在数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型的步伐日益加快。如今，电子凭证全流程无纸化的时代已经悄然来临，这为企业的财务管理带来了全新的挑战与机遇。合思，作为我国在财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域的佼佼者，凭借其创新的技术和卓越的服务，推出了合思档案这一强大的产品，助力众多企业成功实现了财务数智化升级。接下来，我们将以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，深入探究合思档案在数字化文档管理方面所带来的深刻变革。
金牌橱柜：传统管理困境凸显
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行业翘楚遭遇管理难题
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，一直致力于成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。该公司拥有国家认定厨房工业设计中心，更是荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣，在行业内堪称标杆。然而，即便是这样一家实力雄厚的企业，在财务管理尤其是数字化文档管理方面，也面临着诸多棘手的问题。 -
档案散落数据利用难
在金牌橱柜的日常运营中，会计档案分散在各个不同的系统之中。这些系统各自为政，缺乏有效的整合与沟通，导致档案数据难以被充分利用。企业在需要查询相关财务信息时，往往需要在多个系统中来回切换，耗费大量的时间和精力。而且，由于数据标准不统一，不同系统之间的数据难以进行有效的比对和分析，这给企业的财务管理决策带来了很大的困扰。 -
纸质管理效率低下
在档案管理方式上，金牌橱柜长期以纸质档案管理为主。财务部门在临时保管档案1年后，会将其移交至综合档案管理部门。公司专门设立了独立的档案室来存放这些纸质档案，然而，这种传统的管理方式存在着诸多弊端。纸质档案的存放需要占用大量的物理空间，而且在查找和调阅时，需要人工逐一翻查，管理和利用效率极为低下。此外，纸质档案容易受到损坏、丢失等风险的影响，一旦出现问题，将会给企业带来不可估量的损失。 -
实物稽查耗费人力
每年的实物稽查工作，对于金牌橱柜的财务人员来说，都是一项艰巨的任务。由于以纸质档案为主，在稽查过程中，财务人员需要人工逐一翻查大量的档案资料，不仅工作强度大，而且容易出现遗漏和错误。这种低效的稽查方式，不仅耗费了大量的人力和物力，也无法保证稽查结果的准确性和及时性。
合思档案：全方位解决方案出炉
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统一存储打破数据壁垒
合思针对金牌橱柜在数字化文档管理方面的难题，提供了一套全面而系统的解决方案。其中，统一存储是合思档案的核心功能之一。通过合思档案，金牌橱柜能够将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准和统一管理。这就像为企业的档案数据搭建了一个统一的“仓库”，所有的数据都按照统一的规则进行分类和存放，打破了以往数据孤岛的局面。企业可以通过一个平台，轻松地管理和查询所有的档案信息，大大提高了数据的利用效率。 -
构建完整业务证据链
在数字化文档管理中，业务证据链的完整性至关重要。合思档案通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条。这意味着企业在进行财务管理时，可以从业务的角度出发，全面了解每一笔交易的来龙去脉。通过业财一体双向穿透的功能，财务人员可以从财务数据追溯到业务源头，也可以从业务信息关联到财务数据，从而实现了财务与业务的深度融合。这种完整的业务证据链，不仅有助于企业加强内部控制，防范风险，还能够为企业的决策提供更加准确和全面的依据。 -
数据共享实现便捷查阅
为了提高档案查询的效率，合思档案实现了数据共享和一站式查阅的功能。它以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，用户只需在系统中输入相关的关键词，就可以快速定位到所需的档案信息。无论是凭证、单据还是合同，都可以在一个界面上进行查看和操作，大大节省了查询时间。这种便捷的查阅方式，让企业的财务人员从繁琐的档案查找工作中解脱出来，能够将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。 -
银行回单无纸化降本增效
在传统的财务管理中，银行回单的管理是一项繁琐而耗时的工作。大量的纸质银行回单需要人工进行采集、整理和存储，不仅占用了大量的空间，还容易出现丢失和损坏的情况。合思档案实现了银行回单的无纸化管理，通过自动采集、切割和组装等技术，将海量的银行回单数据进行数字化处理。企业可以在系统中实时查看和下载银行回单，无需再为纸质回单的管理而烦恼。这种无纸化管理方式，不仅降低了企业的运营成本，还提高了工作效率，为企业的数字化转型提供了有力的支持。
显著成效：金牌橱柜蝶变新生
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效率提升节省时间成本
通过使用合思档案，金牌橱柜在数字化文档管理方面取得了显著的成效。在档案匹配方面，耗时减少了84%。以往需要花费大量时间和精力进行的档案匹配工作，现在通过合思档案的智能匹配功能，能够快速准确地完成。在档案查询方面，耗时减少了80%。财务人员再也不用像以前那样在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找所需的信息，只需在系统中轻轻一点，相关的档案信息就会立即呈现在眼前。这不仅提高了工作效率，还让财务人员的工作变得更加轻松和高效。 -
成本降低实现降本增效
合思档案的应用，还为金牌橱柜带来了显著的成本节约。通过实现银行回单无纸化管理，减少了纸质档案的存储和管理成本。同时，提高了工作效率，减少了人力成本的投入。据预估，金牌橱柜每年在档案管理方面可以节省总体成本30万以上。在当前经济环境下，这样的成本节约对于企业来说无疑是一笔宝贵的财富，能够为企业的发展提供更多的资金支持。 -
合规经营保障企业发展
在档案管理的合规性方面，合思档案也发挥了重要的作用。通过统一标准和规范管理，金牌橱柜的档案合规性达到了100%。这意味着企业在面对各种审计和监管要求时，能够轻松应对，避免了因档案管理不合规而带来的风险。合规经营是企业发展的基石，合思档案为金牌橱柜的稳健发展提供了有力的保障。
未来展望：合思引领数字化新征程
合思档案为金牌橱柜家居科技股份有限公司带来了巨大的变革，有效解决了其财务档案管理的难题，实现了降本增效和合规经营。在电子凭证数字化转型的道路上，金牌橱柜借助合思档案的强大功能，成功开启了数字化文档管理的新篇章。
未来，随着电子凭证数字化转型的深入推进，合思将继续发挥其技术优势，不断创新和完善产品功能。合思将致力于为更多企业提供优质的财务数智化服务，帮助企业提升财务管理水平，实现数字化转型。
如果您的企业也面临着财务档案管理的困扰，不妨选择合思档案，开启财务数智化新征程。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其强大的功能和卓越的服务，为企业的数字化发展注入新的动力。
