在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，于1995年成立，是第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化进程中也曾面临诸多难题。合思，一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成功助力动力源解决了财务数字化难题，尤其是在报销记录管理方面，实现了降本增效的显著成果。
动力源困境：报销记录管理之痛
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转型坎坷前路迷茫
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合的征程。先后自建了费控系统、采购管理系统等。但现实却不如预期那般美好，整体流程依旧复杂，系统之间的壁垒如同难以逾越的高山。在报销记录管理上，多系统操作让体验变得极差。员工申请单需要在各个系统间来回切换提交，这就像在迷宫中寻找出路，既浪费时间又容易出错。财务人员在处理报销数据时，只能依靠手工录入系统，发票验真、查重也都靠手工进行。这导致假票、错票、重票的情况时有发生，就像一颗颗隐藏的炸弹，随时可能影响财务数据的准确性。 -
数据割裂信息滞后
系统的割裂还导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就好比各个部门之间缺乏有效的沟通，各自为政。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，管理者也无法实时掌握数据信息，对业务运营的调整就像在黑暗中摸索，难以做到及时精准。 -
业务复杂稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，报销记录管理的稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了管理的难度。就像一团乱麻，让财务人员和业务人员都头疼不已。
合思妙方：报销记录管理新方案
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系统集成破局孤岛
合思深知数据孤岛是报销记录管理的一大障碍。于是，在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，就像搭建了一座信息桥梁，让人员信息能够顺畅流通。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，打破了数据孤岛，员工告别了多系统繁复操作，报销记录管理变得更加高效。 -
无需报销模式革新
合思创新性地提出了无需报销模式。业务人员因公消费免垫资、免开票，就像给他们减轻了沉重的负担，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都合规。财务人员则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，让报销记录管理从繁琐变得轻松。 -
强大连接加速流转
合思费控系统的连接能力十分强大。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。就像给报销记录管理装上了高速引擎，让整个流程飞速运转。
严谨实施：报销记录管理项目推进
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紧密合作共赴征程
合思团队与动力源紧密合作，共同开启了这场报销记录管理的变革之旅。项目历经了准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。在每一个阶段，双方都像并肩作战的战友，共同见证项目的每一个里程碑进度。 -
沟通解难保障前行
在实施过程中，合思团队与动力源保持着有效沟通。当遇到难题时，合思团队恪尽职守，还提供成功客户实施案例作为参考。正是这种认真负责的态度，保证了合思费控系统的正常使用，让报销记录管理的变革顺利推进。
显著成效：报销记录管理焕然一新
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效率飞升成本大减
合思解决方案为动力源带来了显著的效率提升。员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这就像给企业注入了一剂强心针，让企业在报销记录管理上轻装上阵。 -
员工体验大幅提升
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了填报时间，简化了报销流程。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，使用体验得到了极大提升。就像从崎岖的小路走上了平坦的大道，员工在报销记录管理上更加轻松愉悦。 -
财务工作减负升级
财务人员也从繁琐的基础工作中解脱出来。审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、战略规划等。 -
管理决策精准高效
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让报销记录管理为企业决策提供有力支持。
动力源认可：报销记录管理优质之选
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在报销记录管理方面服务的高度认可。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务数字化转型刻不容缓。合思凭借专业的解决方案和优质的服务，已经帮助众多像动力源这样的企业实现了财务数字化转型，在报销记录管理方面取得了显著的降本增效成果。如果您的企业也面临财务数字化难题，尤其是在报销记录管理上遇到瓶颈，不妨选择合思，现在就可以免费试用，让我们携手共进，共创美好未来。
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