在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进，电子凭证全流程无纸化的新时代已然来临。电子会计档案管理作为企业财务数智化转型的核心环节，其重要性日益凸显。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其先进的电子会计档案管理平台——合思档案，为众多企业破解了档案管理的难题。接下来，让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案如何为企业带来降本增效的显著成果，以及其在数字化财务解决方案中的卓越表现。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，经过多年的发展，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。公司规模庞大，拥有1000多名员工、400多家全国门店以及18家归档主体，年凭证数量高达3.6万份以上。然而，随着企业的不断发展，传统的财务档案管理模式逐渐暴露出诸多问题，成为企业进一步发展的阻碍。
首先是归档难题。在传统模式下，财务人员需要花费大量的时间和精力来确认单据的一致性，每一张凭证都需要人工仔细核对，稍有疏忽就可能出现错误。而且，纸质单据容易遗失，一旦丢失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能带来潜在的风险。
其次是查找不便。纸质档案受时空限制，无法实现实时调阅。当企业需要查阅某一份档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的档案中寻找，效率低下。特别是在进行审计、税务检查等工作时，这种查找困难的问题更加突出。
再者是成本高昂。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业需要投入大量的资金来建设档案库房，并配备专门的管理人员。同时，档案的保管、维护等工作也需要消耗大量的人力和物力资源。
最后是合规风险。随着电子凭证的广泛应用，纸质档案管理办法已经无法满足企业对电子原文件长期保存和数据安全的要求。电子文件的易修改性和易丢失性，使得企业面临着数据安全和合规性的双重挑战。
合思档案的定制化破局之策
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套数字化财务解决方案——合思档案。该方案从多个方面入手，全面解决了企业的档案管理难题。
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打破数据壁垒 实现高效联查
合思档案打破了传统档案管理中数据孤立的局面，实现了数据同源。通过与企业的财务系统、业务系统等进行深度集成，将各类数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现凭证、发票、合同等相关档案的联查，大大提高了工作效率。例如，在进行账务处理时，财务人员可以快速查阅到相关的原始凭证和业务合同，确保账务处理的准确性和合规性。 -
智能自动组装 提升审计效率
合思档案采用了先进的智能技术，实现了档案的自动组装。在进行内外审计时，系统以档案数据为标准，纸质数据为辅，审计人员可以直接在系统中查阅和分析相关档案，无需再花费大量时间去翻阅纸质档案。同时，系统还提供了强大的数据分析功能，能够快速发现潜在的问题和风险，提高审计效率和质量。 -
实物精准管理 便捷定位查询
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思档案引入了虚拟档案库房和二维码技术。每一份纸质档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，即可实现电子档案与实物档案的匹配。查阅者在系统中查询电子档案时，系统会自动显示该档案的实物存放位置，方便快速定位和查阅。这样，不仅提高了实物档案的管理效率，还降低了档案遗失的风险。
方案落地 显著降本增效
合思档案的数字化财务解决方案在好想你健康食品股份有限公司实施后，取得了显著的成效。通过对工作流程的优化和智能化管理，企业在多个方面实现了降本增效。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力完成的档案归档、查找等工作，现在通过合思档案系统的自动化处理，大大减轻了财务人员的工作负担。总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。企业可以将更多的人力和精力投入到核心业务的发展中。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于存储空间的节省、人力成本的降低以及档案管理效率的提高。同时，合思档案的应用也提高了企业的合规性和数据安全性，降低了潜在的风险。
引领数字化财务转型新潮流
合思档案通过其先进的功能和卓越的解决方案，成功帮助好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效的目标。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，越来越多的企业需要像合思档案这样的数字化财务解决方案来推动财务数智化转型。
如果您的企业也面临着类似的档案管理问题，不妨抓住机遇，开启数字化财务转型之旅。合思档案将为您提供专业的解决方案和优质的服务。您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解更多关于合思档案的信息，还可以免费试用，亲身感受数字化财务解决方案的魅力。让合思档案成为您企业财务数智化转型的得力助手，共同迎接数字化时代的挑战和机遇。
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