在企业的财务管理领域，档案管理一直是至关重要却又面临诸多挑战的环节。随着时代的发展，尤其是2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管常常为纸质档案管理成本巨大而烦恼，大量的纸质档案不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据折磨，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复。业务人员也有自己的困扰，出差、招待后的报销，纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗时。
即便企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依旧存在，数据存储也依赖线下载体。而且，传统的数据管理方式已经无法满足海量电子数据的存储与应用需求，企业内外部产生的电子数据呈现出爆发式增长。
正是在这样的背景下，合思档案应运而生，致力于解决行业痛点，为企业提供完善的档案数字化流程解决方案。
合思档案：多元方案满足档案管理需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能够满足不同企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
单套制解决方案为企业带来了极大的便利。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，既有实物流转，又有电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整，全面反映企业经营业务。
档案扩展解决方案则给予企业更多的自主性。企业可以自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，有力保障了财务合规。在档案数字化流程中，这些解决方案为企业提供了全面而灵活的选择。
合思档案核心功能：助力高效档案管理
合思档案拥有多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等一系列核心功能，这些功能在档案数字化流程中发挥着重要作用，为企业带来了显著的效益。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，它还支持手动采集和自主补录，满足企业多样化的采集需求。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，进行“四性检测 + 业务检测”。会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，大大减少了人工匹配的工作量。
档案管理功能具有权限管理精准管控、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等特点，能够满足档案不同阶段的管理要求。
档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索满足多场景查询需求，一站式预览穿透联查，支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，还能进行档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理。这些功能让企业在档案数字化流程中能够更加高效地利用档案资源。
合思档案应用案例：彰显解决方案成效
合思档案在不同企业的应用场景中展现出了强大的实力，通过实际案例证明了其解决方案的有效性和带来的管理成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效，例如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。在这个企业的档案数字化流程中，合思档案发挥了关键作用，让企业的档案管理焕然一新。
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，同时低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。这充分体现了合思档案在优化档案数字化流程方面的卓越能力。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W +/年。在该企业的档案数字化流程中，合思档案为企业节省了成本，提高了管理效率。
中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。这进一步证明了合思档案在不同行业档案数字化流程中的适用性和有效性。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。其服务地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还提供微信公众号二维码和微信小程序二维码。已有众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。
如果您的企业也正在为档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案，开启高效的档案数字化流程。现在就可以免费试用合思档案，体验它为您带来的全新档案管理解决方案。
