在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键要素。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，自1995年成立以来，凭借其在数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块的卓越表现，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，其产品更是广泛应用于国家重点建设项目，并在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着业务的不断拓展，动力源在财务数字化和报销文档管理方面面临着诸多挑战。而合思的出现，为动力源解决这些难题提供了有力支持，也为众多企业的财务数字化转型提供了成功范例。
动力源：业务发展下的报销文档管理困局
动力源早在2011年就积极开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。但随着时间的推移，这些系统在实际运行中逐渐暴露出诸多问题。
首先，多系统操作体验差，报销文档管理流程复杂。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还容易出现信息错误。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入，并且要花费大量时间进行发票验真、查重等基础工作，导致工作效率低下。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后是动力源面临的另一个难题。同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动，这使得财务制度难以有效落地。同时，数据报表依赖手工统计，不仅准确性难以保证，而且无法及时为企业决策提供支持。
此外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，这进一步增加了报销文档管理的难度。
合思方案：多维度击破报销文档管理痛点
面对动力源在报销文档管理方面的困境，合思凭借其专业的解决方案和强大的技术实力，为动力源量身定制了一套全面的财务数字化解决方案。
– 系统集成：数据同步打造高效报销文档管理基础
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为报销文档管理提供了准确的数据支持。通过系统集成，打破了不同系统之间的壁垒，使得数据能够在各个系统之间顺畅流通，提高了报销文档管理的效率。
– 无需报销：创新模式重塑报销文档管理流程
合思为动力源引入了无需报销模式。业务人员因公消费时免垫资、免开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种创新模式不仅简化了报销流程，减少了员工和财务人员的工作量，还提高了报销文档管理的准确性和合规性。
– 系统连接：强大能力打破报销文档管理数据壁垒
合思凭借其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这使得报销文档管理更加智能化、自动化，为企业的财务管理提供了有力支持。
方案实施：稳步推进报销文档管理变革
合思解决方案的实施是一个循序渐进的过程，旨在确保动力源能够顺利实现报销文档管理的变革。
– 系统集成先行：搭建数据同步桥梁
首先，合思完成了动力源HR系统、BPM系统等与合思费控的数据同步。通过对系统的深入调研和分析，合思的技术团队制定了详细的集成方案，并进行了严格的测试和优化，确保数据能够准确、及时地在各个系统之间传输。这为后续的报销文档管理工作奠定了坚实的基础。
– 无需报销推广：规范消费报销流程
在系统集成完成后，合思开始推行无需报销模式。通过组织培训和宣传活动，引导员工使用合思商城进行因公消费，规范消费流程。同时，合思的客服团队为员工提供了及时的技术支持和咨询服务，帮助员工解决在使用过程中遇到的问题。随着员工对无需报销模式的逐渐熟悉和接受，报销文档管理的效率得到了显著提升。
– 系统连接优化：保障数据实时流通
为了确保各系统间数据的实时流通和高效处理，合思持续对系统连接进行优化。通过不断监测系统运行情况，及时发现并解决数据传输过程中出现的问题。同时，根据动力源的业务需求和发展变化，对系统进行功能扩展和升级，以满足企业不断增长的报销文档管理需求。
显著成果：报销文档管理全面升级
经过一段时间的实施和优化，合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益。
– 操作体验革新：效率大幅提升
多系统集成实现了数据互通，操作体验得到全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅减轻了员工的负担，还提高了员工的工作积极性和满意度。
– 成本节约：人员工作量缩减
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再花费大量时间进行发票校验真伪等基础工作，而是可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
– 员工体验提升：流程简化便捷
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，为员工提供了更加便捷的消费体验。
– 财务管控加强：合规结算统一
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，能够更好地履行财务管理职责。
客户评价：高度认可报销文档管理解决方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信任。
行动号召：开启免费试用，拥抱财务数字化未来
众多像动力源这样的专精特新企业，通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临报销文档管理等财务数字化难题，不妨选择合思，让有限更有效。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其为企业带来的变革和提升，开启财务数字化转型的新征程。
