在当今纸电混合的时代，企业在财务档案管理方面正面临着重重困境。企业高管们为纸质档案高昂的管理成本、庞大的占地空间以及难以分析利用的档案数据而忧心忡忡。财务人员则深陷于手动整理、匹配核对档案数据的繁琐工作中，大量的时间被消耗，工作枯燥又繁重。业务人员也备受报销流程繁琐之苦，宝贵的时间都浪费在了漫长的流程里。
企业不仅要承受高显性成本，如纸质凭证输出的高额耗材成本，以及为档案室和档案柜等存储空间投入的大量资金；还要面对高隐形成本，手工装册归档的重复性工作耗费了大量人力，查询调阅条件的粗糙使得数据无法得到有效利用；更要警惕高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还容易因不可抗力而损坏。
随着数电票的快速扩张，其特殊的管理要求让企业急需专业的电子会计档案管理平台。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这些都对企业的档案管理能力提出了更高的挑战。企业在推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案原生性，难以实现企业的全面数字化。在这样的背景下，一款优秀的财务合规管理软件——合思档案应运而生。
一站式解决方案 满足多元需求
合思档案作为一款卓越的财务合规管理软件，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，满足企业不同的档案管理需求。
单套制解决方案让企业告别繁琐的打印和组装工作。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率，真正做到会计档案不打印、应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。同时，它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。
证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。并且，它创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，保障企业财务合规。
核心功能亮点 铸就卓越体验
合思档案作为一款出色的财务合规管理软件，在多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等方面都有着显著的优势。
在多源采集方面，它支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集、自主补录，可对单张PDF大文件进行智能切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能让档案管理更加高效。它通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射实现查阅便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。
档案管理方面，权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护和框架拓展，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。
档案应用实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、全文检索和批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据与会计凭证的双向联查、相互追溯。此外，它还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等全流程线上化管控。
多重收益显著 助力企业发展
使用合思档案这款财务合规管理软件，能为企业带来诸多显著的收益。
在降本增效方面，它表现出色。可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，让企业更有效地“收紧钱袋子”。
在合规管理上，它满足国家政策要求。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，通过“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，助力企业财务合规。
合思档案还能让数据“活起来”。它补足了企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，提升了企业的管理能效。
对于不同角色的用户，合思档案也带来了极大的便利。CEO/高管可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化，降本增效。归档员/财务人员可以提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理。外部审计人员可以实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，无需与财务重复沟通补充审计资料。
典型场景应用 彰显强大实力
合思档案作为一款实用的财务合规管理软件，在不同的典型场景下都有着出色的应用表现。
在企业日常档案管理场景中，它可实现电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节，涵盖从档案的采集、整理、存储到利用、鉴定、销毁等全过程。
在数电票处理场景下，它提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
在实物档案管理场景，在“纸电混合”阶段，它通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。例如，它支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，集团共享批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。
在档案调阅场景，共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的多种维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于不同人员快速查找完整业务链数据。比如，财务人员可进行多维查询、导入式查询等，审计人员可使用证据方案库、凭证抽凭查询等。
客户成功案例 见证卓越价值
众多企业已经通过使用合思档案这款财务合规管理软件，取得了显著的成效。
某企业年单据量达2.6亿，之前面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min。
世界上最大的重型装备制造商之一，曾面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，统一了原始凭证附件要求和会计档案管理制度；力保电子会计档案合规，满足国家政策和企业审计要求；低碳环保，响应“双碳”指标，记账凭证、报账单等电子占比大幅提高，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
中国最大的K12民办教育集团之一，存在业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理装订复杂、档案利用不便等问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
海亮教育此前面临实现财务无纸化的挑战，使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的财务合规管理软件，能为企业提供全面的财务档案管理解决方案，助力企业实现财务数字化转型。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。如果您想提升企业的财务档案管理水平，不妨免费试用合思档案，开启高效财务管理新篇章。
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