文档智能归档，解锁企业财务档案管理新密码

在数字化浪潮席卷而来的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理直接暴露在新的挑战之下，信息化建设成为亟待解决的难题。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都表明企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业各角色都面临着不同的困境。企业高管面对纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据未汇总整理难以分析利用的问题，犹如在迷雾中摸索前行。财务人员则要应对档案数据量大、整理耗时，需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁琐的困境，仿佛陷入了无尽的繁琐工作漩涡。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据留存再上交的流程繁琐且耗时，就像背着沉重的包袱前行。

此外，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。即便企业在推行数字化过程中，通过OA、资金、合同、CRM、费控等系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，数据存储线下载体也无法保证档案原生性和财务档案管理合规。

面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，犹如一盏明灯，为企业财务档案管理指引方向。

专属定制方案，满足多元需求

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，就像为企业开启了一扇通往高效管理的智慧之门。

对于归档员/财务来说，合思档案能显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，就如同为他们配备了一个智能助手，让工作变得轻松愉快。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和便捷性，就像搭建了一座审计与企业之间的便捷桥梁。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，真正做到了文档智能归档，为企业财务档案管理提供了全方位的支持。

全面功能展示，尽显专业实力

合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。智能采集可通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等方式进行，确保数据的准确采集。预归档服务包括自动归档、业务检测等，保证档案的规范整理。基础管理涉及档号管理、档案储存等，实现档案的有序存放。档案服务有身份调查、实物管理方案等，为档案的安全管理提供保障。

同时，合思档案还具备统计分析功能，可进行进销项统计、资金统计、成本分析、电实趋势分析等，为企业提供全面的数据支持。应用层提供辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等服务，满足企业多样化的需求。

在数据采集方面，合思档案支持多源采集，通过接口互联，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，真正做到了文档智能归档的全面覆盖。

核心亮点凸显，铸就卓越品质

合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理严格遵循相关政策，从部门规章到国家法律全面肯定电子档案的法律效力，满足电子会计档案全生命周期管理闭环要求，为企业提供了合规可靠的档案管理保障。

它具备强大的大数据处理能力，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，就像一个超级数据处理中心，让企业的档案数据“活”起来。

档案扩展灵活，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，企业可按自身管理需求自定义归档目录，真正做到了文档智能归档的个性化定制。

智能制档高效，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让企业的档案管理工作更加高效便捷。

显著价值体现，助力企业腾飞

合思档案能为企业带来显著的降本增效效果，能节约纸张成本70%、节约整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”，让企业在成本控制方面取得显著成效。

它成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现企业数据的全面打通和共享，为企业的数字化转型提供有力支持。

合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业提供有力支持，帮助企业在激烈的市场竞争中做出更加明智的决策。

通过实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化，让企业在数字化时代焕发出新的活力。

典型场景应用，彰显广泛适用

在企业日常运营中，员工出差、招待等费用报销，通过合思档案可实现线上化处理，避免纸质票据留存再上交的繁琐流程，提高报销效率，让员工的报销工作更加轻松快捷。

企业财务人员进行档案整理、核算时，合思档案可自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，减少低价值的整理、匹配工作，让财务人员的工作更加高效精准。

企业外部审计时，审计人员可通过合思档案系统进行在线调阅，无需进入档案室，实现档案外审在线化、可溯源，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提高审计工作的效率和质量。

企业进行决策时，CEO/高管可借助合思档案沉淀的数据资产，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，为企业的发展提供强有力的决策支持。

成功案例见证，实力有目共睹

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，业务+财务数据穿透联查，管理自动化，企业成本降低，如凭证总量达14W+，单据总量达50W+，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min等，充分展示了合思档案的强大功能和显著效果。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。使用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，体现了合思档案在大型企业中的卓越应用价值。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，采用合思档案单套制管理方案，实现统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，证明了合思档案在解决企业档案管理难题方面的强大能力。

中国最大的K12民办教育集团之一，面临业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、档案利用不便等问题。应用合思档案解决方案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，显示了合思档案在教育行业的广泛适用性。

市场定位独特，差异化优势明显

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉，展现了强大的实力和良好的信誉。

合思档案拥有自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，为企业提供更加专业、高效的档案管理服务。

它提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用，同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，确保企业档案管理的合规性和准确性。

合思档案的实物备查功能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，可实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，为企业提供了更加全面的档案管理解决方案。

合思档案能帮助企业解决财务档案管理的内外交困问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，是企业数字化建设的必然选择。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将持续迭代升级，不断满足企业日益增长的财务档案管理需求，为企业提供更优质、更专业的服务。

如果您的企业也想体验文档智能归档带来的高效、便捷的财务档案管理解决方案，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码联系合思，还可免费试用，让企业在数字化浪潮中抢占先机，实现财务数智化转型，提升企业核心竞争力。