在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为企业财务数智化发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来航空运输电子客票行程单的数字化变革。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化不仅是财务数智化的必行之路，更是企业优化管理流程、突破传统报销模式困境的关键所在。它有助于降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐捕捉到这一市场趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。下面，让我们深入了解合思档案如何助力企业应对费用报销及财务档案管理难题。
市场形势：电子凭证数字化转型势不可挡
随着我国电子凭证改革的深入推进，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。目前，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将得到全面解决，这也将进一步加快电子凭证数字化转型的步伐。
电子凭证全流程无纸化的优势不言而喻。它能够优化企业的管理流程，让费用报销更加便捷高效，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，有效降低单位运行成本及资源消耗，推动企业实现数字化和绿色化协同转型。在这样的市场形势下，企业进行电子凭证数字化转型已成为必然选择。
痛点分析：企业财务档案管理难题重重
在传统的财务档案管理模式下，企业面临着诸多难题。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况也难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。
COMMUNE幻师同样存在档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店费用报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。
云南菜品牌连锁经营也面临着纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和成本控制，成为企业发展的绊脚石。
解决方案整体策略概述：数据同源，自动化处理破难题
合思档案针对上述痛点，提供了一套全面的解决方案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打破数据孤岛，整合各类档案数据，实现统一存储、统一标准、统一管理。通过数据同源和自动化处理，让费用报销和财务档案管理更加高效、便捷。
核心模块：四大模块构建高效管理体系
合思档案拥有智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等核心功能模块，为企业的财务档案管理提供了全方位的支持。
智能采集通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）实现，能够快速、准确地采集各类电子凭证数据，为后续的处理提供基础。
预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的数据进行初步处理和分类，确保数据的准确性和规范性。
基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等环节，实现了档案的全生命周期管理，让企业能够轻松管理财务档案。
档案服务提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的财务管理提供决策支持。
竞争优势：合规高效，成本节约显实力
合思档案相较于其他同类产品，具有显著的优势。
在合规性方面，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理。
在高效性方面，自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，可大幅提升工作效率，降低人力成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年总节约成本可达338,910元。
成功案例：多行业应用见证实际价值
合思档案在不同行业都有成功的应用案例。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，费用报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现了全面无纸化管理，节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。
服务体系：全方位服务保障企业需求
合思秉承以客户为中心的服务理念，构建了完善的服务体系。
分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断投入研发资源，提升产品的性能和功能。在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地企业提供及时、专业的服务。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大服务范围，确保更多企业能够享受到合思档案带来的便利。
结尾：合思档案引领电子凭证数字化转型新未来
合思档案在电子凭证数字化转型中发挥着重要作用。基于在行业应用中的深度应用与案例经验，合思推出的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您也想让企业的费用报销和财务档案管理更加高效、合规，不妨点击免费试用合思档案，开启财务数智新时代！
