在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数智化已成为企业发展的必由之路。而电子会计档案管理作为财务数智化的关键环节，其重要性愈发凸显。自 2024 年 11 月 1 日铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，到 12 月 1 日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单，我国电子凭证改革正式驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的报销记录管理带来了全新的解决方案。
市场形势：报销记录管理的数智化大势
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，这意味着电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面解决，电子凭证数字化转型将进一步加快。在这样的大趋势下，企业的报销记录管理也需要紧跟时代步伐，实现数智化升级。
痛点分析：传统报销记录管理的困境
传统的会计档案管理模式，在报销记录管理方面存在诸多难题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。而且纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。
高新兴科技集团同样面临着类似的问题。其报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用库房人员管理成本，借阅流程及实物借出繁琐。电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅。这些问题都严重影响了企业报销记录管理的效率和质量。
解决方案整体策略概述：合思档案的破局之道
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务，打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业的报销记录管理提供了全新的思路。
合思档案实现了全流程的合规化、自动化、数字化。它拥有开放式接口互联自主采集档案，能够智能关联自动组装制档，通过精准权限管控灵活管理档案，还能实现多维检索一站式预览利用档案。这些功能使得企业的报销记录管理更加高效、便捷、安全。
核心模块：合思档案的强大功能
合思档案的功能蓝图涵盖了电子会计档案全生命周期管理。它能够实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。其具体功能模块包括智能采集，通过外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，内部系统如 EAI 插件、API 接口等进行档案采集；预归档服务，集成服务、规则引擎、元数据服务等一应俱全；基础管理，包括档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务，如辅助审计、项目管理、统计分析等。
在业务层，涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA 系统等，核算系统的财务系统、资金系统等。应用层则有辅助审计、证据方案库等。这些丰富的功能模块，为企业的报销记录管理提供了全方位的支持。
竞争优势：合思档案脱颖而出
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，具有强大的资金和技术实力。这使得合思档案在产品研发和技术创新方面具有坚实的后盾。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供更全面、更及时的服务，确保企业在报销记录管理过程中遇到的问题能够得到及时解决。
成功案例：合思档案成效显著
众多企业在使用合思档案后，都取得了良好的效果。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。这充分说明合思档案在提高报销记录管理效率、降低成本、保证合规性方面具有显著的优势。
中文传媒通过合思档案解决方案，财务档案归档效率提升 72%，员工报销效率提升 90%，年节约打印、耗材等成本 20 万/年，实现了企业全面财务档案数字化，支撑便捷、高效的内外部审计需求。这些成功案例为其他企业提供了有力的参考，证明了合思档案在报销记录管理方面的卓越性能。
服务体系：合思的坚实保障
合思在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的本地化服务。无论企业身处何地，都能享受到合思专业的服务团队带来的优质服务。
同时，合思拥有专业的研发团队，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断对产品进行优化和升级，以满足客户不断变化的需求。这使得合思档案能够始终保持领先的技术水平，为企业的报销记录管理提供持续的支持。
合思档案帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。在报销记录管理方面，合思档案以其强大的功能、显著的优势和优质的服务，成为企业的理想选择。
随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思档案将在推动我国电子凭证全链路智能流转的数智化新局面中发挥更大的作用。如果您也想体验合思档案在报销记录管理方面的卓越功能，不妨点击免费试用，开启企业报销记录管理的数智化之旅。
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