在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，在这场转型之路上也经历了诸多挑战。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，公司入选北京市专精特新“小巨人”企业。动力源拥有约2400名员工，8家子公司，全国30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心。如此庞大的企业规模和复杂的组织架构，在财务数字化方面面临着不小的挑战，尤其是差旅账单管理问题日益凸显。
动力源财务数字化痛点：差旅账单管理困境凸显
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自研系统整合难题与传统报销弊端
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，这些系统带来的并非是便捷，而是整体流程复杂、系统壁垒高的问题。员工在进行申请单提交时，需要在各系统间频繁切换，耗费大量时间和精力。而财务人员在处理报销数据时，只能手工录入，发票验真、查重也都依靠手工操作。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对等基础性工作占据了财务人员大量的时间，差旅账单管理效率低下。 -
系统割裂与数据分散之殇
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，在差旅账单管理方面无法对业务运营及时操偏，企业的决策也因此受到影响。 -
业务复杂与报销模式多样挑战
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。差旅报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式也不同，如机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了差旅账单管理的难度。 -
组织架构复杂与流程繁复困扰
公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，差旅账单管理混乱。
合思解决方案：破解差旅账单管理难题
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系统集成：打破数据孤岛
合思在系统集成方面展现出强大的能力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作，为差旅账单管理提供了坚实的数据基础。 -
无需报销：重塑商旅出行流程
合思的无需报销模式具有颠覆性。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，极大地简化了差旅账单管理流程。 -
强大系统连接能力：畅通数据流转
合思凭借Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为差旅账单管理提供了高效的技术支持。
方案实施步骤：稳步推进差旅账单管理变革
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系统集成先行
合思首先进行系统集成工作，将动力源现有的HR、BPM等系统与合思费控进行对接，实现数据同步。这一步骤为后续的差旅账单管理优化奠定了基础，让各个系统之间的数据能够流畅交互。 -
推广无需报销模式
在系统集成完成后，合思开始推广无需报销模式。让员工了解因公消费免垫资、免开票等便利，同时加强财务对账、结算等流程的自动化处理。通过培训和宣传，让员工逐渐适应新的差旅账单管理模式。 -
对接第三方系统
利用系统连接能力，合思与第三方系统进行标准化对接，确保业务数据的跨系统同步应用。这使得企业的差旅账单管理能够与其他业务环节更好地协同，提高整体运营效率。
实施成果：差旅账单管理成效显著
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多系统集成革新操作体验
动力源实施合思解决方案后，多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。在差旅账单管理方面，员工和财务人员都感受到了前所未有的便捷。 -
员工体验大幅提升
员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在差旅过程中更加轻松，差旅账单管理不再是负担。 -
财务工作减负增效
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作，差旅账单管理更加高效准确。 -
管理决策更加科学
管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，差旅账单管理为企业决策提供了有力支持。
动力源评价：认可合思差旅账单管理方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在差旅账单管理方面解决方案的高度认可。
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