在当今数字化浪潮汹涌的时代，电子凭证数字化转型已成为大势所趋。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开展全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日已全面覆盖全国 36 省区市。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准，这标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。然而，电子凭证全面数字化应用仍面临着诸多挑战，存在多重数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。
合思，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供全方位的财务数智化服务，助力企业从容应对电子凭证数字化转型的挑战。接下来，让我们通过一个实际案例，深入了解合思解决方案的强大效能。
数字阅读巨头的会计档案文档管理困境
某知名头部数字阅读品牌，在行业内占据着重要地位。然而，随着企业的不断发展，其在会计档案文档管理方面却面临着重重挑战与痛点。
该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生，给企业的财务管理带来了巨大压力。
在日常工作中，每个财务月均需处理单据量达 500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极其低下，无法将更多的精力投入到更有价值的财务管理工作中。
同时，全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这造成了每月大量的纸张浪费。不仅增加了企业的运营成本，也不符合环保理念。
此外，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。业务人员在借阅历史资料时，需要在海量纸质文件中翻找，效率极低，无法适应企业快速扩张的需求。这种传统的会计档案文档管理方式，已经成为企业发展的绊脚石。
合思定制：会计档案文档管理破局之策
面对该企业在会计档案文档管理方面的困境，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。
合思的解决方案助力企业完成了业财平台建设，保障了财务的准确性，使企业能够顺利通过审计，符合上市要求。同时，提升了财务的及时性，结账时间从 T + 15 提升到 T + 7，年底预计可达到 T + 5。这意味着企业能够更及时地掌握财务状况，做出更明智的决策。
该解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公。这不仅提高了员工的工作体验，体现了企业管理以人为本的理念，也使得企业的费用管理更加高效、透明。
在合规方面，发票 OCR 识别验真功能有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。同时，保证财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为企业的会计档案文档管理提供了坚实的合规保障。
合思方案：会计档案文档管理焕新成效
通过应用合思的解决方案，该企业在会计档案文档管理方面取得了显著的成果。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通，大大提高了工作效率。同时，提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，进一步提升了实物档案查找效率，使企业的会计档案文档管理更加便捷、高效。
在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况，降低了企业的费用支出。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，提高了人力利用率。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费，同时减少了财务档案空间占用，节约了空间成本，为企业实现了实实在在的降本增效。
在合规方面，发票 OCR 识别验真有效保障了企业费用合规，审批流转路径清晰可视有效管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为企业的合规运营提供了有力保障。
在先进性方面，合思的解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材，实现了绿色办公。同时，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，使企业在会计档案文档管理方面走在了行业前列。
合思的解决方案帮助企业在会计档案文档管理方面实现了增效、降本、合规等多方面的成效，完成了业财平台建设，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化，是未来企业数字化转型的必然趋势。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供全方位的服务保障。如果您的企业也想在会计档案文档管理方面实现数字化转型，提升管理效率和效益，欢迎拨打 400 – 105 – 6505，或访问 www.hosecloud.com 了解合思的解决方案，还可以免费试用，积极拥抱电子凭证数字化转型的浪潮。
