在当今数字化浪潮席卷的商业世界里，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”，其发展一直走在行业前沿。然而，在财务档案管理方面，金牌橱柜也面临着诸多挑战。而合思，这家创立于2014年，专注为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成功为金牌橱柜提供了一套卓越的财务数智化解决方案，其中在线发票归档更是发挥了重要作用。
金牌橱柜：业务辉煌背后的档案管理困境
作为行业佼佼者，金牌橱柜全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000 +。如此庞大的业务规模，使得会计档案管理成为一项艰巨的任务。
在传统模式下，会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。每一份档案都需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，耗费大量的人力和时间。财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理，由独立档案室进行纸质档案的存放。而且，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查纸质档案，效率极其低下。这种传统的纸质档案管理方式，严重制约了企业的发展，也无法满足现代企业对于高效、精准管理的需求。在线发票归档在这样的背景下，成为了迫切需要解决的问题。
合思方案：构建在线发票归档智慧蓝图
合思针对金牌橱柜的痛点，量身定制了一套全面的解决方案，其中在线发票归档是核心亮点之一。
– 统一存储：打破数据孤岛
合思将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，统一标准，统一管理。通过这种方式，打破了各系统之间的数据壁垒，让在线发票归档等各类档案数据能够在一个平台上有序存放，方便后续的查询和使用。
– 业务证据链完整：业财一体双向穿透
搭建会计资料之间的关系，以业务为核心构建完整的证据链条，实现业财一体双向穿透。在在线发票归档过程中，能够清晰地展现发票与业务的关联，使得财务数据更加真实、准确，为企业的决策提供有力支持。
– 数据共享：一站式查阅
以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让用户可以便捷高效地进行一站式查阅。无论是在线发票归档的查询，还是其他档案的检索，都能在瞬间完成，大大提高了工作效率。
– 银行回单无纸化：降本增效新举措
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理。这不仅减少了纸质文件的使用，降低了成本，还使得在线发票归档等档案管理更加环保、高效。
方案落地：在线发票归档实施四部曲
合思团队为了确保解决方案能够顺利实施，采取了一系列严谨的步骤。
– 深入沟通：了解现状
合思团队与金牌橱柜的相关部门进行了深入沟通，详细了解其现有档案管理流程和系统情况。通过这一过程，合思能够准确把握金牌橱柜的需求和痛点，为后续的定制开发提供坚实的基础。在了解过程中，在线发票归档的具体需求也得到了明确。
– 定制开发：适配业务
依据金牌橱柜的需求，合思定制开发了合思档案系统。该系统充分考虑了金牌橱柜的业务特点和管理要求，确保能够与企业的现有业务完美适配。特别是在在线发票归档功能上，进行了针对性的优化，满足了企业对于发票管理的严格要求。
– 系统培训：提升技能
为了让金牌橱柜的财务人员能够熟练使用合思档案系统，合思团队对他们进行了系统培训。培训内容涵盖了系统的操作流程、功能使用、注意事项等方面，使得财务人员能够快速掌握在线发票归档等系统功能，提高工作效率。
– 数据迁移：优化升级
逐步将金牌橱柜的各类档案数据迁移至合思档案系统，并进行全面的测试和优化。在数据迁移过程中，合思团队严格把控质量，确保在线发票归档等数据的准确性和完整性。同时，通过不断的测试和优化，提升系统的稳定性和性能，为企业提供更加优质的服务。
成果显著：在线发票归档成效卓越
经过一段时间的实施和应用，合思的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果和效益。
– 效率提升：时间大幅缩短
档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。在线发票归档的效率也得到了极大提升，财务人员不再需要花费大量时间在繁琐的手工操作上，能够将更多的精力投入到核心业务中。
– 成本降低：节省运营开支
预估节省总体成本30万 +/年。通过在线发票归档等数字化管理方式，减少了纸质文件的使用和人工操作成本，降低了企业的运营成本。
– 合规保障：确保档案合法
档案合规性达到100%。合思档案系统严格遵循相关法规要求，对在线发票归档等档案进行规范管理，确保企业的档案管理符合法律法规。
– 智能管理：提高工作准确性
实现了档案数据的智能化管理，提高了工作的准确性。在线发票归档等档案数据的自动采集、整理和分析，减少了人为错误，为企业的财务管理提供了更加可靠的数据支持。
金牌评价：在线发票归档获高度认可
金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案有效解决了他们在档案管理方面的难题，特别是在线发票归档功能，极大地提高了工作效率，降低了成本。财务人员反馈，合思档案系统操作简便，查询便捷，大大减轻了他们的工作负担。企业管理层认为，通过与合思的合作，实现了档案管理的数字化转型，提升了企业的竞争力。金牌橱柜对合思的服务质量和专业能力给予高度评价，愿意继续深化合作。
行动号召：开启在线发票归档新征程
合思作为专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币，具有强大的实力和丰富的经验。截至目前，已有7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临着档案管理的难题，特别是在线发票归档方面的困扰，不妨选择合思的财务数智化解决方案。合思将凭借其专业的技术和优质的服务，为您的企业量身定制最适合的方案。立即拨打联系电话：400 – 105 – 6505，或访问网址：www.hosecloud.com，免费试用合思的财务数智化服务，开启企业财务数智化的新篇章。未来财务用合思，让有限更有效。
