在当今这个数字化浪潮如汹涌波涛般席卷各行各业的时代，电子凭证数字化转型已然成为企业实现降本增效、合规经营以及低碳运营的一把关键钥匙。北京合思信息技术有限公司凭借其那套灵活敏捷的财务收支管理平台，为众多企业在数字化转型的道路上提供了行之有效的解决方案。接下来，我们将以某世界 500 强旗下的教育服务品牌为例，深入且细致地剖析合思是如何助力企业成功实现财务数字化转型，尤其是在发票存档管理方面发挥重要作用的。
传统发票存档管理难题凸显
该教育服务品牌身为世界 500 强旗下的企业，在业务和财务系统方面呈现出一种复杂的局面。众多业务和财务系统相互独立存在，就像一座座孤立的岛屿，数据之间无法顺畅互通。这就导致了结构化数据的提取变得异常困难，仿佛在茫茫大海中寻找一颗细小的珍珠。
在发票处理上，电子发票的处理过程不仅耗时费力，而且还存在着纸张浪费的问题。每一张发票的处理都需要耗费大量的人力和时间成本，同时大量纸张的使用也与当下倡导的绿色环保理念背道而驰。
实物存档更是给企业带来了诸多困扰。大量的纸质档案需要占用大量的物理空间，这就好比在寸土寸金的城市中，为这些档案专门开辟了一片昂贵的“领地”。管理这些实物档案不仅成本高昂，而且还存在着合规风险。一旦档案管理出现漏洞，就可能面临一系列的法律问题。
此外，纸质档案的录入操作繁琐且容易出错。每一次的录入都需要工作人员小心翼翼，但即便如此，还是难免会出现错误。而且，当需要查阅档案时，更是难上加难，资产利用率极低。就好比一座堆满杂物的仓库，想要找到一件特定的物品，需要花费大量的时间和精力。在这样的传统发票存档管理模式下，企业的运营效率受到了极大的制约。
合思全生命周期电子化会计档案管理方案来袭
面对该教育服务品牌在发票存档管理等方面的诸多难题，合思为其量身定制了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案，宛如一场及时雨，为企业带来了新的生机。
合思方案的一大亮点在于广泛连接异构系统。通过这种方式，能够实现档案的应收尽收。就像一张巨大而细密的网，将企业各个系统中的档案信息都精准地捕获进来，确保没有任何一份重要的档案信息被遗漏。
在传输方式上，合思采用了接口传输方式，其中包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传等多种途径。影像支撑能够将纸质档案快速转化为电子影像，方便存储和管理；外部设备扫描则可以随时随地对档案进行扫描录入；人工上传则为一些特殊情况提供了灵活的解决方案。
合思的方案具备自动归档功能。其中智能组单能够将相关的档案信息自动组合在一起，提高了档案管理的效率。四性检测则确保了档案的真实性、完整性、准确性和可用性，为企业的合规经营提供了有力保障。
其管理范围十分广泛，涵盖了内部和外部的各类会计档案。无论是企业内部的财务报表，还是外部的发票、合同等，都能够进行有效的管理。
合思还拥有强大的规则引擎，可根据企业的实际需求自定义搭建。通过这个规则引擎，能够实现亿级数据的秒级调阅和穿透联查。这就好比拥有了一个超级智能的图书馆管理员，能够在瞬间找到你需要的任何一份档案信息，并且还能深入挖掘相关的关联信息。在这样的方案下，企业的发票存档管理变得更加高效、便捷和安全。
合思方案成效显著
通过合思提供的解决方案，该企业在发票存档管理等方面取得了显著的成效。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。这种管理模式形成了多向、网状的管理结构，极大地简化了会计管理流程，提高了工作效率。就像一条顺畅的高速公路，让档案信息能够快速、准确地流通。
在档案查询方面，实现了多维度穿透查询。以电子借阅为主的方式，让档案查询变得简便高效。工作人员只需要在电脑上轻轻一点，就能够快速找到所需的档案信息，无需再像以前那样在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为了地方财政局标杆试点企业代表。这不仅是对企业财务数字化转型成果的高度认可，也为其他企业树立了榜样。在财务数据自动化方面，实现了 91%以上的自动化率。这意味着大部分的财务数据处理工作都可以由系统自动完成，大大减轻了财务人员的工作负担。
值得一提的是，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅个位数增长。这充分体现了合思方案的高效性和先进性。同时，该方案还大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的纸质档案租赁昂贵的仓库，也无需投入大量的人力物力进行档案的维护和管理。
合思凭借其先进的技术和全面的解决方案，成功帮助企业解决了财务数字化转型中的诸多难题，尤其是在发票存档管理方面取得了令人瞩目的成效。随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思将继续发挥其优势，为更多企业提供优质的服务，助力企业实现数字化和绿色化的协同转型。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，特别是在发票存档管理方面存在困扰，不妨与合思联系，开启免费试用，体验高效财务管理之旅，让合思成为您企业数字化转型道路上的得力伙伴。
