在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力众多企业挖出更多净利润。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。下面，我们以某世界 500 强旗下教育服务品牌为例，深入了解合思在助力企业财务数字化转型方面的能力和成果。
业务困局亟待破局
该教育服务品牌作为行业内具有一定代表性和影响力的企业，在业务发展过程中却面临着诸多财务管理难题。
企业的业务系统和财务系统繁多，且相互独立，数据无法互通。这使得结构化数据的提取变得困难重重，尤其是在差旅费用审批环节，涉及到的各类数据分散在不同系统中，难以整合和分析，导致审批流程繁琐且效率低下。
电子发票的处理更是让财务人员头疼不已。打印、查重、验伪等操作不仅耗时费力，还浪费了大量纸张。实物存档不仅占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，增加了成本，而且档案损坏的情况时有发生，让企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，需要花费大量的时间和精力。而且，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产的利用率极低。在差旅费用审批时，查找相关凭证资料变得异常困难，严重影响了审批效率。
合思方案精准施治
针对该企业面临的种种问题，合思推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案。
该方案能够广泛连接异构系统，无需开发成本即可介入，确保档案应收尽收。方案涵盖了档案数据来源管理，包括电子档案、自研 OA 等；接口传输，如影像支撑、外部设备扫描、人工上传；以及自动归档，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理等环节。
会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等各类档案。强大的规则引擎自定义搭建，能够实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。在差旅费用审批方面，该方案能够快速整合相关数据，提高审批的准确性和效率。
实施步骤有条不紊
合思在实施电子化会计档案管理方案时，采取了一系列有条不紊的步骤。
首先，利用自动封装接口（40 种 +）连接企业的自研 OA 等系统，实现数据的采集和整合。这样，差旅费用审批所需的各类数据能够集中到一个平台上，方便进行统一管理和分析。
接着，通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式，将各类档案数据录入系统。无论是电子发票还是纸质凭证，都能够快速准确地进入系统，为后续的审批和管理提供基础。
系统进行智能组单、四性检测等操作，完成档案的自动归档。同时，对电子档案和实物档案进行管理，确保档案的完整性和安全性。
最后，建立权限监控机制，确保档案的安全和合规使用。同时，提供档案借阅、移交、鉴定、销毁等功能，方便企业对档案进行全生命周期管理。在差旅费用审批过程中，权限监控机制能够确保只有授权人员才能查看和处理相关数据，提高了数据的安全性。
显著成效彰显实力
通过合思电子化会计档案管理方案的实施，该企业取得了显著的成果和效益。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。在差旅费用审批方面，流程变得更加简洁，审批时间大幅缩短。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，大幅提升了档案的查阅效率和利用率。财务人员在进行差旅费用审批时，能够快速准确地找到所需的凭证和资料，提高了审批的准确性。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这意味着企业在差旅费用审批等财务管理工作中，能够用更少的人力完成更多的任务。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，进一步提升财务管理的效率和水平。
客户盛赞见证价值
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。
他表示，合思的解决方案有效解决了企业会计档案管理的难题，提高了财务管理效率，降低了成本。尤其是在差旅费用审批方面，让整个流程变得更加顺畅和高效。
对合思系统的功能和服务，企业也给予了充分肯定。认为其能够满足企业的需求，并且在技术和服务方面具有较强的优势。合思的系统操作简便，易于上手，为企业的财务人员减轻了工作负担，同时也提高了数据的准确性和安全性。
通过与合思的合作，企业在财务数字化转型方面取得了显著的进展，提升了企业的竞争力和管理水平。
在当前经济环境下，企业要想在激烈的市场竞争中脱颖而出，实现财务数字化转型势在必行。合思具有丰富的功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集、审核对账等，能够为企业提供全方位的财务收支管理服务。
合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。同时，拥有强大的集成能力，能够与其他系统无缝对接。合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。
如果您的企业也想在差旅费用审批等财务管理方面提升效率，实现财务数字化转型，不妨来免费试用合思的产品和服务，开启企业财务管理的新篇章。
