在企业数字化转型的浪潮中，财务数字化成为提升企业竞争力的关键一环。以北京动力源科技股份有限公司为例，合思财务数字化解决方案为其带来了显著的效率提升和成本节约成效。应用该方案后，动力源员工报销周期由漫长的4周缩减至1周以内，效率提升高达300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。接下来，让我们深入了解这一解决方案是如何为动力源带来如此巨大改变的。
动力源：数字化转型中的困境探索
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。公司规模庞大，拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设立了30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程。公司先后自建费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，转型之路并非一帆风顺，整体流程依然复杂，系统之间存在较高的壁垒，与预期的数字化效果差距较大。
到了2021年，动力源在财务报销方面面临着诸多问题。多系统操作体验差，员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，浪费了大量时间和精力。报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能手工进行，这导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将精力投入到更有价值的工作中。
同时，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也十分严重。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。在发票监控及追踪方面，由于缺乏有效的系统支持，财务人员难以准确掌握发票的流向和状态，增加了财务管理的风险。
合思方案：打破壁垒重塑财务流程
面对动力源的诸多问题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案。
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系统集成：打通数据孤岛
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰。在发票监控及追踪方面，系统集成使得发票数据能够在各个系统之间顺畅流通，财务人员可以更方便地对发票进行监控和追踪，及时发现异常情况。 -
无需报销模式：提升员工与财务体验
合思引入了无需报销模式，这一模式给业务人员和财务人员都带来了极大的便利。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定，实现了消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作不仅提高了工作效率，还降低了人为错误的风险。在发票监控及追踪方面，无需报销模式使得发票的处理更加规范和透明，财务人员可以实时掌握发票的处理进度，确保发票的合规性。 -
强大连接能力：加速业务流转
合思系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计效率。在发票监控及追踪方面，这种强大的连接能力使得发票数据能够及时反馈到各个相关系统中，方便财务人员和管理者进行监控和决策。
显著成效：效率提升与成本节约
合思的解决方案为动力源带来了显著的成效与成果。
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整体效率飞跃
员工报销周期从漫长的4周缩短至1周以内，效率提升300%，这一变化让员工能够更快地获得报销款项，提高了员工的满意度。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%，为企业节省了大量的人力成本。在发票监控及追踪方面，由于系统的优化和自动化处理，发票处理效率大大提高，财务人员可以更及时地发现和解决发票问题，降低了企业的财务风险。 -
员工体验升级
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费时，多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在工作中更加轻松自在。在发票监控及追踪方面，员工无需再为发票的管理和提交而烦恼，系统会自动处理相关流程，员工可以更专注于业务工作。 -
财务压力减轻
财务人员的工作也发生了巨大的变化。审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持。在发票监控及追踪方面，财务人员可以通过系统实时掌握发票的状态和流向，及时发现异常情况并进行处理，提高了财务管理的效率和准确性。 -
管理决策优化
在管理层面，合思解决方案实现了事中控制、事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在发票监控及追踪方面，管理者可以通过系统了解发票的整体情况，为企业的财务管理提供有力支持。
动力源反馈：认可合思专业服务
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始。这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和对双方合作的信心。在发票监控及追踪方面，合思的解决方案满足了动力源对发票管理的需求，帮助企业更好地控制财务风险。
未来展望：携手共进共创辉煌
展望未来，合思将继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在发票监控及追踪方面，合思也将不断优化系统功能，为动力源提供更加高效、准确的发票管理服务。
众多像北京动力源科技股份有限公司这样的企业都通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果你也想让企业财务更高效，不妨选择合思，现在可以免费试用我们的解决方案，开启企业财务数字化转型的新篇章。
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