在当今数字化浪潮席卷的时代，企业档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这无疑给企业财务档案管理带来了新的考验，加强信息化建设已成为企业的当务之急。然而，现实却并不乐观，高达90%的企业在档案管理方面存在着诸多亟待解决的问题。
企业高管们常常为纸质档案管理的高成本和数据难以分析利用而困扰。纸质档案不仅需要耗费大量的输出耗材，还占据着宝贵的存储空间，而数据的分散和难以整合，使得企业难以从中获取有价值的信息。财务人员则被繁琐的手动整理和核对档案数据工作所束缚，大量的时间和精力被消耗在这些枯燥繁复的任务中。业务人员在报销纸质票据时，也面临着流程繁琐的问题，效率低下。
传统纸质档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。显性成本如纸质凭证输出耗材和存储空间的费用，隐形成本如手工装册归档的工作量和查询调阅数据的低利用率，而合规风险则包括电子会计凭证管理手段不足和纸质档案易损坏等。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，仍在归档、储存环节存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。保证档案原生性成为确保企业财务档案管理合规，实现全面数字化的关键。
在这样的背景下，合思档案应运而生，它为企业档案管理数字化转型提供了审计与合规管理解决方案。
合思档案全景探秘
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的一颗璀璨明珠，是领先的单套制电子会计档案管理平台。合思创立于2014年，多年来一直深耕于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的领域。公司实力雄厚，已累计融资超15亿元人民币，服务了7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。它涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域。
合思档案可实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。它拥有发票、单据、凭证、账簿、报表等多个功能模块，以及大数据解决方案、档案扩展解决方案等多种解决方案。通过这些功能和方案，合思档案能够为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。
合思档案核心功能剖析
- 多源采集智慧领航
合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供了自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。
对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。例如，单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式，确保了企业能够全面、准确地获取各类会计资料。
- 智能制档高效赋能
合思档案的智能制档功能，实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。
已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，其中业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测。
- 档案管理精细管控
合思档案的档案管理功能，权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。
档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
- 档案应用便捷畅享
合思档案的档案应用功能，多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。
一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。
实现档案数据资产化的可视化盘点。档案借阅服务让借阅人在线查看、支持下载，管理员可透明化管理借阅过程，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，包括静态介质打标、虚拟库房监控、档案盒管理、到单确认、扫码装盒、扫码上架等功能。
合思档案与传统管理对比优势
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成本优化显著
传统纸质档案管理存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅数据不能有效利用。而合思档案能节约70%的纸张成本、75%的整理成本，减少打印成本和存储空间成本。例如，某集团使用合思档案后，纸张打印成本减少100万张纸/年，存储空间成本减少300册/年，释放1/3空间。 -
效率大幅提升
传统档案管理在整理、保管、检查、利用等环节都存在人工环节多、效率低下的问题。如逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，人工逐一复核档案完整性，借阅/移交全部线下处理等。合思档案实现了自动化和数字化管理，提升了整理匹配效率和检索效率。某企业使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，以某月入库数据为例，数据加载只需30s，关联匹配仅需15min。 -
合规严格保障
传统纸质档案管理在电子会计凭证管理方面存在合规风险，如无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，通过“四性检测 + 业务检测”保障归档数据合规。某企业使用合思档案后，实现100%合规性管理。 -
数据利用充分
传统档案管理方式下，档案数据散落各系统，未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询。合思档案打破数据孤岛，统一储存、管理档案数据，实现业务证据链完整，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。某企业通过合思档案实现了业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现。
合思档案应用案例见证实力
某企业年单据量2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现，管理自动化，流程精简，降低了企业成本，提高了财务人员工作效率。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本和纸张打印成本大幅减少。
某企业档案管理现状低效，存在档案散落各系统、数据未有效整理利用、检索依赖多端系统、纸质档案管理易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。使用合思档案后，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。应用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案通过多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等一系列功能，为企业提供了审计与合规管理解决方案，解决了企业档案管理中的诸多痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，助力企业实现业财融合和数字化转型。
随着国家政策对电子会计档案管理的支持和推动，以及企业数字化转型需求的不断增长，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将有更广阔的发展空间，为更多企业提供优质的档案管理解决方案。合思档案将持续迭代和优化产品功能，提升数据处理能力和服务质量，不断适应市场变化和企业需求，帮助企业更好地应对档案管理挑战，实现可持续发展。
合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供及时、专业的服务支持，保障企业顺利使用合思档案进行档案管理数字化转型。如果您想体验合思档案带来的审计与合规管理解决方案的魅力，不妨点击免费试用。
