在数字化浪潮的席卷下，数电票时代已然来临。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这让企业财务档案管理直面新的挑战，信息化建设亟待加强。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”，才能适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业各层级人员在档案管理方面都面临着诸多难题。企业高管头疼于纸质档案管理成本高、占地大，且数据难以分析利用；财务人员每天要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还枯燥繁复；业务人员则深陷报销纸质票据流程繁琐的困境。传统的纸质档案管理更是存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。比如，纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。
不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。但企业在推行数字化的过程中，在归档、储存环节仍未完全解决纸质文件储存问题，需要保证档案原生性以确保财务档案管理合规，实现企业全面数字化。而合思档案产品的出现，就如同一场及时雨，为企业解决这些痛点带来了希望。
合思档案：多元方案，满足企业不同场景档案管理需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的档案数字化流程提供了全方位的支持。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。企业可以通过线上一套电子数据进行管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。企业无需打印会计档案，就能做到应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规，简化了档案数字化流程。
档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，配置不同档案类型归档接口，让档案数字化流程更加贴合企业实际情况。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它能依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为档案数字化流程提供了坚实的保障。
合思档案：核心功能凸显高效便捷合规优势
合思档案在档案数字化流程中，凭借其多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等核心功能，展现出了高效、便捷、合规的特点。
多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持手动采集和自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，让档案数字化流程的数据源更加丰富和全面。
智能制档功能通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也能可视化展示。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，优化了档案数字化流程中的制档环节。
档案管理功能在权限管理、档案目录和档号编制方面都有出色表现。权限管理可以精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统还根据国家发布的档案行业标准预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展，确保档案数字化流程中的管理环节规范有序。
档案应用功能实现了多维检索，能满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。通过智能搭建多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还提供多场景档案应用，包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，让档案数字化流程在应用环节更加高效。
合思档案：多企业应用彰显实际价值
众多企业在使用合思档案后，都取得了显著的成效，充分证明了合思档案在档案数字化流程中的实际价值。
某企业年单据量高达2.6亿，之前面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。不仅简化了装订流程，还能1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理自动化让企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达到350亿次，单据与单据关联次数达到800亿次，大大优化了该企业的档案数字化流程。
一家世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，业务完整性检测，单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年，为该企业的档案数字化流程带来了巨大的变革。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务，自定义扩展；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，能快速核查档案关系链条是否完整匹配；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，让该企业的档案数字化流程更加顺畅。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间、易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、借还状态更新不及时等问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，完善了该企业的档案数字化流程。
在当前企业面临诸多档案管理挑战的情况下，合思档案无疑是企业的得力助手。它能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，实现应收尽收，满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案拥有多种计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，且国家四部委官方试点100%成功验收，具备强大的技术实力和安全保障。
如果您的企业也想解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型，不妨选择合思档案。现在点击官网www.hosecloud.com或拨打400 – 105 – 6505，即可免费试用，开启高效的档案数字化流程。
