在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化的新时代已然来临。合思，作为国内财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，其旗下的合思档案，宛如一颗璀璨的明星，为众多企业照亮了财务档案管理的前行之路，帮助企业轻松解决财务档案管理难题，实现降本增效的目标。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案是如何助力企业实现财务数智化转型，尤其是在出差费用归档方面发挥巨大作用的。
红枣上市企业的财务档案困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成为了一块难啃的“硬骨头”。
其中，出差费用归档问题尤为突出。公司面临着归档难的困境，大量的出差费用票据和相关文件如同杂乱无章的拼图，难以有序整理和归档。查找慢也是一大痛点，当财务人员需要查找某笔出差费用的相关档案时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的纸质档案中翻找，效率极其低下。
同时，成本高的问题也不容忽视。纸质档案的存储需要占用大量的空间，购买存储设备和维护档案环境都需要不菲的费用。而且，不合规的情况时有发生，不规范的出差费用归档可能会导致财务风险，影响企业的财务工作质量和效率。这些问题就像一颗颗绊脚石，严重阻碍了企业财务工作的顺利开展。
合思档案的多维解决方案
- 数据同源打破信息壁垒
合思为好想你提供的解决方案中，首先致力于打破数据之间的壁垒，实现数据同源。在出差费用归档方面，这一举措为财务人员带来了极大的便利。
以往，出差费用相关的数据分散在各个系统和部门，查找和利用十分困难。合思档案通过先进的技术手段，将出差费用的各项数据进行整合，实现了一键联查。财务人员只需轻点鼠标，就能快速获取与出差费用归档相关的所有信息，包括出差申请、费用明细、报销凭证等。这不仅大大提升了工作效率，还让出差费用归档工作变得更加轻松和高效。
通过数据同源，财务人员可以在一个平台上完成出差费用的审核、归档等一系列操作，避免了在多个系统之间来回切换的繁琐过程，真正实现了便捷利用，让出差费用归档工作步入了快车道。
- 自动组装提升审计效能
在审计环节，合思档案同样表现出色。对于出差费用归档的审计工作，合思采用了自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅。
传统的审计方式需要审计人员花费大量的时间和精力去核对纸质档案和电子数据，效率低下且容易出错。而合思档案的自动组装功能，能够快速将出差费用相关的档案数据进行整合和分析，为审计工作提供准确、全面的数据支持。
内外审计人员可以根据档案数据快速定位问题，提升了审计效率。同时，这种以数据为核心的审计方式，也减少了人为因素的干扰，保证了审计结果的准确性和公正性。在出差费用归档的审计过程中，合思档案就像一位精准的“导航员”，让审计工作更加顺畅和高效。
- 实物管理实现高效匹配
对于出差费用相关的实物档案管理，合思档案也有独特的解决方案。借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的高效匹配。
在出差费用归档时，每一份实物档案都被赋予了唯一的二维码。当查阅者需要查询出差费用相关的实物档案时，只需在电子系统中输入相关信息，就能快速定位实物档案的位置。这种方式不仅提高了实物档案的查找效率，还减少了实物档案丢失和损坏的风险。
虚拟档案库房的建立，让企业的档案管理更加规范化和科学化。通过电子系统对实物档案进行实时监控和管理，企业可以更好地掌握出差费用相关实物档案的存储和使用情况，为企业的财务管理提供有力的支持。在出差费用归档的实物管理方面，合思档案就像一位贴心的“管家”，让实物档案管理更加安全、便捷。
合思方案带来的显著成效
通过实施合思的解决方案，好想你在出差费用归档等财务档案管理方面取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。以往，财务人员需要花费大量的时间和精力去处理出差费用归档工作，现在，借助合思档案的高效功能，大部分工作都可以自动完成，大大节省了人力成本。
总部接收出差费用相关档案的管理耗时减少了80%。合思档案的自动化流程让档案的传递和接收更加顺畅，减少了中间环节的延误和错误。
借阅管理方面，出差费用档案的借阅管理耗时减少了67%。快速的查找和定位功能，让借阅人员能够迅速获取所需的出差费用档案，提高了借阅效率。
预计每年减少综合成本20万元。这不仅包括人力成本的降低，还包括存储成本、管理成本等方面的节省。这些实实在在的数据充分证明了合思档案在提升工作效率、降低成本方面的强大作用，也为企业在出差费用归档等财务档案管理方面带来了实实在在的好处。
合思档案凭借其先进的技术和完善的解决方案，成功帮助好想你解决了财务档案管理的难题，尤其是在出差费用归档方面，实现了质的飞跃。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业实现可持续发展。
如果您的企业也面临着财务档案管理的困扰，尤其是出差费用归档难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，还可以免费试用，开启财务数智化转型之旅。
