在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营和成本控制至关重要。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。然而，即便如此优秀的企业，也曾在财务档案管理方面面临诸多难题。合思的出现，为金牌橱柜解决了这些难题，实现了降本增效，让我们一同深入了解这背后的故事。
金牌橱柜的财务档案困境
- 会计档案的“孤岛”之困
金牌橱柜在业务发展过程中，会计档案散落于各个系统之中。这些档案数据难以有效利用，工作人员需要逐一打印各类档案，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架保存。每一项工作都耗费大量的时间和精力，使得财务档案管理的效率极为低下。 - 纸质档案的管理难题
财务部门在临时保管档案1年后，会将其移交至综合档案管理部门，存放在独立的档案室。公司主要以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案。随着业务的不断发展，档案数量急剧增加。年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。如此庞大的档案数量，导致装订配耗时预估达66天/年，档案查找耗时预估30天/年。同时，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年，高额的成本让企业负担沉重。合同与发票管理也在这繁琐的纸质档案管理中面临挑战，难以实现高效的查询和利用。
合思的智慧解决方案
- 打破数据壁垒 统一存储管理
合思为金牌橱柜提供的解决方案，首先着眼于打破数据孤岛。将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存、统一标准、统一管理。通过这种方式，使得原本分散在各个系统中的档案数据实现了集中化管理，为后续的高效利用奠定了基础。在合同与发票管理方面，也能实现统一的存储和管理，方便企业进行查询和核对。 - 搭建业务证据链条 实现业财一体
合思搭建了会计资料之间的关系，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。这意味着企业在进行财务核算和业务决策时，可以更加全面地了解业务的来龙去脉，提高决策的准确性和科学性。合同与发票管理也能更好地与业务流程相结合，确保每一笔业务都有完整的财务记录和合规的合同与发票支持。 - 数据聚合呈现 便捷高效查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。工作人员只需在系统中进行简单的操作，就能快速找到所需的档案信息，查阅便捷高效。这不仅提高了工作效率，还减少了人工查找档案时可能出现的错误。在合同与发票管理方面，企业可以快速查询到合同的执行情况和发票的开具、抵扣信息，及时掌握财务状况。 - 银行回单自动化 全面无纸化管理
海量银行回单自动采集、切割、组装，是合思解决方案的一大亮点。通过实现全面无纸化管理，企业不仅减少了打印成本和存储空间成本，还提高了档案管理的环保性。同时，无纸化管理也使得档案的存储和传输更加安全、便捷。在合同与发票管理方面，也可以逐步实现电子化，减少纸质合同与发票的使用，提高管理效率。
解决方案的实施之旅
- 技术对接 数据采集
合思运用自身强大的技术和平台优势，与金牌橱柜的各业务系统进行对接。通过自动化的方式，自动采集档案数据，确保数据的准确性和及时性。在这个过程中，合思的技术团队充分考虑了金牌橱柜的业务特点和需求，进行了个性化的配置和优化。合同与发票管理相关的数据也能准确无误地采集到系统中，为后续的处理和管理做好准备。 - 数据分类 凭证匹配
根据预设规则，合思对采集到的数据进行分类和处理。通过智能化的算法，完成凭证数据的自动匹配组装。这一过程不仅提高了工作效率，还减少了人工操作可能带来的错误。在合同与发票管理方面，也能实现合同与相关发票、凭证的自动匹配，确保财务数据的一致性和准确性。 - 关联配置 自动匹配
合思配置了档案关联规则，实现了不同系统、不同类别会计凭证的自动关联匹配及组装。这使得企业的财务档案管理更加规范化、标准化。在合同与发票管理方面，合同与发票之间的关联更加紧密，方便企业进行跟踪和管理。
显著的成果与效益
- 时间成本大幅降低
通过合思的解决方案，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。工作人员不再需要花费大量的时间在繁琐的档案匹配和查找工作上，可以将更多的精力投入到更有价值的工作中。在合同与发票管理方面，查询合同和发票的时间也大大缩短，提高了工作效率。 - 成本节省成效显著
预估节省总体成本30万+/年，这一数据直观地体现了合思解决方案为金牌橱柜带来的经济效益。打印成本、存储空间成本等的降低，让企业在财务档案管理方面的负担得到了有效减轻。合同与发票管理的成本也相应降低，提高了企业的盈利能力。 - 档案合规性全面提升
档案合规性达100%，这是合思解决方案的又一重要成果。通过规范化的管理和严格的审核机制，确保了企业的财务档案符合相关法律法规的要求。在合同与发票管理方面，也能保证合同的签订和发票的开具符合规定，降低了企业的法律风险。
客户的高度认可
金牌橱柜通过合思的解决方案，实现了档案数据的智能化管理。工作效率和准确性大幅提高，有效降低了成本。企业对合思的服务和方案非常满意，认为合思的解决方案不仅解决了企业当前面临的财务档案管理难题，还为企业的未来发展提供了有力的支持。在合同与发票管理方面，合思的解决方案也得到了金牌橱柜的高度认可，为企业的财务管理带来了质的飞跃。
行动号召
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在合同与发票管理方面，合思也有着丰富的经验和卓越的解决方案。如果您的企业也面临财务档案管理难题，特别是在合同与发票管理方面遇到挑战，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。您还可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的高效与便捷。让合思陪伴您的企业走向更加美好的未来。
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