在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。众多企业在这一进程中面临着诸多挑战，下面让我们通过几个典型案例，来深入了解企业的困境以及合思给出的解决方案。
经典零食品牌的财务困境
某国民经典零食品牌，畅销市场30余年，年单据量高达2.6亿。其覆盖全国的销售版图，供应链极为复杂，多种销售渠道并行。管理流程横跨多个系统，不仅繁杂而且效率低下。差旅平台对账方案缺乏灵活性，面对核算精细化管理的高要求，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账使得财务价值难以释放。
事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。同时，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错，造成了高额的人力物力浪费。在数据归档标准方面，传统的方式难以满足企业对高效、准确归档的需求。
数字阅读品牌的管理难题
某知名头部数字阅读品牌，在财务管理上也存在着不少问题。数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大，这使得费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。
每个财务月均处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效极低。全业务数据均需打印成本，纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。而且票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张的需求，数据归档标准的不统一和不规范成为了阻碍企业发展的重要因素。
教育服务品牌的档案困境
世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。
实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低，数据归档标准的缺失使得档案管理陷入混乱。
合思为零食品牌定制方案
合思为国民经典零食品牌提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费通过差旅申请、业务审批后，可在合思商城订购或TMC订购。财务核算、记账通过对账结算中心，线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票、线下结算、手工记账。
在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。通过合思商城，实现便捷申请，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印；同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化；多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，为企业建立了规范的数据归档标准。
助力数字阅读品牌转型
为知名头部数字阅读品牌，合思提供无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。该方案确保了财务准确性，符合审计通过和上市要求，同时提升了财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。
通过合思的解决方案，逐步完成业财平台建设，从流程优化到系统对接，实现财务流程的数字化转型。在这个过程中，建立了统一的数据归档标准，使得企业的财务数据能够更加高效、准确地进行归档管理。
教育服务品牌的档案管理变革
针对世界500强旗下教育服务品牌，合思提供全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，通过多种接口传输，实现自动归档，涵盖智能组单、四性检测等多个环节。
会计类档案管理范围包括内部和外部多种档案类型，拥有强大的规则引擎自定义搭建，可实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒。利用合思的电子化会计档案管理方案，广泛连接异构系统，0开发成本介入，实现档案应收尽收，通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输，完成自动归档的各个环节，为企业制定了科学的数据归档标准。
零食品牌的显著成效
国民经典零食品牌在采用合思的解决方案后，取得了显著的成果。年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。
打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升，数据归档标准得到了有效执行。
数字阅读品牌的综合效益
知名头部数字阅读品牌在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。
在降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。同时，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，严格遵循了数据归档标准。
教育服务品牌的管理提升
世界500强旗下教育服务品牌年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。
通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，数据归档标准得以严格落实。
客户认可与信心
世界500强旗下教育服务品牌企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，这充分体现了对合思解决方案的认可和信心。合思的解决方案不仅满足了企业当前的需求，还为企业的未来发展奠定了坚实的基础，确保了数据归档标准的持续优化和有效执行。
行动号召
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等20多项主要功能。它能够帮助企业简化报销流程，提高财务管理效率，建立科学的数据归档标准。
合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，拥有良好的口碑和市场反响，与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。
如果您的企业也有财务数字化转型需求，希望建立规范的数据归档标准，可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号二维码或添加小助手二维码等方式联系合思。现在，您还可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的便捷与高效。
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