在我国，电子凭证改革正加速推进，全流程无纸化时代已然来临。电子会计档案管理，作为企业财务数智化转型的关键环节，其重要性愈发凸显。合思，作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借合思档案管理平台，已帮助众多企业实现降本增效、合规经营与低碳运营。接下来，让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻发票归档最佳实践带来的变革。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立，2011年于深交所中小板成功上市，是红枣行业的佼佼者。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有超1000名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万张。
然而，在财务管理领域，好想你却面临着重重挑战。首先是归档难题。财务人员在归档时，需要耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。繁琐的流程不仅让工作效率低下，还容易出现档案遗失的情况，给财务管理带来极大的风险。
其次是查找效率问题。纸质档案受时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在需要查阅档案时，往往要花费大量的时间和精力，严重影响了工作的正常开展。
再者是管理成本问题。大量的纸质档案管理对空间和人力提出了巨大的要求。不仅需要专门的存储空间来存放档案，还需要配备专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。这些问题严重制约了好想你的财务管理效率和企业的发展。
合思档案的定制化解决方案
面对好想你在财务档案管理方面的诸多问题，合思凭借专业的技术和丰富的经验，为其提供了针对性的解决方案，这些方案堪称发票归档最佳实践。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思通过打破数据之间的壁垒，实现了数据同源。这意味着财务人员可以更加便捷地利用这些数据，只需一键操作，就能实现单据、发票、回单和凭证的联查。这种便捷的操作方式，有效提升了财务人员的工作效率，让他们能够更加快速准确地完成工作任务。
在传统的财务管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅浪费时间，还容易出现错误。而合思的解决方案，将所有的数据整合在一起，让财务人员可以在一个平台上轻松获取所需信息，大大提高了工作的准确性和效率。
- 自动组装档案 提升审计效能
合思为好想你提供的解决方案中，自动组装档案是一大亮点。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅。这种方式不仅提升了审计效率，还减少了审计过程中的人为误差。
自动组装档案功能可以根据预设的规则，将相关的单据、发票、回单和凭证自动组装成完整的档案。审计人员可以直接在系统中查阅和分析这些档案，无需再花费大量时间去整理和核对纸质档案。同时，系统还可以提供详细的审计轨迹和数据分析，帮助审计人员更好地完成审计工作。
- 实物高效管理 精准定位档案
为了实现电子与实物档案的高效管理，合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。查阅者只需在系统中查询电子档案，就能准确地定位实物档案的位置。
在传统的档案管理模式下，查找实物档案往往需要耗费大量的时间和精力。而合思的解决方案，通过虚拟档案库房和二维码技术，让实物档案的管理变得更加简单和高效。同时，这种方式还可以提高档案的安全性，减少档案遗失和损坏的风险。
合思方案带来的显著成效
合思为好想你提供的发票归档最佳实践解决方案，带来了显著的收益。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力去完成的档案归档和查找工作，现在通过合思的系统，只需少量的人力就能轻松完成。这不仅提高了工作效率，还降低了企业的人力成本。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。总部可以更加快速准确地接收和处理各部门的档案信息，提高了信息传递的效率。同时，也减少了总部管理人员的工作压力，让他们能够更加专注于核心业务。
在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过系统快速查询和借阅所需档案，无需再到档案库房进行实地查找。这不仅提高了借阅效率，还减少了档案的损坏和遗失风险。
通过实施合思的解决方案，好想你预计每年可减少综合成本20万元。这些成本的降低，不仅体现在人力和物力方面，还体现在时间和效率的提升上。
携手合思 开启财务数智化新征程
合思档案凭借发票归档最佳实践，成功助力好想你实现了财务数智化转型。通过解决企业在档案管理方面的难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。财务数智化转型已经成为企业发展的必然趋势。合思档案作为行业领先的解决方案，将为更多企业提供优质的服务，帮助企业在财务数智化的道路上越走越远。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨选择合思档案，开启财务数智化转型之旅。现在，您可以免费试用合思档案管理平台，亲身感受其带来的便捷和高效。让合思档案帮助您的企业实现有限资源的更有效利用，创造更大的价值。
