在当今数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以迅猛之势驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革如同一场春雨，滋润着企业财务工作流程的每一个角落。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其创新的技术和卓越的服务，推出了合思档案这一强大的产品，为众多企业解决了财务档案管理的诸多难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案如何助力企业实现财务工作流程的数智化转型。
客户背景：红枣巨头的财务工作流程困境
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。该企业品牌价值高达154.21亿元，拥有超过1000名员工，在全国开设了400多家门店，同时设有18家归档主体。如此庞大的规模，使得企业的财务工作流程复杂而繁琐。
然而，在财务档案管理方面，好想你却面临着重重挑战。首先是归档难题。在传统的财务工作流程中，财务人员在归档时需要花费大量的时间来确认单据的一致性。每一张单据都需要仔细核对，以确保信息的准确无误。这不仅耗费了大量的人力和时间，还容易出现档案遗失的情况。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将变得异常困难，严重影响了财务工作流程的效率。
其次是查找不便。纸质档案受时空限制，无法实现实时调阅和精准查找。当财务人员需要查找某一份档案时，往往需要在堆积如山的纸质文件中苦苦搜寻，不仅浪费了大量的时间，还可能因为查找不到而耽误了重要的工作。这种情况在企业需要进行审计或其他紧急查询时尤为突出，严重影响了财务工作流程的响应速度。
再者是成本高昂。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了很高的要求。企业需要为存放纸质档案提供专门的存储空间，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作。这些都增加了企业的运营成本，对企业的发展造成了一定的压力。
最后是合规风险。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。在当前数字化的时代，电子文件的安全性和可靠性越来越受到重视。如果企业不能有效地管理电子原文件，可能会面临数据丢失、泄露等风险，从而影响企业的财务工作流程和声誉。
解决方案：合思档案重塑财务工作流程
面对好想你在财务工作流程中遇到的这些问题，合思为其提供了全面而有效的解决方案。这些解决方案犹如一把把钥匙，打开了企业财务工作流程数智化转型的大门。
- 打破数据壁垒，实现财务工作流程便捷利用
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在传统的财务工作流程中，不同系统之间的数据往往无法共享，导致财务人员需要在多个系统中来回切换，才能获取所需的信息。而合思档案通过整合各个系统的数据，实现了数据的集中管理和共享。财务人员只需一键操作，就可以联查相关的档案信息，大大提升了工作效率。
例如，在进行财务核算时，财务人员可以通过合思档案快速查询到相关的原始凭证和记账凭证，无需再手动查找纸质档案。这不仅节省了时间，还提高了数据的准确性和可靠性。同时，合思档案还提供了强大的搜索功能，财务人员可以根据关键词、时间、类型等条件进行精准查找，快速定位所需的档案信息。
- 自动组装档案，提升财务工作流程审计效率
合思档案实现了档案的自动组装，为内外审计提供了便利。在传统的财务工作流程中，审计人员需要花费大量的时间来收集和整理审计所需的档案资料。而合思档案通过自动组装功能，将相关的档案信息按照审计要求进行分类和整理，形成了一套完整的审计档案。审计人员只需以档案数据为标准，纸质数据为辅，就可以快速完成审计工作，大大提升了审计效率。
例如，在进行年度审计时，合思档案可以自动生成审计所需的报表和文档，审计人员可以直接在系统中进行查阅和分析。同时，合思档案还提供了审计跟踪功能，审计人员可以实时了解审计进度和问题，及时进行沟通和解决。
- 实物高效管理，优化财务工作流程查阅体验
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的高效匹配。在传统的财务工作流程中，纸质档案的查阅需要人工进行查找和定位，不仅效率低下，还容易出现错误。而合思档案通过为每一份纸质档案生成唯一的二维码，将电子档案与实物档案进行关联。查阅者只需查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置。
例如，当财务人员需要查阅某一份纸质档案时，只需在系统中输入相关信息，系统就会自动显示该档案的存放位置和二维码。财务人员可以通过扫描二维码，快速找到所需的纸质档案。同时，合思档案还提供了借阅管理功能，查阅者可以在系统中进行借阅申请和归还操作，实现了档案借阅的全程电子化管理。
成果展示：合思档案优化财务工作流程成效显著
通过合思档案的实施，好想你在财务工作流程方面取得了显著的收益。这些收益不仅体现在时间和成本的节省上，还体现在企业管理水平的提升上。
在时间效率方面，合思档案减少了90%的人工耗时。在传统的财务工作流程中，财务人员需要花费大量的时间来进行档案的整理、归档和查找工作。而合思档案的自动化功能，使得这些工作可以快速完成，大大节省了人力和时间。例如，在归档工作中，合思档案可以自动识别和分类单据，财务人员只需进行简单的审核和确认即可，大大提高了归档效率。
在管理耗时方面，总部接收减少了80%的管理耗时。在传统的财务工作流程中，总部需要花费大量的时间来接收和处理下属单位的档案资料。而合思档案通过实现数据的实时共享和在线传输，总部可以直接在系统中查看和审核下属单位的档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和传递。这不仅节省了时间，还提高了数据的准确性和及时性。
在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。在传统的财务工作流程中，借阅纸质档案需要进行繁琐的登记和审批手续，同时还需要人工进行查找和归还操作。而合思档案的借阅管理功能，使得借阅流程变得简单快捷。查阅者只需在系统中进行借阅申请，审批通过后即可直接查阅电子档案或定位实物档案的位置。归还时，只需在系统中进行确认即可，大大提高了借阅管理的效率。
在成本方面，预计减少综合成本20万元/年。合思档案的实施，减少了企业对纸质档案存储空间的需求，降低了档案管理的人力成本。同时，由于提高了工作效率，减少了因档案管理不善而导致的错误和损失，进一步降低了企业的运营成本。
结尾：开启财务工作流程数智化新征程
综上所述，合思档案凭借其强大的功能和完善的解决方案，成功帮助好想你解决了财务工作流程中的痛点，实现了降本增效。在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，助力更多企业实现财务工作流程的数智化转型，让有限的资源发挥出更大的效用。
如果您的企业也面临着类似的财务工作流程管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验其为企业财务工作流程带来的变革和提升，开启财务工作流程数智化新征程。
