在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。好想你健康食品股份有限公司，作为一家成立于1992年，并于2011年在深交所中小板成功上市的红枣行业领军企业，也在档案管理领域寻求着变革之道。而合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，其推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，成为了好想你档案管理革新的得力助手。下面，就让我们一同深入了解这一合作背后的故事，探寻合思电子会计档案解决方案如何为好想你带来全新的改变，同时感受“安全的报销数据存储”在其中的重要意义。
好想你档案管理困境重重
-
数据核对耗时费力
在传统的财务归档工作中，好想你公司的财务人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一笔业务的档案资料都需要人工仔细核对，这不仅极大地消耗了人力，还难以避免档案遗失的情况发生。在这种繁琐的工作模式下，“安全的报销数据存储”成为了一种奢望，因为数据的准确性和完整性都难以得到有效保障。 -
纸质档案查找艰难
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找工作变得异常困难。当需要查阅某一份档案时，工作人员往往需要耗费大量的时间在堆积如山的档案中寻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅影响了工作效率，还可能导致重要业务因档案查找不及时而受到延误。而“安全的报销数据存储”在纸质档案管理模式下，由于缺乏有效的存储和检索手段，难以真正实现。 -
管理成本居高不下
大量的纸质档案管理，对空间和人力都提出了巨大的要求。公司需要专门的档案室来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了公司的运营成本。而且，随着公司业务的不断发展，档案数量的不断增加，管理成本也在持续攀升。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，这显然不满足公司日益严格的管理要求。“安全的报销数据存储”在这种高成本、低效率的管理模式下，面临着诸多挑战。
合思方案破解管理难题
-
打破数据壁垒 实现便捷联查
合思电子会计档案解决方案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过系统接口，将好想你不同业务系统的数据进行整合，确保所有数据都来自同一个源头。这为财务人员提供了便捷的利用方式，他们可以通过一键联查功能，快速获取所需的档案信息，工作效率得到了有效提升。在这个过程中，“安全的报销数据存储”得到了有力保障，因为所有的数据都在一个统一的平台上进行管理，数据的安全性和准确性得到了显著提高。 -
自动组装档案 提升审计效率
合思解决方案实现了档案的自动组装，在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。系统利用先进的技术和算法，自动对单据、发票、回单和凭证进行匹配和组装，减少了人工干预，降低了人为错误的发生概率。这不仅使得审计工作更加准确、高效，还为公司的合规运营提供了有力支持。“安全的报销数据存储”在自动组装和审计过程中，能够确保数据的完整性和准确性，为公司的财务管理提供坚实的基础。 -
实物高效管理 精准定位查找
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思实现了电子与实物档案的高效匹配。每个实物档案都有对应的二维码，查阅者只需查询电子档案，就可以精准定位实物档案的位置。这使得档案的查找和借阅变得轻松快捷，节省了大量的时间和精力。同时，这种管理方式也提高了实物档案的安全性，减少了档案遗失和损坏的风险。“安全的报销数据存储”在实物档案管理中，通过电子与实物的精准关联，进一步提升了数据的安全性和可追溯性。
合思方案实施有条不紊
-
整合业务数据 确保同源共享
合思凭借其广泛连接的生态，通过系统接口将好想你不同业务系统的数据进行整合。无论是采购系统、销售系统还是财务系统的数据，都能够在合思档案管理平台上实现同源共享。这一过程不仅确保了数据的一致性和准确性，还为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。在数据整合的过程中，“安全的报销数据存储”得到了充分的保障，因为所有的数据都在一个安全可靠的平台上进行存储和管理。 -
智能匹配组装 减少人工干预
利用先进的技术和算法，合思系统自动对单据、发票、回单和凭证进行匹配和组装。这一过程无需人工过多干预，大大减少了人工操作带来的错误和耗时。系统能够快速准确地识别和匹配相关数据，确保档案的完整性和准确性。“安全的报销数据存储”在智能匹配组装过程中，通过系统的自动化处理，进一步提高了数据的安全性和可靠性。 -
建立虚拟库房 关联电子实物
合思为好想你建立了虚拟档案库房，并为每个实物档案生成对应的二维码。通过二维码技术，实现了电子与实物档案的精准关联。这使得档案的管理更加高效、便捷，同时也提高了档案的安全性和可追溯性。在虚拟档案库房中，“安全的报销数据存储”得到了全方位的保障，无论是电子数据还是实物档案，都能够得到妥善的管理和保护。
合思方案带来显著效益
-
大幅减少人工耗时
合思电子会计档案解决方案的实施，为好想你带来了显著的效益。在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力和时间进行的档案核对、查找等工作，现在通过系统的自动化处理，能够快速高效地完成。这不仅提高了员工的工作效率，还让员工有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。“安全的报销数据存储”在减少人工耗时的同时，也降低了人为错误的发生概率，进一步保障了数据的安全。 -
降低总部管理耗时
总部在接收和管理档案方面，减少了80%的管理耗时。通过合思档案管理平台，总部可以实时获取各部门的档案信息，无需再等待纸质档案的传递和整理。这使得总部的管理更加高效、便捷，能够及时做出决策。“安全的报销数据存储”在总部管理中，确保了数据的及时传递和准确获取，为总部的决策提供了有力支持。 -
优化借阅管理耗时
在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过电子档案系统快速查询和借阅所需档案，无需再到档案室进行繁琐的查找和登记。这不仅提高了借阅效率，还减少了档案损坏和遗失的风险。“安全的报销数据存储”在借阅管理中，通过电子档案的形式，确保了数据的安全和可追溯性。 -
预计节约综合成本
通过实施合思解决方案，好想你预计每年可以减少综合成本20万元。这主要体现在人力成本、存储空间成本以及档案管理设备成本等方面的降低。在当前经济环境下，企业的成本控制至关重要，合思方案的实施为好想你带来了实实在在的经济效益。“安全的报销数据存储”在节约成本的同时，也为企业的可持续发展提供了有力保障。
好想你高度评价合思方案
好想你公司对合思电子会计档案解决方案给予了高度评价。合思档案系统有效解决了公司档案管理中的难题，大大提高了工作效率。数据的同源性和关联性使得审计工作更加便捷，为公司的合规运营提供了有力支持。实物档案的高效管理让查找和借阅变得轻松，节省了大量时间和精力。“安全的报销数据存储”在好想你公司的档案管理中得到了充分的体现，为公司的财务管理和业务发展提供了坚实的保障。
在当今竞争激烈的市场环境中，企业的数字化转型势在必行。合思秉承以客户为中心的服务理念，已帮助7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨选择合思，让合思电子会计档案解决方案为您的企业带来全新的改变。欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多合思财务数智化服务，还可以免费试用，体验“安全的报销数据存储”带来的便捷与高效。
