在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，合思凭借其卓越的解决方案，助力企业在财务数字化领域取得显著成效，同时在档案存取管理方面也实现了质的飞跃。
核心成效概览：档案存取管理新飞跃
动力源在应用合思财务数字化解决方案后，犹如为企业的财务运转注入了强大的动力。员工报销周期从漫长的4周大幅缩短至1周以内，效率实现了惊人的300%提升。这一变化不仅让员工能够更快地拿到应得的报销款项，更在档案存取管理方面带来了极大的便利。会计的工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。企业实现了多系统集成、数据互通和操作体验的革新，档案存取管理也变得更加高效有序。原本繁琐的档案存取流程，如今变得简洁顺畅，各类财务档案能够快速准确地被存取和管理。
客户背景与挑战：档案存取管理困境
动力源成立于1995年，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，其业务涵盖多个板块，客户众多且产品应用广泛。2022年，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，企业在发展过程中也面临着诸多挑战。大量自研系统难以整合，传统手工报销模式弊端丛生。多系统操作体验差，手工录入合规难度大，系统之间相互割裂，数据分散且信息滞后。业务覆盖面广，报销模式复杂，组织架构复杂，各主体流程繁复。这些问题不仅影响了财务工作的效率，也给档案存取管理带来了极大的困扰。档案的存取缺乏统一的标准和流程，导致查找和管理档案变得异常困难。
解决方案揭秘：档案存取管理优化之道
合思为动力源量身定制了一系列解决方案，从多个维度优化了档案存取管理。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，使得人员相关的档案信息能够准确及时地被记录和管理。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计，相关的订单档案也能更好地被整合和管理。
合思还提供了无需报销解决方案，业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作不仅简化了报销流程，还使得相关的财务档案能够自动、准确地被归档和管理。在档案存取管理方面，系统的连接能力起到了关键作用。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒，让档案的存取更加便捷高效。
成效与成果彰显：档案存取管理升级体验
员工层面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这不仅让员工的工作更加轻松，也使得员工相关的档案信息更加准确和完整。在档案存取管理方面，员工能够更方便地查找和管理自己的报销档案。
财务层面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了精力做更有价值的工作。财务档案的管理也更加规范和高效，档案的存取更加有序。财务人员能够快速准确地找到所需的档案，进行数据分析和决策支持。
管理层面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确地决策，摆脱了传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在档案存取管理方面，管理者能够更好地对企业的财务档案进行统筹管理，确保档案的安全和完整。
客户反馈心声：档案存取管理认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在档案存取管理方面，合思的解决方案也得到了高度认可。动力源能够更加高效地管理财务档案，为企业的发展提供有力支持。
未来合作展望：档案存取管理新征程
动力源与合思将继续深入合作，结合动力源的业态和组织变化，进一步拓展无需报销应用场景，配合企业全球化业务发展，持续推动企业财务数字化转型和业财融合。在档案存取管理方面，双方也将共同探索更多的创新模式和方法，提升档案存取管理的智能化水平。通过不断优化系统和流程，实现档案的更高效存取和管理，为企业的发展提供更加坚实的保障。
如果您的企业也面临着类似动力源的财务数字化挑战，尤其是在档案存取管理方面存在困扰，不妨选择合思。合思将为您提供专业的解决方案，助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启企业财务数字化转型和档案存取管理升级的新征程。
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