合思档案：开启企业财务档案管理数字化新时代

在数字化浪潮的席卷下，数电票正以前所未有的速度普及。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。如今，数电票快速扩张，在政策上电子发票接收已合法合规，开票方面全国36个省市区也实现了数电票试点全覆盖。然而，在纸电混合时代，企业财务档案管理面临着诸多痛点。

企业高管面临着纸质档案管理成本高且占地大的问题，同时档案数据未汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认。业务人员在出差、招待后报销纸质票据时，流程繁琐，耗费时间。此外，纸质档案还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜存储空间；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等。

为了解决这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了专业的财务档案管理解决方案。

领先方案 满足多元需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）加上六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在电轨运行时，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高。会计档案不打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

强大功能 提升管理效能

合思档案拥有强大的功能，涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档通过规则引擎自动组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理方面，权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

档案应用实现多维检索，满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。还能实现一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还有多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。

核心亮点 凸显竞争优势

合思档案具有多个核心亮点。

其大数据解决方案深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询。同时，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，还能实现档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

合思档案符合国家政策要求。国家从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案。合思档案满足电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求，如实现“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

它还具有灵活扩展性。档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

价值体现 赋能企业发展

合思档案为不同角色带来了诸多好处，助力企业数字化转型。

对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，能轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案助力企业实现全面数字化。电子会计档案是企业全面数字化的“最后一公里”，合思档案能显著降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印。它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

典型场景 展示应用实力

合思档案在不同场景下都有出色的应用。

在数电票管理场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

在实物档案管理场景下，在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。例如打标 – 到单 – 装盒 – 上架，集团共享、批量作业，极简管理、低碳环保。

在档案查询调阅场景下，共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应的查询方式。

成功案例 见证卓越成效

合思档案在不同企业的应用取得了显著效果。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，管理自动化，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，存在采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理现状。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，如系统汇集，数据融合，与过去以会计凭证为核心的单向、点状费用计算流程形成对比。

市场定位 彰显独特优势

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。自2014年11月创立以来，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人，为企业提供全方位财务数字化服务。

合思档案拥有强大的技术优势。其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。并且具有专利技术支撑，如在数据提取、匹配等环节有相关专利技术保障。

合思档案具有广泛的连接能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它能实现100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。还有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

综上所述，合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业降本增效、合规经营和低碳运营。未来，随着企业数字化转型的加速和数电票的全面普及，合思档案将在企业财务数字化管理中发挥更加重要的作用，持续为企业提供优质的档案管理解决方案。

如果您想体验合思档案这款电子发票管理系统 软件带来的高效、合规的财务档案管理，欢迎拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或通过微信公众号、小程序了解更多信息，还可以免费试用，开启全新的财务档案管理之旅。