在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开精细化的财务管理。而财务档案管理作为财务管理的重要组成部分，其效率和准确性直接影响着企业的决策和发展。今天，我们将走进金牌橱柜家居科技股份有限公司，看看它是如何通过合思的报销软件解决方案，实现财务档案管理的数智化转型，提升企业核心竞争力的。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。在全球范围内，金牌橱柜拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，旗下有92家归档主体，企业人数达6000+。如此庞大的企业规模，自然伴随着海量的财务数据。其年记账凭证量达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量有177744张，年发票量为123247张。巨额的数据量使得传统的财务档案管理方式捉襟见肘，装订配耗时预估达66天/年，档案查找耗时预估为30天/年，打印成本预估为180000元/年，存储空间成本为90000元/年。面对这些挑战，金牌橱柜急需一套高效的报销软件解决方案来改善现状。
档案管理困局待解
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整理之难：数据孤岛成阻碍
在传统的财务档案管理模式下，会计档案散落于各个系统之中。这些分散的数据犹如一座座孤岛，难以相互关联和利用。财务人员需要逐一打印档案，再进行手工匹配、组装、装订和上架等繁琐操作。这不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现人为错误，导致档案数据的准确性和完整性受到影响。 -
保管之繁：流程繁琐效率低
财务档案的保管也存在诸多问题。按照规定，财务档案需要临时保管1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这一过程涉及多个环节和部门，手续繁琐，容易出现档案丢失或损坏的情况。而且，纸质档案的存储需要占用大量的物理空间，增加了企业的存储成本。 -
存储之限：空间成本压力大
独立的档案室虽然可以对纸质档案进行集中管理，但随着企业业务的不断发展，档案数量的急剧增加，档案室的空间变得越来越紧张。为了存放这些纸质档案，企业需要不断投入资金用于租赁和维护存储空间，这无疑给企业带来了沉重的经济负担。 -
利用之慢：手工查询效率低
在档案管理和利用方面，金牌橱柜主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查档案，这不仅效率低下，而且容易出现遗漏。当企业需要查询某一档案时，往往需要花费大量的时间和精力在浩如烟海的纸质档案中寻找，严重影响了企业的决策效率。
合思方案精准破局
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统一存储：打破数据壁垒
合思为金牌橱柜提供的报销软件解决方案，首先实现了档案数据的统一存储。该方案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，按照统一的标准和管理方式进行存储。这样一来，所有的档案数据都集中在一个平台上，方便财务人员进行管理和查询，大大提高了档案数据的利用效率。 -
业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思的解决方案还搭建了完整的业务证据链。通过对会计资料之间关系的梳理和分析，实现了以业务为核心的证据链条，使得业财一体双向穿透成为可能。财务人员可以通过业务数据追溯到财务数据，也可以通过财务数据查询到相关的业务信息，为企业的财务管理提供了更加全面、准确的支持。 -
数据共享：一站式查阅体验
为了方便企业对档案数据的查阅和使用，合思采用了聚合化、结构化、业务化的方式呈现档案数据。以会计资料的结构树为载体，将相关的档案数据进行整合和展示，使得企业可以通过一站式查阅的方式快速获取所需的档案信息。这种便捷高效的查阅方式，大大节省了企业的时间和精力，提高了工作效率。 -
银行回单无纸化：降本增效新举措
针对海量银行回单的管理问题，合思的解决方案实现了银行回单的无纸化管理。通过自动采集、切割、组装等技术手段，将银行回单数据进行电子化处理，实现了全面的无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了企业的打印成本，还提高了银行回单的处理效率，为企业的降本增效做出了贡献。
方案实施步步为营
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智能采集：多元渠道汇聚数据
合思档案平台具有强大的智能采集功能。它通过外部生态，如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统，如EAI插件、API接口等，从多个渠道采集档案数据。这些数据来源广泛、准确，为后续的档案管理工作提供了坚实的基础。 -
预归档服务：初步处理确保规范
采集到的数据需要进行初步处理，以确保其规范性和准确性。合思的预归档服务集成了多种功能，如集成服务、规则引擎、元数据服务等，对采集的数据进行分类、整理和标注，为后续的存储和管理做好准备。 -
基础管理：全流程保障档案安全
在档案的基础管理方面，合思档案平台提供了完善的功能。它可以对档案进行存储、检索、借阅、销毁等操作，确保档案管理的全流程都符合规范和安全要求。同时，平台还提供了详细的日志记录和审计功能，方便企业对档案管理过程进行监督和管理。 -
档案服务：满足企业多样需求
除了基本的档案管理功能外，合思档案平台还提供了丰富的档案服务。如辅助审计、项目管理、统计分析等，这些服务可以满足企业在不同场景下的多样化需求，为企业的决策提供有力支持。
方案落地成效显著
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效率提升：档案处理快人一步
合思的报销软件解决方案为金牌橱柜带来了显著的效率提升。档案匹配耗时减少了84%，这意味着财务人员可以用更少的时间完成档案整理工作，将更多的精力投入到其他重要的财务工作中。档案查询耗时也减少了80%，企业能够更快速地获取所需的档案信息，为企业的决策提供了及时、准确的支持。 -
成本降低：真金白银看得见
通过实施合思的解决方案，金牌橱柜预估节省总体成本30万+/年。这主要得益于银行回单无纸化管理带来的打印成本降低，以及档案存储空间成本的减少。这些实实在在的成本节省，为企业的发展提供了更多的资金支持。 -
合规保障：档案管理合法规范
在财务档案管理的合规性方面，合思的解决方案也发挥了重要作用。通过统一的标准和管理方式，以及完善的审计和监督功能，金牌橱柜的档案合规性达到了100%。这不仅保证了企业财务档案管理的合法性和规范性，也为企业的发展提供了有力的保障。
客户好评见证实力
金牌橱柜对合思的报销软件解决方案给予了高度评价。通过合思档案的实施，金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，工作效率和准确性得到了显著提高。合思的解决方案有效解决了公司在财务档案管理方面的痛点，为企业的数字化转型提供了有力支持。与合思的合作，让金牌橱柜在财务档案管理上更加合规、高效，提升了企业的核心竞争力。合思档案平台的便捷性和功能性，也得到了金牌橱柜财务人员的一致认可和好评。
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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