在数字经济浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已然成为企业财务数智化升级的关键风向标。北京合思信息技术有限公司作为财务数智化领域的先驱者，凭借其独具优势的敏捷财务收支管理平台，成功助力众多企业在财务领域实现降本增效、合规经营与低碳运营的卓越目标。接下来，让我们以某知名头部数字阅读品牌为例，深度剖析合思的智能报销解决方案如何帮助企业突破财务困境，达成财务全流程数字化闭环。
客户背景：数字阅读巨头的财务困局
该知名头部数字阅读品牌在业务发展过程中，遭遇了一系列棘手的财务难题。
数据的分散与整合难题首当其冲。其数据分散于内部多个系统之中，业务流程犹如一盘散沙，断裂严重。这使得数据整合工作变得异常艰难，费用管控措施难以有效落地。预算超标情况频繁上演，如同悬在企业头顶的达摩克利斯之剑，时刻威胁着企业的财务健康。
繁琐的单据处理与人效低下问题也不容忽视。每个财务月，该企业均需处理单据量高达500 + 张。全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴，财务人员长期深陷大量低价值、机械性的工作泥沼，人效极其低下。
纸张浪费与档案管理困境同样突出。全业务数据都需打印纸质副本，用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列流程，每月造成了大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。业务人员借阅历史资料时，需要在海量纸质文件中苦苦翻找，这种低效的档案管理方式根本无法适应企业快速扩张的需求。
解决方案：智能报销开启业财新篇
合思为该企业量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”智能报销解决方案，全力助力企业完成业财平台建设。
此方案涵盖多个关键方面，能够确保财务的准确性，满足审计通过和上市要求。同时，大幅提升了财务的及时性，结账时间从T + 15显著提升到T + 7，年底预计可达到T + 5。
灵活覆盖因公消费全场景是该方案的一大亮点。员工无需垫资、无需报销，极大地提升了员工的工作体验和效率。企业的因公消费场景得到了全面且灵活的覆盖，无论是日常办公用品采购，还是商务出差等，都能轻松应对。
发票OCR识别验真技术的应用，有效保障了企业费用合规。通过先进的OCR技术，能够快速准确地识别发票信息，并进行验真，从源头上杜绝了虚假发票和不合规费用的产生。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。在这个智能报销解决方案中，审批流程变得透明化，每一个环节都清晰可见。员工的借款与核销情况能够得到有效的管理和监控，避免了借款逾期和核销不及时等问题。
财务档案原生性存储是该方案的又一重要优势。它规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。企业的财务档案以原生性的方式进行存储，确保了档案的完整性和安全性。
成果展示：降本增效合规的多赢局面
在增效方面，智能报销解决方案为企业带来了显著的提升。
企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需再耗费大量时间进行单点沟通。以往，财务人员需要逐个与业务部门或供应商沟通付款进度，不仅效率低下，还容易出现信息误差。而现在，通过智能报销系统，企业可以实时了解每一笔付款的状态，大大提高了工作效率。
档案整理效率得到了极大提升。凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度的整理所耗工时被大幅消除。以往，档案整理工作需要耗费大量的人力和时间，而且容易出现错误。现在，智能报销系统能够自动对档案进行分类和整理，大大提高了档案整理的效率和准确性。
形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。企业的财务档案实现了数字化管理，员工可以通过系统快速查阅所需的档案资料，无需再在海量的纸质文件中寻找。同时，系统还提供了多种调阅方式，如按时间、按类别等，方便员工快速找到所需的档案。
通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。在智能报销系统中，每一份实物档案都有对应的电子标签和定位信息，员工可以通过系统快速定位到所需的实物档案，大大提高了查找效率。
在降本方面，智能报销解决方案同样成效显著。
差旅超标情况得到了有效控制，预算超额情况得到了明显改善。智能报销系统可以对员工的差旅费用进行实时监控和预警，一旦出现超标情况，系统会及时提醒员工和管理人员。同时，系统还可以根据企业的预算和政策，对差旅费用进行自动审核和控制，确保费用支出在合理范围内。
手工记账、人工整理档案的人力成本大幅减少。以往，企业的财务工作需要大量的人力进行手工记账和档案整理，不仅效率低下，还容易出现错误。现在，智能报销系统可以自动完成记账和档案整理工作，大大减少了人力成本。
财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费大幅降低。智能报销系统实现了财务凭证的电子化管理，无需再打印大量的纸质凭证，不仅节约了纸张成本，还减少了凭证打印、装订、存储等过程中的成本。
财务档案空间占用大幅减少，节约了空间成本。随着企业的发展，财务档案的数量不断增加，传统的纸质档案存储方式需要占用大量的空间。而智能报销系统实现了财务档案的数字化存储，大大减少了档案存储空间的占用。
在合规方面，智能报销解决方案为企业提供了坚实的保障。
发票OCR识别验真保障了企业费用合规。通过先进的OCR技术和验真系统，能够快速准确地识别发票信息，并进行验真，从源头上杜绝了虚假发票和不合规费用的产生。
审批流转路径清晰可视有效管理员工借款与核销。审批流程的透明化和规范化，确保了员工借款和核销的合规性。每一个环节都有明确的审批标准和流程，避免了人为因素的干扰。
财务档案原生性存储规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。企业的财务档案以原生性的方式进行存储，确保了档案的完整性和安全性，符合国家相关法律法规的要求。
同时，该方案还具有显著的先进性。它灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，体现了以人为本的管理理念。费用业务数字化渗入日常办公，让企业管理更加高效、便捷。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，为企业的可持续发展做出了贡献。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，让企业的财务流程更加顺畅、高效。
综上所述，合思的智能报销解决方案成功帮助该知名头部数字阅读品牌实现了财务全流程数字化闭环，解决了企业面临的诸多财务难题，取得了显著的降本增效成果。展望未来，随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思将继续发挥其技术优势和专业服务能力，为更多企业提供更加优质、高效的财务数智化解决方案。
如果您的企业也渴望在财务数字化转型中取得突破，不妨立即联系合思，体验智能报销解决方案带来的全新变革。您可以拨打400 – 105 – 6505，或者访问网站www.hosecloud.com。现在，您还可以免费试用我们的智能报销解决方案，开启企业财务数智化升级之旅。
