在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自 1995 年成立以来，一直引领着行业发展。它是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。其产品更是广泛应用于国家体育场、大兴国际机场等国家重点建设项目，还是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商。2022 年 3 月，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在 2011 年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建了费控系统、采购管理系统等，然而，现实却不尽如人意。整体流程依旧复杂，系统之间壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距。尤其是在费用报销审核环节，诸多问题逐渐凸显，严重影响了企业的运营效率和管理水平。此时，合思的出现，为动力源带来了全新的解决方案。
痛点剖析：费用报销审核困境重重
-
操作繁琐体验差合规难题凸显
动力源的员工在进行费用报销时，面临着多系统操作的困扰。申请单需要在各个系统间频繁切换提交，这不仅浪费了大量时间，还降低了工作效率。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工进行。这就导致假票、错票、重票等情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得费用报销审核工作变得异常繁琐。 -
系统割裂数据分散信息滞后成疾
同一个报销信息，审批、预算、差标却分散在多个系统中管理，无法实现及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表也只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，在费用报销审核方面难以做出及时准确的决策，无法对业务运营进行及时的调整和纠正。 -
业务复杂报销模式多样稽核艰难
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得极为繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了费用报销审核的难度。 -
架构复杂流程繁复统一管理困难
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度出现不一致的情况。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过 PC 端 OA 系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过 TMC 系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，给费用报销审核工作带来了极大的挑战。
方案呈现：合思打造费用报销审核新蓝图
-
系统集成数据互通开启新篇章
合思在系统集成方面展现出强大的实力。将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步。这一举措实现了订单支出成本的实时归集和统计，为费用报销审核提供了准确的数据支持。 -
产品应用无需报销重塑流程体验
合思的无需报销功能，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大简化了费用报销审核流程。 -
连接强大打破壁垒加速业务流转
合思费控系统具有强大的连接能力。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据实现跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为费用报销审核提供了有力的技术保障。
实施路径：稳步推进费用报销审核变革
-
数据梳理系统集成实现互通互联
合思首先对动力源的 HR 系统、BPM 系统等基础数据和业务数据进行了全面梳理。然后通过先进的技术手段，将这些数据与合思费控系统进行对接和同步。这一过程确保了数据的准确性和一致性，为费用报销审核的高效开展奠定了基础。 -
员工引导应用培训提升使用能力
在产品应用方面，合思积极引导动力源员工使用合思费控的无需报销功能。为员工提供详细的培训，包括如何在申请单和差标管控下进行因公消费，以及如何通过系统完成财务对账、结算单创建等操作。通过培训，员工能够熟练掌握系统的使用方法，提高了费用报销审核的效率。
成果彰显：合思方案助力费用报销审核飞跃
-
集成增效体验革新效率大幅提升
多系统集成实现了数据互通，全面革新了操作体验。员工报销周期从原本的较长时间缩短了 3 周，效率提升了 300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%，费用报销审核工作变得更加高效快捷。 -
员工减负流程简化体验显著提升
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，如拍照、扫码、录入等操作都变得更加简便，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，减轻了员工的经济压力。 -
财务合规结算统一压力有效降低
在财务方面，审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，提升了费用报销审核的质量。 -
管理升级全程管控决策更加精准
合思的解决方案实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现费用报销审核中存在的问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
客户评价：动力源认可合思费用报销审核方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往容易过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，在费用报销审核等方面持续提升管理水平。
在当前经济环境下，合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。已有众多像动力源这样的专精特新企业选择合思，在费用报销审核等方面实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果你也想让企业在财务数字化转型中取得成功，不妨选择合思，现在可以免费试用合思的财务数字化解决方案，开启费用报销审核的全新变革之旅。
