在当今风起云涌的企业数智化转型浪潮中，电子会计档案管理已然成为企业提升财务管理效率、降低成本、保障合规的关键环节。北京合思信息技术有限公司凭借其领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业量身打造了全方位的解决方案，助力企业在财务数字化转型的道路上稳步前行，而“纸质档案转电子”这一重要转变，正是合思档案为企业带来的核心价值之一。
市场形势：数电票时代的档案管理新挑战
随着2025年数电票全覆盖目标的稳步推进，企业财务档案管理迎来了全新的挑战。如今，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票的管理要求独具特殊性，企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。在这个过程中，“纸质档案转电子”成为企业应对新挑战的必然选择。传统的纸质档案管理模式在数电票时代显得力不从心，企业只有积极推进“纸质档案转电子”，才能更好地跟上时代的步伐，提升自身的财务管理水平。
痛点分析：纸电混合时代的档案管理困境
在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理难题。企业高管在管理纸质档案时，面临着成本居高不下、数据难以分析利用的困境。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，同时查找和分析数据也十分困难，这无疑增加了企业的管理成本和决策难度。
财务人员则需耗费大量时间在整理档案数据上，工作枯燥且繁复。他们需要手动将纸质档案中的数据录入到系统中，不仅效率低下，还容易出现错误。业务人员在报销流程中也饱受繁琐流程的困扰，这一系列问题严重影响了企业的工作效率和员工的工作体验。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本高昂，存储空间需求大，这是显性成本的体现。手工装册归档的工作量大，数据利用效率低下，这是隐形成本的表现。电子会计凭证管理手段不足，纸质档案易损坏，这使得企业面临着较高的合规风险。而实现“纸质档案转电子”，可以有效解决这些问题，降低企业的成本，提高数据的安全性和可利用性。
解决方案整体策略概述：管理与服务的深度融合
合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。它针对不同角色提供了精准的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，助力决策数智化，实现降本增效。通过“纸质档案转电子”，企业的财务数据可以得到更好的整合和分析，为高管的决策提供有力支持。
对于归档员/财务人员，合思档案提高了工作效率，实现了数据的透明流转。他们无需再花费大量时间在纸质档案的整理和录入上，工作变得更加轻松和高效。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以通过系统在线查阅电子档案，提高了审计的效率和准确性。
核心模块：六大解决方案，全面满足档案管理需求
- 档案扩展解决方案：拓展管理边界
通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，合思档案帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，并提供全生命周期管理服务。“纸质档案转电子”后，企业可以更加方便地对各类档案进行统一管理，提高档案的利用效率。 - 证据链完整性解决方案：保障财务合规
从财务视角出发，合思档案通过可视化规则引擎进行档案关联规则梳理、证据链组装和完整性检测，保障财务合规。在“纸质档案转电子”的过程中，确保电子档案的证据链完整，对于企业的财务合规至关重要。 - 共享调阅解决方案：满足多元查询需求
合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持多维度查询和跨系统浏览，便于查找完整业务链数据。“纸质档案转电子”使得档案的查询和调阅更加便捷，企业员工可以随时随地获取所需的档案信息。 - 数电票解决方案：实现全流程闭环管理
合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，实现全流程闭环管理。在数电票时代，“纸质档案转电子”与数电票的管理紧密结合，为企业提供了更加高效的财务管理方式。 - 实物备查解决方案：线上线下高度关联
智能区分纸电标识，合思档案实现线上线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位。即使在“纸质档案转电子”的情况下，也能确保实物档案与电子档案的对应关系，方便企业进行管理和查询。 - 大数据解决方案：释放数据价值
针对海量电子数据，合思档案提供数据提取、查询、存储、下载等服务，提高档案管理效率，释放数据价值。“纸质档案转电子”后，企业可以更好地利用大数据技术对档案数据进行分析和挖掘，为企业的发展提供有力支持。
竞争优势：合思档案的独特魅力
- 广泛连接的能力：全面数字化的“兜底”系统
合思档案具备广泛连接各类异构业财系统的能力，能够广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。“纸质档案转电子”后，企业的各类数据可以通过合思档案进行整合和管理，实现数据的互联互通。 - 100%自动归档：减少人工介入
强大的规则匹配能力，使合思档案最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。在“纸质档案转电子”的过程中，自动归档功能可以大大提高工作效率，减少人为错误。 - 符合国家政策要求：确保合规管理
合思档案满足电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求。企业在进行“纸质档案转电子”时，无需担心合规问题，能够放心地使用合思档案进行档案管理。 - 灵活承接、持续迭代的能力：应对变化的利器
具备接收管理数电票的能力，且迭代稳定，合思档案能及时应对变化。随着企业的发展和政策的变化，“纸质档案转电子”的需求也在不断变化，合思档案的灵活迭代能力可以确保企业始终能够满足管理需求。 - 显著的功能优势：全生命周期管理
合思档案拥有智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等全生命周期管理功能，以及多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等特色功能。“纸质档案转电子”后，企业可以充分利用这些功能，提高档案管理的质量和效率。
成功案例：众多企业的共同选择
- 年单据量2.6亿企业：业财一体降成本
某年年单据量达2.6亿的企业，通过合思档案解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效的问题，实现了业财一体，降低了企业成本，提高了管理效率。“纸质档案转电子”为该企业带来了显著的变化，使其在财务管理方面取得了巨大的进步。 - 集团型企业：标准化落地保合规
某集团型企业借助合思档案解决了档案管理流程复杂、标准不统一等问题，实现了标准化落地，确保了电子会计档案合规，响应了“双碳”指标。“纸质档案转电子”帮助该集团型企业建立了统一的档案管理标准，提高了企业的整体管理水平。 - 多系统企业：统一储存享数据共享
某多系统企业在使用合思档案后，解决了档案管理低效、数据分散等问题，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，节省了成本。“纸质档案转电子”使得该企业的档案数据得到了有效的整合和利用，提高了企业的运营效率。 - 教育集团企业：高效管理提效率
某教育集团企业通过合思档案解决了档案采集、存储、整理和利用等方面的低效问题，形成了多向、网状管理结构，提高了工作效率。“纸质档案转电子”为该教育集团企业带来了更加高效的档案管理方式，使其能够更好地服务于教育教学工作。
服务体系：全面服务，助力企业转型
合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供全面的服务支持。同时，合思坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，助力企业解决档案管理痛点，实现数字化转型。在“纸质档案转电子”的过程中，合思的服务体系能够为企业提供全方位的保障，确保企业顺利完成转型。
在政策推动、合规要求和企业降本增效的背景下，“纸质档案转电子”已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其领先的技术、全面的解决方案、显著的竞争优势和丰富的成功案例，能够为企业提供优质的电子会计档案管理服务，帮助企业实现财务数字化转型，提升企业的管理效率和竞争力。如果您想体验合思档案带来的便捷和高效，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
