在数字化浪潮风起云涌的当下，财务档案管理领域正经历着深刻变革。特别是随着数电票时代的来临，企业财务档案管理面临着前所未有的挑战。国家规划在2025年完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票呈现出快速扩张的态势。在收票方面，电子发票接收合法合规得到了多项政策支持；而在开票方面，其普及程度也在不断提高。
然而，在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着诸多档案管理难题。企业高管们头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量资金用于纸质凭证输出耗材，还需要庞大的档案室和档案柜存储空间，而且档案数据难以进行分析利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气，整理档案耗时费力，还需手动进行匹配核对。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐复杂，苦不堪言。
除此之外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本表现为纸质凭证输出耗材成本高和存储空间需求大；高隐形成本体现为手工装册归档的重复性工作量大以及查询调阅数据利用低效；高合规风险则是电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素损坏。
不过，国家政策为企业带来了新的转机。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。同时，电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环，这也为企业档案管理指明了方向。合思档案正是在这样的背景下应运而生，它为企业提供了一套完整的档案数字化流程解决方案。
量身定制：合思档案角色专属方案
合思档案针对不同角色提供了精准的解决方案，为企业打造了一套全面的档案数字化流程体系。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。在数电票时代，企业的财务档案数据蕴含着巨大的价值。合思档案通过先进的技术手段，将这些数据进行整合和分析，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。这不仅能够帮助企业降本增效，还能实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定基础。
归档员/财务人员在使用合思档案后，工作效率得到了显著提高。以往重复低价值的工作一去不复返，档案数据同源且全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，档案利用效率也大大提升，使他们能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放或回收。这使得财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统。它能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的档案数字化流程提供了强大的支持。
硬核实力：合思档案核心功能优势
合思档案的核心功能和优势，为企业的档案数字化流程提供了坚实的保障。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。同时，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案也支持手动采集，自主补录。例如，单张PDF大文件、多张回单/发票可以自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为企业的档案数据采集提供了多样化的选择。
智能制档功能让档案管理更加高效。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据。这一功能能够减少90%的人工匹配工作量，还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件是合思档案的又一创新。它能够自主采集结构化字段信息，让财务档案更“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为企业的档案数字化流程提供了可靠的质量保障。
实战典范：合思档案企业应用案例
合思档案在不同企业的成功应用案例，充分展示了其在档案数字化流程方面的卓越能力。
年单据量2.6亿的企业，曾经面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。例如，业务 + 财务数据穿透联查，管理自动化，企业成本降低等，还给出了具体的数据指标，为企业的档案数字化流程带来了质的飞跃。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，为企业在档案数字化流程方面树立了典范。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，还实现了成本效益的提升。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，让企业在档案数字化流程中尝到了实实在在的甜头。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育行业的档案数字化流程提供了成功经验。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，拥有众多客户的成功实践经验。客户对合思档案也给予了高度评价，如海亮教育完成数字化拼图后共享单位数量增加，作业人员增加少，凭证自动化率高；徐福记上线合思档案后全集团无纸化，管理效率大大提升；中交水规院单套制减少了成本，审计人员肯定其便利性和安全性；金牌橱柜与合思档案合作，查阅业务全貌便捷高效。
合思档案在北京、上海、杭州等多地设有地点，联系电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序可关注。如果您的企业也想实现财务档案管理的数字化转型，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用，开启属于您企业的档案数字化流程变革之旅。
