在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，数电票正以前所未有的速度在企业间快速扩张，企业数字化转型也成为了发展的必然趋势。然而，传统财务档案管理却在这一进程中逐渐暴露出高成本、低效率和高合规风险等诸多痛点。合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如一颗璀璨的新星应运而生，致力于帮助企业攻克这些难题，实现财务档案管理的数字化转型。
产品背景与行业痛点：电子发票使用下的管理困局
随着2025年数电票全覆盖目标的稳步推进，企业在电子发票使用过程中的财务档案管理面临着全新的挑战。政策层面，电子发票的接收和开票都有了更为严格和细致的新规定，数电票的管理要求也独具特殊性。据统计，高达90%的企业在纸电混合时代遭遇了各种各样的问题。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，数据难以进行有效的分析和利用。大量的纸质档案占据了宝贵的存储空间，每年用于耗材和存储的费用如同无底洞一般。而且，想要从堆积如山的纸质档案中提取有价值的数据，简直如同大海捞针，这使得企业决策缺乏精准的数据支持。
财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作压得喘不过气来。每一张电子发票都需要仔细核对和整理，稍有不慎就可能出现错误。档案数据的庞大和整理工作的繁琐，让他们的工作效率大打折扣，加班成为了家常便饭。
业务人员在电子发票使用和报销流程中也深感困扰。繁琐的报销流程不仅耗费了他们大量的时间和精力，还容易出现报销进度缓慢、信息不透明等问题。
传统纸质档案管理除了上述问题外，还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等弊端。显性成本如耗材和存储成本，随着企业业务的不断发展，这些成本也在不断攀升。隐形成本方面，手工装册和查询困难让档案管理的效率低下，大量的人力和时间被浪费在这些繁琐的工作上。而高合规风险更是让企业头疼不已，电子凭证管理不善容易导致数据丢失和泄露，纸质档案易损坏也给企业带来了潜在的风险。
解决方案概述：合思档案破解电子发票使用管理难题
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，全方位满足不同企业在不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管来说，合思档案能够帮助企业沉淀数据资产。在电子发票使用过程中，大量的数据被收集和整理，通过合思档案的管理，这些数据可以转化为有价值的资产，为企业决策提供有力支持。同时，保障合规管理，确保企业在电子发票使用和档案管理方面符合国家政策要求，避免因合规问题带来的风险。助力决策数智化，通过对档案数据的分析和挖掘，为企业高管提供精准的决策依据，实现降本增效。
对于归档员/财务人员而言，合思档案可以显著提高工作效率。在电子发票使用后，档案数据能够实现同源和透明流转，减少了人工干预和数据错误的可能性。财务人员可以轻松完成档案管理工作，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计来说，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。在电子发票使用的全流程中，所有的档案信息都可以通过系统进行一键查询和借阅，减少了审计过程中的沟通成本，提高了审计效率。
核心功能与优势：合思档案电子发票使用管理利器
合思档案拥有多种核心功能和显著优势，为企业的电子发票使用和档案管理提供了强大的支持。
在功能方面，合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理。智能采集功能通过外部生态和内部多种采集方式，能够快速、准确地收集电子发票使用过程中的各种数据。预归档服务可以自动进行归档和业务检测，确保档案数据的准确性和完整性。基础管理功能包括档号管理和档案储存等，为档案的有序管理提供了保障。档案服务功能如身份调查和实物管理方案等，满足了企业在不同方面的需求。统计分析功能则可以对档案数据进行深入分析，为企业决策提供数据支持。
在优势方面，合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统。在电子发票使用过程中，不同的业务系统和财务系统之间的数据可以实现无缝对接，提高了数据的流通性和共享性。它可实现100%自动归档，减少了人工介入，降低了人为错误的可能性。同时，符合国家政策要求，保障了电子会计档案的合规性。此外，合思档案还具备灵活承接和持续迭代的能力，能够应对数电票管理等不断变化的需求。
除了上述核心功能和优势外，合思档案还提供了一系列扩展解决方案。档案扩展解决方案可以自定义档案类型和进行全流程扩展管理，满足企业个性化的需求。证据链完整性解决方案保障了财务合规，确保电子发票使用过程中的每一个环节都有完整的证据链支持。共享调阅解决方案实现了多维度档案调阅，方便企业内部不同部门之间的信息共享。数电票解决方案实现了全流程自动化，提高了电子发票使用和管理的效率。实物备查解决方案实现了线上线下关联管理，让企业在电子发票使用过程中对实物档案的管理更加便捷。大数据解决方案能够实现百亿级单据量匹配和海量数据秒级查询，为企业处理大规模的电子发票数据提供了有力保障。
应用场景与案例：合思档案电子发票使用成功实践
合思档案在多个应用场景中都展现出了卓越的性能。在权限管理方面，能够精准管控，确保不同用户对电子发票使用和档案信息的访问权限得到合理控制。档案目录可灵活扩展，满足企业不断发展的需求。系统规范预置档号，支持多维检索和一站式预览，实现了电子与实物档案的高度融合和全场景数字化利用。
通过多个客户案例，我们可以看到合思档案在电子发票使用管理方面的显著成效。某企业年单据量达到2.6亿，在使用合思档案之前，一直采用传统手工管理方式，工作效率低下，成本高昂。引入合思档案后，实现了业财一体管理，业务和财务数据可以穿透联查，大大降低了企业成本。某集团型企业通过共享中心统建，利用合思档案实现了档案管理标准化落地，提升了整理匹配效率，减少了存储成本。某企业在电子发票使用过程中面临数据孤岛问题，通过合思档案打破了数据壁垒，实现了业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，节省了大量成本。某教育集团以电子会计档案为核心，借助合思档案重塑管理结构，简化了流程，提高了工作效率。
无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的需求，电子发票使用下的电子会计档案管理都是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能和显著的优势，已经在众多企业中得到了成功应用。如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案，让我们携手实现财务档案管理的数字化转型，为企业的发展注入新动力。现在就可以免费试用合思档案，感受它的强大功能和便捷服务，立即联系我们，电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com。
