解决方案。合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，正是为解决企业在财务档案管理方面的痛点而生，为企业的数字化会计档案管理提供了有力支持。
合思档案：打通全流程的数字化会计档案管理方案
合思档案是一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的数字化会计档案管理平台。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，能够实现电子会计档案全生命周期管理。其管理流程涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。在智能采集方面，它借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，实现对各类会计档案的高效采集。预归档服务则通过集成服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的档案进行预处理。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保档案的安全和有效利用。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务，为企业的财务管理提供有力支持。
合思档案的业务层涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，以及核算系统的财务系统、资金系统等。应用层包括辅助审计、证据方案库等，为企业提供了丰富的应用场景。
合思档案通过开放式接口互联·自主采集（大文件自动切割·数电票自动化解析）、智能关联·自动组装（四性检测·业务检测·自定义版式文件）、精准权限管控·档案目录灵活扩展（水印管理·档号符合国标要求）、多维检索·一站式预览（在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据）等功能，实现了全流程的合规化、自动化、数字化，为企业的数字化会计档案管理提供了全面的解决方案。
核心功能优势：开启高效合规数字化会计档案管理新时代
自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效。合思档案实现了档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。高新兴科技集团通过使用合思档案，实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档大大提高了工作效率。档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审，为企业的数字化会计档案管理带来了全新的体验。
合思档案能为企业节约成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本300,000元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本达338,910元。这充分展示了合思档案在降低企业成本方面的显著优势，为企业的数字化会计档案管理提供了经济可行的方案。
合思档案保证财务档案合规性。它通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。中文传媒通过合思档案实现了存档合规，为企业的数字化会计档案管理提供了合规保障。
合思档案可提升档案整理匹配效率。杭州西湖城市建设投资集团使用合思档案后，档案整理匹配效率提升了72%。这一显著的提升表明，合思档案能够有效解决企业在档案整理匹配过程中的难题，提高工作效率，为企业的数字化会计档案管理提供了高效的解决方案。
多行业应用：见证数字化会计档案管理的实际成效
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。合思档案帮助好想你健康食品股份有限公司实现了数字化会计档案管理的高效转型，提高了企业的财务管理水平。
在餐饮行业，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这表明合思档案在餐饮行业的应用，能够有效降低企业的运营成本，提高工作效率，为企业的数字化会计档案管理提供了成功的范例。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。合思档案为金牌橱柜家居科技股份有限公司带来了显著的效益提升，实现了数字化会计档案管理的合规与高效。
在数字阅读行业，帆书使用合思档案后，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。合思档案在数字阅读行业的应用，为企业实现了降本增效和低碳运营，推动了企业的数字化会计档案管理进程。
合思档案已经帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。未来财务用合思，让有限更有效。如果您的企业也想体验高效、合规、低成本的数字化会计档案管理解决方案，不妨尝试一下合思档案。您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，扫描二维码还可了解合思档案的更多案例。现在，您可以免费试用合思档案，开启企业数字化会计档案管理的新篇章！
