在我国电子凭证改革稳步推进的浪潮下，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。电子会计档案管理作为企业财务数智化转型的关键环节，正发挥着越来越重要的作用。合思，作为领先的财务数智化服务与档案管理解决方案供应商，凭借其推出的合思档案，成功帮助众多企业解决了财务档案管理难题。接下来，让我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，深入探究合思档案管理解决方案如何助力企业实现降本增效。
金牌橱柜档案管理困境凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，一直是国内高端整体厨柜及定制家居领域的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”，在行业内具有极高的知名度和影响力。
然而，在会计档案管理方面，金牌橱柜却面临着诸多棘手的问题。
其一，会计档案散落于各个系统之中。公司的业务涉及多个环节和部门，不同系统产生的凭证、单据等档案数据难以整合，导致数据难以有效利用。各个系统之间缺乏有效的沟通和连接，使得财务人员在获取和分析数据时面临巨大的困难。
其二，财务档案管理流程繁琐。会计档案在财务部门临时保管后，还需要移交至综合档案管理部门。这一过程涉及多个环节和手续，不仅耗费大量的时间和人力，还容易出现档案丢失或损坏的情况。
其三，存储成本居高不下。公司采用独立档案室存放纸质档案，需要投入大量的资金用于场地租赁、档案柜购置以及日常的维护和管理。随着业务的不断发展，档案数量日益增多，存储成本也在不断攀升。
其四，查找效率低下。以纸质档案管理为主的方式，使得档案的查找变得异常困难。财务人员在需要查找某份档案时，往往需要花费大量的时间在档案室中翻阅和查找，严重影响了工作效率。
合思档案管理解决方案精准出击
面对金牌橱柜的这些业务痛点，合思档案管理解决方案提供了一系列行之有效的措施。
– 统一存储破孤岛
合思档案打破了数据孤岛的局面，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合。通过统一的存储平台和标准管理，实现了档案数据的集中存储和统一管理。这使得财务人员可以在一个平台上方便地获取和管理所有的档案数据，大大提高了数据的利用效率。
在传统的档案管理模式下，不同类型的档案分散在不同的系统和部门中，数据难以共享和整合。而合思档案管理解决方案通过统一存储，将这些分散的数据集中起来，形成了一个完整的档案数据库。财务人员可以根据需要随时查询和调用相关的档案数据，避免了在多个系统中来回切换和查找的麻烦。
– 搭建业务证据链
合思档案以业务为核心，搭建了完整的业务证据链。通过将业务流程与财务数据进行关联，实现了业财一体的双向穿透。这意味着财务人员可以从财务数据追溯到业务源头，了解每一笔交易的来龙去脉；同时，业务人员也可以通过业务数据查看相关的财务信息，实现了业务和财务的深度融合。
在企业的运营过程中，业务和财务往往是相互关联的。但在传统的管理模式下，业务和财务之间存在着一定的隔阂，信息流通不畅。合思档案管理解决方案通过搭建业务证据链，打破了这种隔阂，使得业务和财务能够更好地协同工作。例如，在销售业务中，财务人员可以通过查看销售合同、发货单等业务数据，准确地确认收入和成本；同时，业务人员也可以根据财务数据及时调整销售策略，提高业务效益。
– 数据共享一站式
合思档案实现了数据的共享，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树。财务人员可以通过一站式查阅功能，快速准确地找到所需的档案信息。这种数据共享的方式不仅提高了工作效率，还减少了信息传递过程中的误差和延误。
在传统的档案管理模式下，财务人员在查找档案时需要在不同的文件夹和系统中进行搜索，往往需要花费大量的时间和精力。而合思档案管理解决方案通过数据共享和一站式查阅功能，将所有的档案信息整合在一起，财务人员只需要输入关键词或条件，就可以快速找到所需的档案。同时，系统还可以根据用户的使用习惯和历史记录，提供个性化的搜索建议，进一步提高了查找效率。
– 银行回单无纸化
合思档案实现了银行回单的无纸化管理。通过自动采集、切割、组装海量银行回单，大大减少了人工操作的工作量，助力企业降本增效。在传统的管理模式下，银行回单需要人工打印、整理和归档，不仅效率低下，还容易出现错误。而合思档案管理解决方案通过自动化技术，实现了银行回单的自动采集和处理，提高了工作效率和准确性。
银行回单是企业财务核算的重要依据之一。传统的纸质银行回单管理方式存在着诸多弊端，如易丢失、难保存、查询不便等。合思档案管理解决方案通过银行回单无纸化，将银行回单以电子形式存储在系统中，不仅方便了财务人员的查询和管理，还提高了档案的安全性和可靠性。同时，无纸化管理还减少了纸张的使用，符合环保理念。
金牌橱柜应用成果显著
通过使用合思档案管理解决方案，金牌橱柜取得了令人瞩目的成果。
在工作效率方面，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中，提高了工作的价值和质量。
在成本控制方面，预估节省总体成本30万+/年。这主要得益于合思档案管理解决方案减少了人工操作、降低了存储成本以及提高了工作效率等方面。通过统一存储和无纸化管理，减少了档案的存储场地和设备投入；通过自动化处理，减少了人工操作的工作量，降低了人力成本。
在合规性方面，档案合规性达到了100%。合思档案管理解决方案严格遵循国家相关法律法规和财务制度的要求，对档案数据进行了规范的管理和存储。通过建立完善的档案管理制度和流程，确保了档案的完整性、准确性和安全性。
合思档案管理解决方案帮助金牌橱柜等企业在财务档案管理上实现了数字化转型，取得了降本增效的良好效果。在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争和不断提高的管理要求，财务档案管理的数字化转型势在必行。合思将继续发挥技术优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务和档案管理解决方案。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案管理解决方案，还可免费试用，开启财务数智化转型之旅。
