在当今竞争激烈的商业世界中，企业的高效运营离不开精细化的管理。金牌橱柜家居科技股份有限公司，自1999年成立以来，已发展成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定的“智能制造示范企业”。在全球范围内，超4000家高端品牌专卖店熠熠生辉，海内外5大专业生产基地有序运转，92家归档主体协同作业，6000多名员工齐心协力。然而，随着企业规模的不断扩大，金牌橱柜在财务档案管理，尤其是报销记录归档方面，面临着诸多挑战。
报销记录归档困局：金牌橱柜的管理痛点
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档案整理乱象丛生
在报销记录归档的整理环节，金牌橱柜面临着巨大的难题。会计档案像散落在各个角落的珍珠，分散在不同的系统中，难以形成有效的数据链。每到整理报销记录时，工作人员需要逐一打印相关文件，再通过手工方式进行匹配、组装、装订，最后上架。这一过程繁琐且低效，不仅耗费大量的人力和时间，而且档案数据的利用率极低。 -
保管流程复杂繁琐
财务部门对报销记录临时保管一年后，需移交至综合档案管理。这期间涉及到大量的交接手续和流程，增加了管理的复杂性和风险。稍有不慎，就可能出现档案丢失或损坏的情况，给企业的财务管理带来隐患。 -
存储方式传统落后
公司采用独立档案室来存放纸质报销记录。随着业务的不断拓展，纸质档案的数量与日俱增，占用了大量的空间。而且，纸质档案容易受到环境因素的影响，如潮湿、火灾等，存在一定的安全隐患。 -
管理利用效率低下
在报销记录的管理利用方面，金牌橱柜主要依赖纸质档案。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，效率极低。这种传统的管理方式不仅无法满足企业快速发展的需求，还容易出现信息不准确、不及时的问题。
合思妙方：报销记录归档解决方案
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统一存储破孤岛
合思为金牌橱柜提供的解决方案，首先从统一存储入手。打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等与报销记录相关的四证进行整合。通过统一的标准和管理方式，将这些数据集中存储在一个平台上。这样一来，报销记录的管理更加规范，数据的安全性和可靠性也得到了有效保障。 -
业务证据链完整搭建
合思帮助金牌橱柜搭建了完整的业务证据链。以业务为核心，建立起会计资料之间的紧密关系，实现了业财一体的双向穿透。在报销记录归档过程中，每一笔业务都有清晰的证据链条，财务人员可以轻松追溯业务的来龙去脉，确保报销记录的真实性和合规性。 -
数据共享便捷查阅
合思提供的数据共享功能，让报销记录的查阅变得便捷高效。通过聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，财务人员可以在一个平台上一站式查阅所需的报销记录。无论是日常的财务核算，还是审计等工作，都能快速获取准确的信息。 -
银行回单无纸化革新
针对海量的银行回单，合思实现了全面的无纸化管理。自动采集、切割、组装银行回单，大大减少了人工操作的工作量。这不仅提高了报销记录归档的效率，还降低了企业的运营成本，为企业的可持续发展做出了贡献。
解决方案落地：报销记录归档实施步骤
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智能采集数据汇聚
合思档案利用智能采集功能，借助外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），全面采集金牌橱柜的各类报销记录档案数据。无论是电子文件还是纸质文件，都能快速、准确地被采集到系统中。 -
预归档服务有序处理
采集到的数据依据预设规则进行预归档服务。通过集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保报销记录数据有序且可追溯。在这个过程中，系统会对数据进行分类、整理和标注，为后续的管理和利用打下坚实的基础。 -
基础管理保障安全
在基础管理环节，合思为金牌橱柜提供了全面的档案管理功能。包括存储、检索、借阅、销毁等操作，确保报销记录档案的安全和有效利用。通过严格的权限管理和审计机制，防止档案数据的泄露和滥用。 -
档案服务满足多样需求
合思还为金牌橱柜提供了丰富的档案服务，如辅助审计、项目管理、统计分析等。这些服务能够满足企业在不同场景下对报销记录归档的多样化需求，帮助企业更好地进行财务管理和决策。
变革成效显著：报销记录归档成果展现
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效率提升立竿见影
实施合思的解决方案后，金牌橱柜在报销记录归档方面取得了显著的成效。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。 -
成本节约效益可观
通过银行回单无纸化管理等措施，金牌橱柜预估每年可节省总体成本30万以上。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了企业的经济效益。 -
合规管理万无一失
合思的解决方案确保了报销记录归档的合规性达到100%。在严格的监管环境下，企业能够有效避免因档案管理不合规而带来的风险，保障了企业的稳定发展。
客户赞誉：报销记录归档获高度认可
金牌橱柜对合思的解决方案给予了高度评价。合思极大地提高了财务档案管理的效率，降低了成本，实现了报销记录的合规化和数字化管理。一站式查阅功能让财务人员能够快速获取所需信息，提升了工作的便捷性。银行回单无纸化管理减少了大量的人力和物力投入，为企业的可持续发展做出了贡献。业务证据链的完整搭建，使得企业的财务数据更加透明和可追溯，有助于企业的精细化管理。
行动号召：免费试用开启报销记录归档新体验
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。目前，合思已助力7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也在为报销记录归档等财务档案管理问题而烦恼，不妨拨打联系电话：400 – 105 – 6505，或访问网址：www.hosecloud.com 。现在就可以免费试用合思的服务，开启财务档案管理的新篇章，让有限更有效。
