合思发票归档系统：开启企业财务档案管理数字化新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理直接面对新的难题，信息化建设亟需加强。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业各层级人员也面临着诸多困境。企业高管承受着纸质档案管理成本高昂的压力，不仅存储占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用；财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时费力，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁琐；业务人员出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程复杂，浪费大量时间。同时，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，造成企业资源的浪费。而手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用，导致内部协作滞后，隐形成本也不容小觑。

面对这些痛点，合思发票归档系统应运而生，为企业提供了全面、高效的财务档案管理解决方案。

多样方案满足多元需求

合思发票归档系统提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该系统广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，通过线上一套电子数据进行管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案无需打印，真正做到应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

强大功能构建管理闭环

合思发票归档系统拥有多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等一系列强大功能。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，还支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，提供多种便捷手动数据补录方式。

智能制档通过规则引擎，实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%的人工匹配工作量。

档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

档案应用实现多维检索，满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。同时，提供一站式预览和穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

核心亮点凸显卓越优势

合思发票归档系统具备多个核心亮点，为企业的财务档案管理带来了质的飞跃。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。会计凭证资料的版式文件配置，支持自定义企业专用、个性化版式文件。档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件也可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，更加“灵活”。

多重价值助力企业发展

合思发票归档系统为企业带来了显著的价值。

在降本增效方面，该系统让企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%。

它是电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，实现了企业全面数字化的“最后一公里”。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现档案数据的价值利用。通过多维检索和一站式预览、穿透联查，企业能够更好地分析和利用档案数据。

实现资源重组，助力企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为企业决策数智化提供支持，提升财务服务效率。

典型场景彰显实用价值

合思发票归档系统在不同角色的应用场景中都发挥着重要作用。

对于CEO/高管而言，可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

外部审计时，可以实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

成功案例见证卓越成效

众多企业通过使用合思发票归档系统，解决了财务档案管理的难题，取得了显著的成效。

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思发票归档系统提供多系统采集数据，确保业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难的问题。合思发票归档系统的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范的问题。合思发票归档系统的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效显著，统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，实现数据共享，全生命周期管理可控，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，在采集、存储、整理、利用环节都存在问题。合思发票归档系统的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位凸显独特优势

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

合思发票归档系统具有强大的技术优势，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。其自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供更全面、更优质的服务。

合思发票归档系统能够为企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用，是企业数字化建设的必然选择。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思发票归档系统将不断创新和完善，为企业提供更加优质、高效的财务档案管理解决方案，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。

如果您想体验合思发票归档系统带来的高效财务管理，现在就可以免费试用。欢迎广大企业选择合思发票归档系统，拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，也可通过微信公众号和微信小程序与我们联系，开启企业财务档案管理的数字化新时代。