在科技飞速发展的时代，企业的数字化转型已成为必然趋势。北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研之旅。然而，尽管付出了诸多努力，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距。在此背景下，一款高效的电子报销工具显得尤为重要，而合思提供的解决方案，就如同一场及时雨，为动力源的财务数字化转型带来了新的希望。
转型痛点：数字化迷宫中的困境
-
操作体验差合规难题凸显
动力源在财务数字化转型过程中，多系统操作体验差和手工录入合规难的问题十分突出。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还降低了工作效率。而财务人员在处理报销数据时，需要手工将数据录入系统，发票的验真、查重也都依靠手工进行。这样一来，假票、错票、重票的情况就难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。 -
系统割裂数据滞后之殇
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化。系统的割裂和数据的分散，使得动力源在财务数字化转型的道路上陷入了信息滞后的困境。 -
业务复杂报销稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的业务模式和报销方式，给财务工作带来了巨大的挑战。 -
组织繁复流程统一难题
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。这种组织架构和业务流程的复杂性，进一步阻碍了动力源财务数字化转型的步伐。
合思方案：破解转型难题的密钥
-
系统集成数据同步之道
合思为动力源提供的解决方案，在系统集成方面表现出色。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思电子报销工具进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思电子报销工具同步。这样一来，就实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的数据壁垒。 -
无需报销提升员工幸福感
合思的电子报销工具实现了无需报销的模式，业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档，大大提高了财务工作的效率。 -
强大连接打破数据流转壁垒
合思电子报销工具的系统连接能力非常强。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。
实施步骤：稳扎稳打的转型之路
-
系统梳理确定同步方向
合思与动力源展开合作后，首先对动力源现有的多系统进行了全面梳理。通过深入了解动力源的业务流程和数据需求，确定了需要同步的数据和流程。这一步骤为后续的系统集成和对接奠定了坚实的基础。 -
数据对接确保准确同步
按照系统集成的方案，合思将HR系统和BPM系统的数据与合思电子报销工具进行了对接。在对接过程中，严格把控数据的准确性和完整性，确保数据能够准确同步。通过这一举措，实现了动力源各系统之间的数据互通，为财务数字化转型提供了有力的数据支持。 -
员工培训提升使用体验
为了让员工能够更好地使用合思电子报销工具，合思对员工进行了全面的培训。培训内容包括无需报销的流程和操作方法等方面，使员工熟悉新的报销模式和操作流程。通过培训，员工的使用体验得到了显著提升，工作效率也随之提高。 -
持续优化满足实际需求
在实施过程中，合思不断优化系统的功能和流程。根据动力源的实际需求，对系统进行调整和完善。通过持续的优化，确保合思电子报销工具能够更好地适应动力源的业务发展，为动力源的财务数字化转型提供更加优质的服务。
转型成果：数字化转型的显著成效
-
操作革新效率成本双优化
合思电子报销工具实现了多系统集成，数据互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%；会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这一成果不仅提高了员工的工作效率，还为企业节约了大量的成本。 -
员工体验流程简化提升
对于员工来说，合思电子报销工具带来了诸多便利。申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大地缩短了员工填报时间，如拍照、扫码、录入等环节都变得更加便捷，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费还可以多渠道同屏比对，全场景无需垫资，减轻了员工的经济压力。 -
财务合规压力释放价值提升
在财务方面，合思电子报销工具使得审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，提升了财务工作的价值。 -
管理决策实时管控精准高效
对于企业管理者来说，合思电子报销工具实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思电子报销工具，我们将为您提供专业的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思电子报销工具，开启企业财务数字化转型的新篇章。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
