在数字化浪潮的席卷之下，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这意味着企业财务档案管理必须进行信息化的“升级改造”。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，传统的档案管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的要求。
在纸电混合的时代，企业各层级人员都在档案管理上遭遇了困境。企业高管为纸质档案管理的高额成本和巨大占地问题而烦恼，同时档案数据难以分析利用，犹如一座沉睡的宝藏无法被挖掘。财务人员则深陷档案数据的“汪洋大海”，大量的数据整理工作耗费时间，还需手动逐一匹配核对，苦不堪言。业务人员更是对报销纸质票据的繁琐流程感到无奈，宝贵的时间都浪费在了这些琐碎的事务上。
此外，企业在数字化推行过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存及数据存储线下载体的问题依然存在。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。传统纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；更有高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏等问题。
在这样的时代背景下，合思档案产品——发票归档系统应运而生，为企业提供了全面、高效的电子会计档案管理解决方案。
合思发票归档系统解决方案概览
合思发票归档系统为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。该系统广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
单套制解决方案是合思发票归档系统的一大亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。企业只需通过线上一套电子数据进行管理，就能确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，让企业对财务档案的掌控更加精准。同时，纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。会计档案不打印，保证了档案数据的完整、真实、合规，为企业节省了大量的成本。
档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。系统提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录，满足个性化的管理要求。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，让企业的财务档案管理更加安全可靠。
合思发票归档系统核心功能与优势
- 多源采集功能：灵活高效的数据获取
合思发票归档系统的多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，系统提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。
对于不满足系统集成要求的零散会计资料，系统支持手动采集和自主补录。提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等，让数据采集更加灵活高效。
- 智能制档功能：自动化组装与便捷查询
智能制档功能是合思发票归档系统的又一核心优势。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。
系统还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让制档过程更加透明可控。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
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专用格式版式文件功能：降低成本与增强扩展性
专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。系统支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，让档案的可扩展性更强。 -
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：保障数据质量
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，让企业对档案数据的质量更加放心。
合思发票归档系统应用场景与案例
- 某企业：实现业财一体与降本增效
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思发票归档系统为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。
通过使用该系统，企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理更加自动化。数据指标显示，关联匹配效率高，关联次数多，企业成本显著降低。
- 重型装备制造商：标准化落地与低碳环保
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思发票归档系统的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。
使用该系统后，企业整理匹配效率大幅提升，存储空间成本和纸张打印成本减少，为企业的可持续发展做出了贡献。
- 某企业：统一储存与全生命周期管理
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思发票归档系统的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。
成本效益对比显示，装订匹配耗时、利用耗时、打印成本和空间成本均大幅降低，预估节省总体成本30W + /年，为企业带来了实实在在的经济效益。
- K12民办教育集团：简化流程与高效管理
中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理和利用档案方面存在诸多问题。合思发票归档系统的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
系统实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育集团的档案管理带来了全新的体验。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思发票归档系统能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。
合思发票归档系统坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。众多客户如广东某高校、中交集团、好想味等选择合思发票归档系统，都取得了良好的效果。
合思发票归档系统在全国多地设有服务地点，提供电话400 – 105 – 6505咨询，官网为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。现在就行动起来，选择合思发票归档系统，开启企业财务档案管理的数字化新篇章，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。立即免费试用，体验合思发票归档系统的强大功能！
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