在商业的广阔天地中,有这样一家畅销30余年的国民经典零食品牌,它如同商业版图上一颗璀璨的明星,在全国拥有众多门店,业务规模宏大。其销售版图覆盖全国,庞大的业务体系背后,是复杂的供应链和多种并行的销售渠道。然而,在辉煌的背后,这家企业也面临着诸多差旅费用报销管理上的难题。
零食巨头的差旅管理困境
该企业虽然业务蒸蒸日上,但在差旅费用报销管理方面却陷入了困境。多系统独立运行,宛如一个个孤立的岛屿,数据无法互通。会计凭证的查阅犹如大海捞针,难度极大,会计档案管理成本也居高不下。
员工的差旅费申请和审批无法在手机端进行,且只能在三方差旅平台采购,差旅费用仅能实现总额控制。财务人员更是耗费大量人力与商旅平台对账、手工记账。
管理流程跨多个系统,繁杂且低效,仿佛在迷宫中徘徊。差旅平台对账方案不灵活,人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯,差旅成本居高不下,难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计档案来源广、数量巨大,手工整理、查找易出错,造成高额人力物力的浪费。差旅费用报销管理的难题,如同沉重的枷锁,束缚着企业的发展。
合思:差旅管理的破局之钥
合思为该企业带来了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案,宛如一把金钥匙,开启了差旅费用报销管理的新局面。
在员工消费环节,从差旅申请到业务审批,再到合思商城订购和TMC订购,以及合思商城对账单和TMC对账单,形成了一套完整的流程。员工在合思商城的消费过程更加便捷,如同在舒适的购物环境中轻松选购商品。
财务核算与记账环节,对账结算中心发挥着重要作用。线上统一开票、自动拆分结算、自动记账,线下统一开票、线下结算、手工记账,都有清晰的流程。这就像为财务人员打造了一个高效的工作流水线,让每一个环节都有条不紊。
档案管理环节,合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档,其他TMC环节则进行L3级无需报销录入发票等档案。这种智能化的档案管理方式,如同为档案管理配备了一位精准的管家。
实施:步步为营的变革之路
合思的解决方案实施过程严谨有序,如同一场精心策划的战役。
首先,打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理。这一步就像在各个孤立的岛屿之间搭建起了桥梁,让数据能够自由流通。会计凭证的查阅不再困难,效率大幅提升。
接着,员工在合思商城进行差旅消费,实现线上开票、自动对账记账。这使得差旅费用报销管理更加透明、高效,员工无需再为繁琐的报销流程烦恼,财务人员也从繁重的对账、记账工作中解脱出来。
最后,进行档案的智能制档和管理。智能制档如同为档案穿上了一件精准的外衣,每一份档案都能被准确地分类、存储,管理效率得到了质的提升。
成果:显著效益的华丽转身
合思解决方案的实施取得了显著的成果,为企业带来了巨大的效益。
年度节约200万+差旅费用,这是实实在在的成本降低。财务入账效率提升60%,让财务工作更加高效。业财有机连接,实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。
完成数据采集与校验,打通12个系统,自动校验档案完整性,并通过千亿次计算建立档案证据链。这就像为企业的财务数据构建了一座坚固的堡垒,保障了数据的安全和准确性。
实现线上线下一体化管理,标准化线上借阅流程,规范档案室管理,简化装订流程,大幅降低成本。智能关联让凭证上下游单据树状结构呈现,清晰明了,以数字化方式管理会计档案,保障数据安全的同时管理效率大幅提升。差旅费用报销管理在合思的助力下,实现了华丽转身。
客户心声:满意与认可的见证
该客户对合思的解决方案十分满意。应用方案后,130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案,财务入账效率提高,解决了以往的诸多痛点。
客户表示,合思的解决方案就像一场及时雨,滋润了企业差旅费用报销管理的干涸土地。它让企业在差旅管理方面更加轻松、高效,为企业的发展提供了有力的支持。
如果您的企业也面临着类似的差旅费用报销管理难题,不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的解决方案,助力企业实现财务数字化转型,提升管理效率和效益。现在,您可以免费试用我们的解决方案,亲身体验合思在差旅费用报销管理方面的强大功能。