在当今电子凭证数字化转型的浪潮中，企业传统纸质档案管理仿佛一艘在狂风巨浪中飘摇的小船，面临着诸多痛点。而合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，犹如一位经验丰富的舵手，适时推出了合思档案，为企业解决传统档案管理难题，实现数据归档规范提供了有力支持。
传统档案管理痛点剖析
传统纸质档案管理如同一个复杂的迷宫，存在着诸多难以解决的问题。
归档难题凸显：在财务归档过程中，确认单据等的一致性就像一场漫长的马拉松，不仅耗时久，而且档案还容易遗失。这就好比在茫茫大海中寻找一颗丢失的珍珠，困难重重。
查找效率低下：纸质档案受到时空的严格限制，难以实现实时调阅和精准查找。当企业需要紧急调用某份档案时，往往需要花费大量的时间和精力在堆积如山的纸质文件中苦苦搜寻，就像在黑暗中摸索前行，找不到方向。
成本居高不下：大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高。企业需要租赁专门的仓库来存放这些档案，还需要安排专人进行整理、保管和查找，这无疑增加了企业的运营成本。
合规风险暗藏：传统纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全。随着时间的推移，纸质档案可能会出现损坏、丢失等情况，导致数据的完整性和准确性受到影响，从而给企业带来合规风险。
合思档案解决方案概览
合思档案是一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务，助力企业实现数据归档规范。
合思档案就像一座桥梁，将企业的各个业务环节紧密连接起来，实现了数据的无缝流转和共享。它打破了传统档案管理的壁垒，让企业能够更加高效地管理和利用档案数据。
合思档案核心功能亮点
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便捷调阅与混序归集之妙
合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。企业员工无需再为打印纸质档案而烦恼，只需在系统中轻轻一点，即可快速调阅所需档案。同时，档案的混序归集功能避免了繁琐的组装过程，大大提高了工作效率，让数据归档规范更加轻松实现。 -
全生命周期管理的智慧
合思档案提供电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。
在智能采集方面，它借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够快速、准确地采集各类档案数据。这就像一个智能的档案收集器，将分散在各个角落的档案数据迅速聚集起来。
预归档服务集成了多种功能，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案数据的准确性和完整性。基础管理环节则涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等方面，为企业提供了全面的档案管理解决方案。档案服务还包括辅助审计、项目管理、统计分析等功能，帮助企业更好地利用档案数据，实现数据归档规范。 -
档案采集的独特优势
档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联·自主采集的方式，能够与企业的各种系统进行无缝对接，实现数据的自动采集。同时，它还具备大文件自动切割·数电票自动化解析的功能，让档案采集更加高效、准确。 -
档案制档的智能高效
在档案制档环节，合思档案实现了智能关联·自动组装，能够根据档案数据的内在逻辑关系，自动将相关档案进行关联和组装。此外，它还具备四性检测·业务检测·自定义版式文件的功能，确保档案的质量和规范性，进一步推动数据归档规范。 -
档案管理的精细管控
档案管理方面，合思档案拥有精准权限管控·档案目录灵活扩展的特点。企业可以根据不同的岗位和职责，为员工设置不同的档案访问权限，确保档案数据的安全。同时，档案目录可以根据企业的需求进行灵活扩展，满足企业不断变化的档案管理需求。水印管理·档号符合国标要求等功能，也让档案管理更加规范、专业。 -
档案利用的便捷高效
档案利用环节，合思档案提供多维检索·一站式预览的服务。企业员工可以通过多种方式对档案进行检索，快速找到所需档案，并在系统中进行一站式预览。在线借阅·异构系统联查功能则让档案的借阅和查询更加便捷，实现了档案数据的共享和互通。实物混序归档·可视化盘点档案数据功能，让企业能够更加直观地了解档案的存储和使用情况，确保数据归档规范。
合思档案带来的用户收益
合思档案为企业带来了诸多显著的收益。
自动化归档告别重复性工作：合思档案的自动化归档功能让企业员工告别了繁琐的手工归档工作，大大提高了工作效率。员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提升企业的整体竞争力。
档案利用便捷高效：企业可以通过合思档案快速、准确地调阅所需档案，实现档案数据的高效利用。这有助于企业做出更加科学、合理的决策，提高企业的运营效率。
档案数据同源透明流转：合思档案实现了档案数据的同源和透明流转，便于企业对档案数据进行监控和分析。企业可以及时发现档案管理中存在的问题，并采取相应的措施进行解决，确保数据归档规范。
减少人工耗时降低成本：不同企业通过使用合思档案，可大幅减少人工耗时，降低管理成本。例如，一些企业使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，年节约成本20 – 500万不等。
提高审计效率实现合规降本：合思档案为企业的审计工作提供了有力支持，提高了审计效率。同时，它还帮助企业实现了合规降本，避免了因档案管理不合规而带来的风险和损失。
合思档案典型应用场景
在企业财务工作的各个环节，合思档案都能发挥重要作用。
– 档案整理场景
在档案整理场景中，合思档案的智能采集和混序归集功能让档案整理工作变得轻松高效。企业员工无需再手动对档案进行分类和整理，系统会自动完成这些工作，确保数据归档规范。
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审计场景
内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。合思档案提供了全面、准确的档案数据，让审计工作更加高效、准确。审计人员可以通过系统快速调阅所需档案，进行审计分析，大大提高了审计效率。 -
借阅场景
在借阅场景中，合思档案的在线借阅和多维检索功能让借阅流程更加便捷。员工可以通过系统在线申请借阅档案，管理员可以及时审批，实现档案的快速借阅和归还。 -
报销场景
员工无需打印单据，报销不再费神。合思档案的无需报销解决方案让报销流程更加简单、快捷。员工只需在系统中提交报销申请，系统会自动完成审核和报销流程，提高了员工的满意度。
合思档案客户成功案例
合思档案已经在多个不同行业的企业中得到了广泛应用，并取得了显著的成效。
好想你：解决了归档难、查找慢、成本高、不合规等问题，减少90%人工耗时。通过使用合思档案，好想你实现了档案管理的数字化转型，提高了工作效率，降低了管理成本。
COMMUNE幻师：实现无纸化管理，纸张使用量减少88%，年节约成本5000万元。合思档案帮助COMMUNE幻师摆脱了传统纸质档案管理的束缚，实现了绿色、环保的档案管理模式。
云海肴、金牌橱柜等企业也通过使用合思档案，解决了传统档案管理的痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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